Nadpłacone składki ZUS - jak prawidłowo je rozliczyć?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą opłacają składki ZUS ubezpieczenia społecznego i składkę zdrowotną. Niekiedy także Fundusz Pracy. Wszystkie te składki składają się na jedną wpłatę na specjalne, indywidualne, czyli przypisane do płatnika składek konto bankowe. Z różnych przyczyn na koncie ZUS płatnika składek może powstać nadpłata w składkach ZUS. Może to być spowodowane korektą kosztów (składek ZUS) z zeszłego roku, nadpłatą składek ZUS czy innymi okolicznościami. Jak rozliczyć nadpłacone składki ZUS przy podatku liniowym lub skali podatkowej?

Co stanowi dochód z działalności gospodarczej?

Przedsiębiorcy, którzy opodatkowują dochód z prowadzonej działalności gospodarczej podatkiem liniowym albo skalą podatkową, zanim obliczą miesięczny, kwartalny (bądź roczny) podatek dochodowy do zapłaty – mają obowiązek prawidłowo ustalić dochód z tej działalności.

Co istotne, o zapłacone składki ZUS ubezpieczenia społecznego podatnik ma prawo pomniejszyć dochód do opodatkowania:

1. ujmując zapłacone składki ZUS społeczne bezpośrednio w koszty firmy, albo
2. odliczając zapłacone składki ZUS społeczne od dochodu.

Jeśli natomiast chodzi o zapłaconą składkę zdrowotną, to:

1. podatnik stosujący podatek liniowy może ująć zapłaconą składkę zdrowotną w roku 2023 w koszty uzyskania przychodu albo odliczyć ją od dochodu do łącznej rocznej sumy limitu – 10 200 zł;
2. podatnik stosujący skalę podatkową jako formę opodatkowania dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej nie może ująć zapłaconej składki zdrowotnej w koszty uzyskania przychodu ani też nie może odliczyć jej od dochodu.

Nadpłacone składki ZUS a odliczenie od dochodu

Zgodnie z tym, co mówi art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych to obliczony dochód (przychody - koszty uzyskania przychodów).

Obliczony dochód podatnik ma prawo pomniejszyć o kwoty składek ZUS społecznych:

1. zapłaconych w roku podatkowym zarówno za siebie, jak i za osoby z nim współpracujące (składka emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa);
2. potrąconych w roku podatkowym przez płatnika składek (przez przedsiębiorcę) ze środków podatnika (np. pracownika), w tym tylko od przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Powyższy schemat odliczenia składek ZUS społecznych dotyczy zarówno formy opodatkowania dochodu z działalności skalą podatkową, jak i podatkiem liniowym.

Zatem przedsiębiorca, który opłaca składki ZUS społeczne za siebie, może odliczyć je od dochodu albo ująć w koszty uzyskania przychodu w okresie ich zapłaty.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, który stosuje skalę podatkową jako formę opodatkowania dochodu z działalności, zapłacił składki ZUS za okres 05/2023 9 czerwca 2023 roku w kwocie 1732,58 zł. Opłaca on składki ZUS według podstawy minimalnej.

Zapłacone składki ZUS odliczył od dochodu za czerwiec 2023 roku, z tym że:

• od dochodu odliczył składki ZUS społeczne w kwocie 1316,54 zł;
• w koszty firmy ujął składkę na Fundusz Pracy w kwocie 101,94 zł;
• składki zdrowotnej w kwocie 314,10 zł nie mógł odliczyć od dochodu ani ująć w kosztach z uwagi na stosowaną formę opodatkowania.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, który stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodu z działalności, zapłacił składki ZUS za okres 05/2023 – 9 czerwca 2023 roku w kwocie 645,36 zł. Jest on w trakcie 24 miesięcy opłacania ZUS-u preferencyjnego.

Zapłacone składki ZUS ujął w koszty firmy w czerwcu 2023 roku, z tym że:

• składki ZUS społeczne stanowiły 331,26 zł;
• składka zdrowotna stanowiła kwotę 314,10 zł.

