Poradnik Przedsiębiorcy

Nie zgadzasz się z protokołem PIP? Sprawdź, jakie masz prawa i odwołaj się od decyzji inspektora

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy zawsze wywołuje stres i niepokój u pracodawców, gdyż w jej następstwie może zostać nałożony mandat nawet do 30 000 zł. Jednak nie zawsze kontrolujący właściwie interpretuje zdarzenia i sytuacje zastane w firmie. A to właśnie od jego decyzji zależy, czy pracodawca będzie ponosił konsekwencje finansowe, czy nie. Warto znać swoje prawa i nie przyjmować bezkrytycznie ustaleń kontroli. Sprawdź, jak możesz się odwołać od protokołu PIP.

Czym zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy?

PIP jest instytucją powołaną w celu sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w tym przepisów dotyczących:

  • zasad BHP,

  • stosunku pracy,

  • wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,

  • czasu pracy,

  • urlopów,

  • uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem,

  • zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych.

Ponadto PIP kontroluje legalność zatrudnienia oraz przestrzeganie obowiązków między innymi takich jak :

  • opłacanie składek na Fundusz Pracy,

  • dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru.

Inspekcja Pracy podejmuje także działania polegające na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń występujących w środowisku pracy. Bada okoliczności i przyczyny wypadków przy pracy czy też analizuje przyczyny chorób zawodowych.

Jak widać, zakres działań podejmowanych przez PIP jest bardzo szeroki. Ma ona też szczególne uprawnienia w zakresie kontroli oraz egzekwowania prawa pracy. 

Jakie uprawnienia ma inspektor PIP przeprowadzający kontrolę?

Najczęściej bywa tak, że inspektor PIP przychodzi do zakładu pracy lub kontaktuje się telefonicznie i umawia się z pracodawcą na kontrolę. Informuje, jakie dokumenty należy przygotować oraz jaki jest zakres kontroli. W zakładach pracy, w których działa organizacja związkowa, przed spotkaniem z pracodawcą kontrolujący kontaktuje się z zarządem związku i informuje o zamiarze przeprowadzenia kontroli, jej zakresie i tematyce, a po jej zakończeniu o wynikach kontroli i podjętych decyzjach.

Jednak zapowiedziana kontrola nie zawsze jest regułą. W uzasadnionych przypadkach inspektor PIP może ją przeprowadzić o każdej porze dnia i nocy.

W toku postępowania kontrolnego inspektor PIP ma prawo między innymi do:

  • swobodnego wstępu na teren zakładu;

  • przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń;

  • żądania od osób zatrudnionych obecnie lub w przeszłości, a także od osób wykonujących pracę na podstawie innej niż stosunek pracy ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą;

  • żądania wszystkich dokumentów dotyczących zakładu pracy, a mających związek z przeprowadzaną kontrolą;

  • żądania przedłożenia akt osobowych oraz innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników, w szczególności list obecności, harmonogramów czasu pracy, list płac, potwierdzenia przelewów.

Jeżeli w trakcie kontroli inspektor nie stwierdzi żadnych nieprawidłowości, co niestety prawie nigdy się nie zdarza, sporządza jedynie notatkę urzędową, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego zastanego podczas kontroli. Natomiast w razie stwierdzenia nieprawidłowości inspektor sporządza protokół kontroli. 

Co powinien zawierać protokół kontroli?

Wymagania formalne, jakie powinien zawierać protokół kontroli, precyzuje art. 31 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Powinien on między innymi zawierać:

  • nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu, adres, REGON, NIP;

  • imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy;

  • imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany;

  • oznaczenie dni, kiedy była przeprowadzana kontrola;

  • informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień PIP;

  • opis stwierdzonych naruszeń prawa;

  • dane osób legitymowanych oraz czas, miejsce i przyczynę legitymowania;

  • wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu.

Co może zrobić pracodawca, gdy nie zgadza się z treścią zawartych w protokole stwierdzeń?

Jak podkreśla wielu specjalistów, należy dogłębnie zapoznać się z protokołem kontroli przedstawionym do podpisu przez inspektora. Nie powinno się podpisywać niczego w ciemno, gdyż inspektorzy często mają swój punkt widzenia na sytuacje dziejące się w firmie, które niekoniecznie mogą zgadzać się ze stanem faktycznym. Wiadomo, że w interesie przeprowadzającego kontrolę jest wykrycie jak największej liczby nieprawidłowości, gdyż tylko taka kontrola jest dla niego sukcesem. Protokół stanowi potem bazę do ewentualnych dalszych kroków podejmowanych wobec pracodawcy.

Inspektor może wydać po przeprowadzonej kontroli:

  • nakaz – który ma charakter decyzji administracyjnej i dotyczy najczęściej uchybień z zakresu BHP, ale także konieczności wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,

  • wystąpienie – które ma charakter opinii, wniosków oraz zaleceń do realizacji. Może dotyczyć np. nieplanowania w harmonogramie pracy powyżej pięciu dni w tygodniu.

Niezależnie od przedstawionych wyżej środków prawnych inspektor może nałożyć na pracodawcę mandat. Wynosi on zazwyczaj 1000 zł, ale przy kolejnych kontrolach musi być już wyższy i może wynosić maksymalnie do 30 000 zł.

Aby uniknąć tych nieprzyjemnych konsekwencji finansowych, należy jeszcze na etapie sporządzania protokołu wnieść do niego zastrzeżeni. Robi się to jeszcze przed podpisaniem protokołu, gdyż podpisanie go oznacza akceptację wymienionych w nim stwierdzeń inspektora. 

Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Następnie inspektor przeprowadzający kontrolę musi się do nich odnieść na piśmie, w którym:

  • może je odrzucić w przypadku, gdy nie stwierdzi zasadności zastrzeżeń;

  • może także zmienić treść protokołu lub uzupełnić jego część o wnioski uwzględniające zastrzeżenia.

Ważne, aby zastrzeżenia do kontroli miały merytoryczny charakter, np. wskazywały na dodatkowe argumenty i dowody, które nie zostały w protokole uwzględnione. Nie należy tłumaczyć się z nieprawidłowości stwierdzonych przez kontrolującego czy też usprawiedliwiać uchybień złą sytuacją finansową firmy, gdyż to najczęściej nie przynosi efektu.

Po ustosunkowaniu się do zastrzeżeń pracodawcy, inspektor musi jeszcze raz spotkać się z nim w celu podpisania protokołu. Co ważne, odmowa podpisania nie ma w tym momencie znaczenia, gdyż nie stanowi to przeszkody do stosowania przez inspektora środków prawnych. Należy pamiętać o zachowaniu 7-dniowego terminu na wniesienie zastrzeżeń, liczonych w dniach kalendarzowych od następnego dnia po przedstawieniu protokołu, gdyż nawet najlepsze zastrzeżenia będą odrzucone, jeżeli termin ten nie zostanie zachowany.

Na zgłoszenie zastrzeżeń pracodawca ma 7 dni kalendarzowych od dnia, kiedy inspektor pracy przedstawił mu protokół kontroli.

Nie jest to wystarczająco długi termin, na co wielu pracodawców zwraca uwagę. W przypadku jego przekroczenia można spróbować napisać wniosek o przywrócenie terminu, ale powód tego przekroczenia musiałby być rzeczywiście bardzo istotny, żeby mógł być uwzględniony.