Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązkowa korekta kosztów a księga przychodów i rozchodów - nowe dowody księgowe

Obowiązkowa korekta kosztów obowiązuje przedsiębiorców od stycznia 2013 r. do końca 2015 roku. Na podstawie wprowadzonych przepisów zasady obliczania zaliczek na podatek dochodowy wymagają od podatnika nie tylko szczegółowej kontroli płatności, ale także – w razie powstania zaległości – skrupulatnego zewidencjonowania takiego zdarzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Aby jednak można było korektę zaksięgować, konieczne będzie stworzenie adekwatnych dowodów księgowych.

Korekta kosztów  na czym polega?

Mechanizm korekty kosztów został stworzony, by zapobiegać zatorom płatniczym. Z założenia nałożenie na przedsiębiorców obowiązku wyksięgowania z kosztów wydatków, które nie zostały zapłacone albo zwiększenia przychodów o odpowiednią kwotę powinno zmobilizować ich do terminowego regulowania płatności.

Obowiązkowa korekta kosztów opiera się na art. 24d Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Zgodnie z jego treścią przedsiębiorca, który zaliczy wydatek do kosztów uzyskania przychodów, ale nie opłaci go do 30 dni od upłynięcia terminu płatności, jest zobowiązany do dokonania korekty. Podstawową metodą korygowania jest zmniejszenie wartości kosztów, poniesionych w okresie, w którym upłynął wskazany powyżej termin. Jeśli jednak kosztów nie ma lub ich suma jest mniejsza niż kwota wymagająca skorygowania, przedsiębiorca będzie zobowiązany powiększyć o nią przychody z tego okresu.

Powyższa zasada podstawowa dotyczy takich dokumentów, których termin płatności wyznaczony został na maksymalnie 60 dni. Jeśli natomiast będzie on dłuższy i wydatek nie zostanie opłacony, korekty kosztów trzeba będzie dokonać 90 dnia od daty zaliczenia jego wartości do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast w momencie, kiedy podatnik ureguluje swoje zaległości, ponownie będzie mógł uwzględnić wydatek w swoich kosztach i zmniejszyć tym samym podstawę do opodatkowania podatkiem dochodowym. Jednakże aby którakolwiek ze wskazanych  operacji mogła zostać uwzględniona w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, konieczne będzie jej odpowiednie udokumentowanie.

Korekta kosztów a dowody księgowe

Rodzaje i zawartość poszczególnych dowodów księgowych, które mogą stanowić podstawę dla dokonywania wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r., ostatnio zmienionego 30 kwietnia 2013 r. przez Rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Kwestie dotyczące dokonywania obowiązkowej korekty kosztów zostały przybliżone w §12 ust. 3 pkt. 1a rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem dokument, na podstawie którego można dokonać korekty, musi zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów bądź zwiększenia przychodów,

  • wskazanie faktury lub rachunku, a jeśli nie istniał obowiązek ich wystawienia – umowy albo innego dokumentu, który stanowi podstawę dokonania korekty,

  • wskazanie kwoty, o którą zmniejsza się koszty lub zwiększa przychody,

  • podpis osoby sporządzającej.

Podobne dane powinien zawierać dowód księgowy, na podstawie którego przedsiębiorca dokonać może ponownego pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów po opłaceniu zaległej należności – informacje w tej kwestii zawiera pkt. 1b wskazanego wcześniej paragrafu. Zatem, w tym przypadku dokument musi zawierać:

  • datę wystawienia oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów,

  • wskazanie faktury lub rachunku, a jeśli nie istniał obowiązek ich wystawienia – umowy albo innego dokumentu, który stanowi podstawę dokonania korekty,

  • wskazanie kwoty, o którą zwiększa się koszty uzyskania przychodu,

  • wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które powiększane są koszty,

  • podpis osoby sporządzającej.

Bardzo istotny jest w tym przypadku dowód zapłaty zaległej należności. Mimo że rozporządzenie nie wskazuje, jakie konkretnie dowody mogą być w tym przypadku wystarczające, w praktyce księgowej najczęściej wykorzystywane są bankowe potwierdzenia zapłaty bądź też wyciągi.

Nie zapomnij o spisie z natury!

Korekta nieopłaconych w terminie należności będzie miała także wpływ na wartość spisu z natury, który przedsiębiorca ma obowiązek sporządzać m.in. na rozpoczęcie i zakończenie każdego roku podatkowego.

Wartość spisu z natury jest bardzo istotna w zakresie podatku dochodowego – różnica pomiędzy remanentem początkowym a końcowym będzie bowiem albo zwiększała podstawę opodatkowania (jeśli wartość spisu końcowego jest wyższa niż początkowego) albo też ją zmniejszała (jeśli to remanent początkowy będzie wyższy niż końcowy). Co natomiast ma ona wspólnego z korektą?

Jeśli przedsiębiorca w ciągu roku podatkowego nie opłacił terminowo zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych i był w związku z tym zobowiązany do dokonania korekty, zwiększył on w odpowiednim okresie swoją podstawę opodatkowania oraz należną zaliczkę. Jeśli jednak towary bądź materiały nadal pozostają na stanie magazynowym, to zostaną one uwzględnione w remanencie i także zwiększą konieczny do zapłacenia podatek. Zatem u przedsiębiorcy doszłoby do podwójnego opodatkowania.

Aby uniknąć takiego procederu, w rozporządzeniu wprowadzono odpowiedni przepis – § 29 ust. 4a. Zgodnie z nim wartość spisu z natury przedsiębiorca pomniejsza o kwotę, o którą zmniejszył uprzednio kwotę kosztów uzyskania przychodów bądź o którą powiększył przychody – o ile oczywiście korekta była związana z zakupem materiałów podstawowych albo towarów handlowych. Pomniejszenia dokonuje się w części przypadającej na te towary i materiały, które zostały objęte spisem z natury – czyli co do zasady niezużyte i niesprzedane w ciągu roku podatkowego.

Warto także pamiętać, że jeśli wartość towarów bądź materiałów została ustalona nie na podstawie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, ale innych zasad wyceny, wskazanych w § 29 ust. 1-4 i 7, to wysokość korekty nie może być wyższa niż wartość takiej wyceny.

Natomiast jeśli zdarzy się, że przedsiębiorca w ciągu roku podatkowego był zobowiązany do dokonania korekty w związku z nieopłaconym zobowiązaniem za towary albo materiały, ale przed sporządzeniem spisu taką zaległość uregulował, nie należy tego faktu uwzględniać w remanencie. W tym przypadku bowiem ponownie zwiększone zostaną koszty uzyskania przychodu.

Jak zatem widać, każdy przedsiębiorca, który nieterminowo reguluje swoje zobowiązania, powinien skrupulatnie śledzić terminy płatności i dokonywać adekwatnych korekt. Dokumentacja, na podstawie której można takie korekty zewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jest opisana bardzo dokładnie, zatem formalności związane z tą procedurą nie powinny stanowić problemu.

Koniec korekty kosztów od 1 stycznia 2016 roku

Należy podkreślić, że powyższe zasady dotyczące korekty kosztów w 2016 roku tracą na znaczeniu. Bowiem na podstawie nowelizacji ustawy o PIT została zniesiona korekta kosztów w związku z nieopłaceniem wydatków w ustawowym terminie. Jednak wprowadzony został tzw. okres przejściowy, na podstawie którego przedsiębiorcy, którzy dokonali korekty kosztów do końca 2015 roku, będą mogli ponownie uznać je za koszt po ich opłaceniu po 1 stycznia  2016 roku.