Jeżeli podatnik zapłacił więcej albo miała miejsce korekta kosztów (składek ZUS), to może te nadpłacone składki ZUS społeczne odliczyć od dochodu albo ująć w koszty uzyskania przychodu w okresie (miesiącu) ich zapłaty.

Nie ma znaczenia, jakiego okresu one dotyczą.

Tego samego zdania jest Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji z 10 stycznia 2023 roku (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.851.2022.2.NM).

W interpretacji tej stwierdził, że „[…] Ustawodawca w cyt. powyżej art. 26 ust. 1 pkt 2 oraz art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT nie uzależnia możliwości odliczenia składki na ubezpieczenie społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne od tego, czy są to składki opłacone obowiązkowo, czy też dobrowolnie.

Nie ma znaczenia także, za jaki okres składki zdrowotne, jak również składki społeczne są płacone, ale data ich wpłaty, o ile wpłata będzie zgodna z przepisami ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wysokość wydatków na ubezpieczenie zdrowotne, jak i społeczne ustala się na podstawie dokumentów stwierdzających ich poniesienie.

Odnosząc się natomiast do wątpliwości odnośnie możliwości odliczenia od dochodów zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne, wyjaśniamy, że nie ma możliwości aby składki społeczne opłacone za 2022 rok na podstawie faktycznej wpłaty z 31 grudnia 2021 roku mogły pomniejszyć Pana dochód w 2022 roku, ponieważ jak zostało wyjaśnione powyżej, liczy się data wpłaty, a nie to, za jaki okres składki społeczne były płacone, o ile wpłaty te były zgodne z przepisami ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. […]”.

Przykład 3.

Przedsiębiorca, który stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodu z działalności, omyłkowo opłacił składki ZUS za okres 05/2023 9 czerwca 2023 roku w kwocie 1290,72 zł, a więc w podwójnej wysokości. Jest on w trakcie 24 miesięcy opłacania ZUS-u preferencyjnego.

Zapłacone składki ZUS społeczne i zdrowotne (do limitu 10 200 zł rocznie) przedsiębiorca może ująć w koszty lub odliczyć od dochodu w miesiącu zapłaty, a więc w czerwcu 2023 roku. 

Przykład 4.

Przedsiębiorca, który stosuje skalę podatkową jako formę opodatkowania dochodu z działalności, opłacił składki ZUS za okres 11, 12/2022 oraz za okres 01/2023 15 stycznia 2023 roku. Opłaca składki ZUS według minimalnej podstawy wymiaru składek.

Zapłacone składki ZUS społeczne przedsiębiorca może ująć w koszty lub odliczyć od dochodu w miesiącu zapłaty, a więc w styczniu 2023 roku. 

Składki ZUS na Fundusz Pracy ujmie w koszty także w miesiącu zapłaty, a więc w styczniu 2023 roku. Składki zdrowotnej nie odliczy z uwagi na stosowanie skali podatkowej jako formy opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej.

Zatem w sytuacji, gdy podatnik zapłacił więcej albo miała miejsce korekta kosztów (składek ZUS), to może te nadpłacone składki ZUS społeczne odliczyć od dochodu albo ująć w koszty uzyskania przychodu w okresie (miesiącu) ich zapłaty.

W tym miejscu należałoby podkreślić jeszcze jedną bardzo ważną kwestię.

Nadpłacona składka zdrowotna a dochód z działalności gospodarczej

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, której dochód opodatkowuje skalą podatkową, nie może ująć w koszty firmy ani odliczyć od dochodu zapłaconej składki zdrowotnej. Inaczej jest w przypadku podatnika stosującego podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej. Podatnik stosujący podatek liniowy może w roku 2023:

1. odliczyć zapłaconą składkę zdrowotną od dochodu do rocznego limitu zapłaconych składek zdrowotnych – 10 200 zł;
2. ująć w kosztach firmy zapłaconą składkę zdrowotną od dochodu do rocznego limitu zapłaconych składek zdrowotnych – 10 200 zł.

Podobnie jak przy składkach społecznych liczy się okres (miesiąc) zapłaty składki zdrowotnej. Nie ma znaczenia, za jaki okres jest to składka zdrowotna.