Poradnik Przedsiębiorcy

Środki trwałe – definicja

Prowadzenie działalności gospodarczej bez rzeczowych składników majątku takich jak np. komputer, samochód czy maszyny produkcyjne co do zasady jest niemożliwe. Kiedy mogą zostać zakwalifikowane jako środki trwałe? Jakie metody amortyzacji środków trwałych można stosować? Wyjaśniamy poniżej.

Środki trwałe - czym są?

Jak wynika z art. 22a ust.1 ustawy o PIT za środki trwałe uznaje się:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia i środki transportu,

  • inne przedmioty,

które spełniają spełniają poniższe warunki:

  • stanowiące własność lub współwłasność podatnika,

  • nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

  • kompletne i zdatne do użytku,

  • o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok,

  • wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Ważne!

Jak stanowi art. 22a ust. 2 ustawy o PIT bez względu na okres użytkowania za środki trwałe uznaje się:

  • przyjęte do użytkowania inwestycje w obcym środku trwałym,

  • budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,

  • budowle, budynki, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu finansowego.

Amortyzacja środków trwałych

Amortyzacji podlegają wszystkie wyżej wskazane składniki majątku uznawane za środki trwałe. Niemniej jednak art. 22c ustawy o PIT jasno wskazuje, iż amortyzacji nie podlegają:

  • grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

  • budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,

  • dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

  • wartość firmy,

  • składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność.

Składniki majątku zakwalifikowane jako środki trwałe należy ująć w ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania do użytkowania.

Ważne!

Nowo zakupione składniki majątku, spełniające warunki do uznania za środki trwałe, których wartość nie przekracza kwoty 3500 zł, mogą zostać ujęte bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. Wówczas nie wykazuje się ich w ewidencji środków trwałych.

Środki trwałe i ustalenie ich wartości początkowej

Aby dany środek trwały mógł być amortyzowany, należy ustalić jego wartość początkową, od której będą naliczane odpisy amortyzacyjne. Sposób wyceny zależy od tego, w jaki sposób został wprowadzony do firmy, co prezentuje poniższa tabela.

Sposób nabycia

Sposób wyceny

Zakup

cena nabycia

Częściowe odpłatne nabycie

cena nabycia powiększona o wartość przychodu określonego w art. 11 ust. 2b ustawy o PIT

Wytworzenie we własnym zakresie

koszt wytworzenia

Spadek, darowizna, inny nieodpłatny sposób

wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości

Metody amortyzacji środków trwałych

Przepisy ustawy o PIT przewidują kilka metod amortyzacji:

  • liniową

  • liniową indywidualną

  • liniową przyspieszoną

  • degresywną

  • jednorazową

Liniowa amortyzacja środków trwałych

Środki trwałe amortyzowane są zgodnie z Wykazem stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik do ustawy o PIT. Jest to najprostsza metoda amortyzacji zakładająca, że składnik majątku zużywa się równomiernie przez cały okres użytkowania.

Przykład 1.

Podatnik zakupił do firmy samochód osobowy na podstawie faktury VAT marża o wartości 15 000 zł. Jak będzie przebiegała amortyzacja?

Zgodnie z wykazem stawek amortyzacyjnych dla samochodów osobowych (KŚT 741) roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20%.

Okres amortyzacji: 100% / 20% = 5 lat

Roczny odpis amortyzacyjny: 15 000 zł x 20% = 3000 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny: 3000 zł / 12 m-cy = 250 zł

Liniowa indywidualna metoda amortyzacji

Metoda indywidualna liniowa została uregulowana w art. 22j ustawy o PIT. Stosowanie indywidualnych stawek amortyzacyjnych jest możliwe jedynie w przypadku ulepszonych oraz używanych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych danego podatnika.

