Korekta kosztów z tytułu nieopłaconych faktur

Od 1 stycznia 2013 roku obowiązują zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Dotyczą one kosztów uzyskania przychodów, a dokładnie terminowej zapłaty za świadczenia. W ustawie o PIT został dodany art. 24d, natomiast do ustawy o CIT art. 15b. Zgodnie z powołanymi regulacjami prawo do rozliczania kosztu jest pośrednio związane z terminowym dokonaniem zapłaty za zakup towaru bądź wykonanie usługi. Jednakże 1 stycznia 2016 r. przepisy regulujące kwestię korekty kosztów znów uległy drastycznej zmianie.

Korekta kosztów do końca 2015 roku

Na mocy przepisów obowiązujących do końca 2015 roku nieopłacenie wydatku, który został zaksięgowany w koszty, powoduje, że podatnik jest zobowiązany do wyłączenia go z kosztów uzyskania przychodów, a więc do skorygowania zapisów w ewidencji.

Pierwotnie wydatek można księgować w kosztach nawet w przypadku nieuregulowanej zapłaty. Natomiast konieczne w takiej sytuacji jest wyksięgowanie tego wydatku, który został ujęty w podatkowych kosztach uzyskania przychodów w przypadku, gdy za zakupiony towar lub wykonaną usługę nie dokonano zapłaty w ustawowo przewidzianym terminie. Moment korekty kosztów uzależniony jest od terminu płatności wskazanego na fakturze.

Nie stosuje się korekty, jeśli zapłata została dokonana nie później niż w terminie 30 dni od terminu płatności (jeśli termin ten nie jest dłuższy niż 60 dni). Ma to zastosowanie także w przypadku, gdy termin płatności przekracza okres 60 dni, a zapłata nastąpi w terminie do 90 dni od terminu, w jakim kwota wynikająca z faktury, rachunku lub innego dokumentu została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Płatności, które zostały dokonane w ustawowo przewidzianych terminach, nie spowodują konsekwencji podatkowych.

Istnieją sytuacje, gdy strony nie wskazują terminu płatności na dokumentach. Wówczas płatności należy dokonać po otrzymaniu wezwania do jej uregulowania, jednakże nie później niż w terminie, jaki został wskazany w wezwaniu. Data doręczenia podatnikowi wezwania do zapłaty jest początkiem naliczania terminu płatności.

Koszty uzyskania przychodu za dany okres są pomniejszane o wartość kosztu, który nie został zapłacony w wyznaczonym terminie. A jeżeli podatnik nie poniósł żadnych kosztów w danym okresie bądź są one mniejsze niż kwota zmniejszenia - należy zwiększyć przychody danego okresu.

Dokumentowanie korekty kosztów do końca 2015 roku

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów poszerzyło katalog dowodów księgowych będących podstawą zapisów w KPiR o dowody zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów), a także o dowody zwiększenia kosztów.

Dowody, które określają zmniejszenie kosztów uzyskania przychodu zawierają m.in.:

• datę wystawienia dokumentu, a także miesiąc, w którym zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) jest dokonywane,

• zgodnie z art. 24d updof - wskazanie kwoty wynikającej z faktury/rachunku, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury/rachunku - kwoty wynikającej z umowy lub innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),

• wskazanie kwoty będącej zmniejszeniem kosztów uzyskania przychodów (zwiększeniem przychodów),

• podpis osoby, która sporządzała dokument.

Natomiast dokumenty, które określają zwiększenie kosztów zawierają m.in.:

• datę wystawienia a także miesiąc, w którym zwiększenie kosztów uzyskania przychodów jest dokonywane,

• zgodnie z art. 24d updof - wskazanie kwoty wynikającej z faktury/rachunku, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury/rachunku - kwoty wynikającej z umowy lub innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),

• wskazanie kwoty będącej zwiększeniem kosztów uzyskania przychodów,

• wskazanie dowodu stwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które zwiększa się koszty uzyskania przychodów,

• podpis osoby, która sporządzała dokument.

Zapisy w księdze odnośnie zmniejszania bądź zwiększania kosztów uzyskania przychodu mogą być dokonywane również na koniec miesiąca. Służą do tego dane wynikające z miesięcznych zestawień.

Taka korekta niesie za sobą liczne konsekwencje w postaci:

• prowadzenia ewidencji zobowiązań, pozwalającej na ustalenie, które zobowiązania są już przeterminowane,

• prowadzenia ewidencji przeterminowanych zobowiązań, ujętych w pomniejszeniu kosztów (lub zwiększeniu przychodów) oraz ich kwot w celu odpowiedniej zmiany poziomu kosztów podatkowych w chwili zapłaty tych zobowiązań,

• ciągłych zmian w kalkulacji kosztu własnego sprzedaży, jeżeli prowadzona jest sprzedaż towarów i produktów (w przypadku ksiąg rachunkowych), a także

• prowadzenia bieżącej ewidencji zobowiązań zapłaconych.

Korekta kosztów od 1 stycznia 2016 roku

1 stycznia 2016 r. następuje kolejna rewolucja w zakresie rozliczania nieopłaconych wydatków. Bowiem prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa i niektórych innych ustaw. Wśród nowych regulacji znajduje się zapis uchylający postanowienia dotyczące korekty kosztów (czyli art. 24d ustawy o PIT oraz art. 15b ustawy o CIT). Oznacza to, że przedsiębiorca został zwolniony z obowiązku dokonania korekty kosztów w związku z nieopłaceniem wydatku. Innymi słowy, od 1 stycznia 2016 roku zniknie obowiązek korygowania nieopłaconych kosztów.

Przykład 1.

Przedsiębiorca N. zakupił towar. Na fakturze dokumentującej zakup zostały wyszczególnione daty:

• Data wystawienia: 7.10.2015 r.

• Data sprzedaży: 7.10.2015 r.

• Termin płatności: 17.10.2015 r.

Zapłata za fakturę nastąpiła dopiero 3.01.2016 roku.

Na mocy przepisów obowiązujących do końca grudnia 2015 roku przedsiębiorca N. był zobowiązany dokonać korekty kosztów w związku z nieopłaceniem faktury w listopadzie (czyli 30 dni po upływie terminu płatności ze względu na fakt, że termin płatności nie przekraczał 60 dni). Taki koszt będzie można ponownie ująć w KPiR w miesiącu opłacenia, czyli w styczniu 2016 roku, na podstawie dokumentu zwiększenia kosztów.   

Prawodawca w uzasadnieniu ustawy wskazał, że nie zostały zrealizowane podstawowe założenia ustawy o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym, na mocy której została wprowadzona korekta kosztów. Zamiast poprawy sytuacji finansowej przedsiębiorców regulacje wprowadziły chaos, szczególnie w rozliczeniach między drobnymi kontrahentami, a także zwiększenie obciążeń administracyjnych.