Ustawodawca narzuca, iż okres amortyzacji nie może być krótszy niż:

  • dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji:

    • 24 miesiące - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł,

    • 36 miesięcy - gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł,

    • 60 miesięcy - w pozostałych przypadkach;

  • dla środków transportu, w tym samochodów osobowych - 30 miesięcy;

Środki trwałe zaliczane do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środki transportu uznaje się za:

  • używane - jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy, lub

  • ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

  • dla budynków (lokali i budowli, innych niż wymienione w pkt 4 - 10 lat, z wyjątkiem:

    • trwale związanych z gruntem budynków handlowo-usługowych wymienionych w rodzaju 103 Klasyfikacji i innych budynków niemieszkalnych wymienionych w rodzaju 109 Klasyfikacji, trwale związanych z gruntem,

    • kiosków towarowych o kubaturze poniżej 500 m3, domków kempingowych i budynków zastępczych,

- dla których okres amortyzacji nie może być krótszy niż 3 lata;

Budynki (lokale) i budowle są uznawane za:

  • używane - jeżeli podatnik wykaże, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 60 miesięcy, lub

  • ulepszone - jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej.

  • dla budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% - 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

Liniowa przyspieszona metoda amortyzacji

Metoda liniowa przyspieszona polega na podwyższeniu stawki amortyzacyjnej z wykazu o stosowny współczynnik określony w ustawie. Jak stanowi art. 22i ust. 2 ustawy o PIT stawki amortyzacyjne można zastosować dla:

  • budynków i budowli używanych w warunkach:

    • pogorszonych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,2,

    • złych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,4;

  • maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego, używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej - przy zastosowaniu w tym okresie współczynników nie wyższych niż 1,4;

  • dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów, zwanej dalej "Klasyfikacją", poddanych szybkiemu postępowi technicznemu - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 2,0.

Aby jednoznacznie określić, czy podwyższenie stawki amortyzacyjnej będzie w danym przypadku zasadne, należy poznać podstawowe definicje:

  • pogorszone warunki używania budynków i budowli występują wówczas, gdy są używane pod ciągłym działaniem wody, par wodnych, znacznych drgań, nagłych zmian temperatury oraz innych czynników powodujących przyspieszenie zużycia obiektu;

  • złe warunki używania budynków i budowli występują, gdy są używane pod wpływem niszczących środków chemicznych, a zwłaszcza gdy służą one produkcji, wytwarzaniu lub przechowywaniu żrących środków chemicznych;

  • maszyny, urządzenia i środki transportu wymagające szczególnej sprawności technicznej  to obiekty, które używane są w pracy na trzy zmiany, mimo że nie działają ze swej istoty w ruchu ciągłym, używane w warunkach terenowych, w warunkach leśnych, pod ziemią lub innych wskazujących na bardziej intensywne zużycie.

  • maszyny i urządzenia grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), poddane szybkiemu postępowi technicznemu są to maszyny, urządzenia i aparatura, w których zastosowane są układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe, spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki, a także pozostałą aparaturę naukowo-badawczą i doświadczalno-produkcyjną.

Ważne!

W razie wystąpienia bądź ustania warunków uzasadniających podwyższenie stawek, o których mowa, stawki te ulegają podwyższeniu lub obniżeniu od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Metoda degresywna amortyzacji środków trwałych

Możliwość stosowania metody degresywnej wynika z art. 22k ust.1. ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji oraz środków transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych, w pierwszym podatkowym roku ich używania przy zastosowaniu stawek podanych w Wykazie stawek amortyzacyjnych podwyższonych  o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych od ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z metodą liniową.

Przykład 2.

Przedsiębiorca nabył 25 września 2016 roku do firmy samochód ciężarowy o wartości 20 000 zł na podstawie umowy sprzedaży. Podstawowa stawka amortyzacyjna wynosi 20% (dla KŚT 742). Podatnik chce podwyższyć stawkę amortyzacji o współczynnik 2,0. Jak będzie przebiegała amortyzacja tego środka trwałego?

Rok 2016

Podstawowa stawka amortyzacyjna: 20%

Roczny odpis amortyzacyjny przy zastosowaniu metody liniowej: 20 000 zł x 0,2 = 4000 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny: 4000 / 12 m-cy = 333,33 zł

Podwyższona stawka amortyzacyjna: 20% x 2,0 = 40%

Roczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 20 000 zł x 40% = 8000 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 20 000 zł / 12 m-cy = 666,66 zł (październik, listopad, grudzień)

Rok 2017

Podstawa amortyzacji metodą degresywną: 20 000 - (3 x 666,66 zł) = 18 000,02 zł

Roczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 18 000,02 zł x 40% = 7200 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 7200 zł / 12 m-cy = 600 zł (styczeń-grudzień 2017)

Rok 2018

Podstawa amortyzacji metodą degresywną: 18 000,02 - (12 x 600 zł) = 10 800,02 zł

Roczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 10 800,02 zł x 40% = 4320 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 4320 zł / 12 m-cy = 360 zł (styczeń-grudzień 2018)

Rok 2019

Podstawa amortyzacji metodą degresywną: 10 800,02 zł - (12 x 360 zł) = 6480 zł

Roczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 6480 zł x 40% = 2592 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny metoda degresywna: 2592 zł / 12 m-cy = 216 zł → w związku z tym, iż odpis amortyzacyjny jest mniejszy niż przy metodzie liniowej (333,33 zł), podatnik dokonuje zmiany metody z degresywnej na liniową.

Amortyzacja przy zastosowaniu metody liniowej będzie trwała od stycznia 2019 r. do sierpnia 2020 r. Przy czym ostatni odpis amortyzacyjny wyniesie w tym przypadku 146,69 zł.

Amortyzacja jednorazowa środków trwałych

Ustawodawca przewidział dwie odmiany metody amortyzacji jednorazowej:

  • amortyzacja jednorazowa niskocennych środków trwałych,

  • amortyzacja jednorazowa w ramach pomocy de minimis.

W przypadku niskocennych środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 3500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT) podatnik może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Możliwość ta dotyczy wszystkich środków trwałych, w tym również samochodów osobowych.

W przypadku amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis mamy do czynienia ze środkami trwałymi, których wartość początkowa przekracza kwotę 3500 zł. Co ważne, możliwość zastosowania jednorazowej amortyzacji w ramach pomocy de minimis dotyczy jedynie małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Amortyzacja jednorazowa w tym przypadku może obejmować jedynie te środki trwałe, które zaliczane są do grupy 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych.

Odpis amortyzacyjny ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Jak zaksięgować zakup środków trwałych?

Użytkownicy systemu księgowości online wfirma.pl mogą w kilku prostych krokach zaksięgować zakup środka trwałego. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI >> DODAJ WYDATEK i wybrać opcję

  • FAKTURA VAT - gdy zakup został udokumentowany fakturą VAT,

  • FAKTURA (BEZ VAT) - gdy zakup został udokumentowany umową kupna-sprzedaży, fakturą VAT marża.

Kolejny krok to wybór rodzaju wydatku: ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH. Po uzupełnieniu danych sprzedawcy oraz podstawowych danych faktury (numer, data wystawienia, data odbioru, termin płatności) należy uzupełnić same dane dotyczące środka trwałego, tj.:

  • nazwę,

  • KŚT,

  • metodę amortyzacji,

  • stawkę amortyzacji,

  • datę wprowadzenia środka trwałego do użytkowania,

  • wartość początkową.

środki trwałe

Po zapisaniu system automatycznie wygeneruje dokument OT, który należy wydrukować z zakładki EWIDENCJE >> MAJĄTEK >> DOKUMENTY. Pod wydruk trzeba podpiąć kopie dokumentów potwierdzających wartość początkową środka trwałego.

Wydatek (faktura VAT) zostanie ujęty w Rejestrze zakupu VAT. Natomiast do Księgi Przychodów i Rozchodów będą trafiały odpisy amortyzacyjne zgodnie z planem amortyzacji, który jest dostępny w zakładce EWIDENCJE >> MAJĄTEK >> KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH.