Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatek poniesiony za inny podmiot a koszty podatkowe

W praktyce obrotu gospodarczego oraz w świetle różnych możliwych sytuacji biznesowych mogą pojawić się sytuacje, w których konkretny wydatek dotyczący danego podmiotu ponoszony jest przez innego podatnika. Wystąpienie takich specyficznych okoliczności rodzi pytanie o możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. W poniższym artykule wyjaśnimy, czy wydatek poniesiony za inny podmiot może stanowić koszt podatkowy.

Jaki wydatek może stanowić koszt podatkowy?

Ustawy o podatku dochodowym zawierają w swojej treści ogólną definicję kosztów podatkowych. Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy PIT (analogicznie art. 15 ust. 1 ustawy CIT): „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Na podstawie powyższej definicji doktryna oraz orzecznictwo wypracowało katalog koniecznych przesłanek, które muszą być spełnione łącznie, aby można było dany wydatek zakwalifikować jako koszt podatkowy. Wydatek ten:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

  • został właściwie udokumentowany;

  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy PIT (art. 16 ust. 1 ustawy CIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na podstawie ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów przyjęto funkcjonowanie kilku elementarnych warunków związanych z ponoszonym wydatkiem, których łączne spełnienie pozwala na ujęcie wydatku jako kosztu podatkowego.

Wydatek poniesiony za inny podmiot

Obrót gospodarczy kreuje różne sytuacje, w tym również takie, w których jeden podatnik finansuje wydatek dotyczący innego podatnika. Może to dotyczyć zarówno kosztów bieżących, jak i długoterminowych inwestycji. 

Z perspektywy prawa podatkowego nie ma znaczenia, czy mówimy o jednorazowym, czy długofalowym ponoszeniu wydatku. Nie jest również istotne, czy mówimy o wydatku kwalifikowanych jako koszt pośredni czy bezpośredni. Pierwszą czynnością, którą zawsze należy podjąć przy ocenie, czy wydatek może zostać ujęty jako koszt podatkowy, jest przeanalizowanie przesłanek wywiedzionych z art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

Ocena, czy wydatek ponoszony za inny podmiot może stanowić koszt podatkowy w działalności gospodarczej, odbywa się w perspektywie ogólnych założeń kosztu uzyskania przychodu. Tylko łączne spełnienie wszystkich wypracowanych przesłanek pozwala na taką kwalifikację.

Wydatek poniesiony za inny podmiot w kontekście definicji kosztów podatkowych

Przeanalizujmy zatem poszczególne przesłanki i zastanówmy się, czy wydatek ponoszony za inny podmiot może stanowić koszt podatkowy.

Po pierwsze wskazuje się, że wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika. W tym sensie ekonomiczne finansowanie wydatku musi odbywać się z majątku konkretnego podatnika. Możemy zatem zauważyć, że jeżeli dany wydatek dotyczący konkretnego przedsiębiorcy, jest finansowany przez inny podmiot, to nie ma możliwości ujęcia go jako kosztu podatkowego.

Przykład 1.

Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest właścicielem nieruchomości. Spółka z o.o. postanowiła wyremontować tę nieruchomość, finansując wydatek własnymi środkami. W tym przypadku podatnik nie może ująć wydatku w kosztach, ponieważ nie został przez niego poniesiony.

Kolejna interesująca nas przesłanka to związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. W tym przypadku chodzi o wykazanie istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością. Jeżeli w żaden sposób takiego związku nie można udowodnić, to poniesiony wydatek nie stanowi kosztu podatkowego.

Przykład 2.

Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest właścicielem nieruchomości. Spółka z o.o. postanowiła wyremontować tę nieruchomość, finansując wydatek własnymi środkami. Choć poniosła wydatek, to aby móc go zaliczyć do kategorii kosztów podatkowych, konieczne jest wykazanie związku przeprowadzonego remontu z prowadzoną działalnością. Przy braku tej relacji nie stanowi on kosztu.

Ostatnia ważna przesłanka akcentuje, że wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Wydatek musi być zatem ukierunkowany na wywołanie określonego celu. Ten cel jest natomiast zrealizowany wyłącznie w przypadku, gdy przyczynia się do uzyskania przychodu bądź choćby potencjalnie może taki skutek wywołać.

Jedynie wydatek poniesiony z własnych środków podatnika, pozostający w związku z prowadzoną działalnością oraz mający na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, stanowi koszt podatkowy w działalności gospodarczej.

Wykładnia gospodarcza

Przechodząc do podsumowania powyższych rozważań, możemy zatem wskazać, że nie jest możliwe określenie prostej reguły pozwalającej zaliczyć dany wydatek do kategorii kosztów podatkowych. Każdorazowo konieczne jest dokonywanie indywidualnej oceny oraz analizy sytuacji gospodarczej danego podmiotu. 

Musimy bowiem zauważyć, że nie są wykluczone takie sytuacje, w których ponoszenie wydatków za inny podmiot może mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i w dłuższej perspektywie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu podatkowego. Podatnicy muszą jednak pamiętać, że tylko łączne spełnienie przesłanek określonych na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy PIT daje prawo do kwalifikacji wydatku jako kosztu podatkowego. To oznacza, że w przypadku, gdy spełniony jest wyłącznie jeden warunek, nie ma takiej możliwości.

Dokonując oceny działalności podatnika, warto kierować się tzw. wykładnią gospodarczą. Jest to sposób interpretacji zachowań przedsiębiorcy, który zakłada racjonalność działania podatnika w sferze gospodarczej. Objawia się to przede wszystkim przyjęciem założenia, że podatnik podejmuje celowe i zasadne wydatki konieczne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przyjmujemy zatem tezę, że podatnik nie działa w sposób bezcelowy, lecz dokonuje takich aktywności, które przyczyniają się do osiągnięcia zysku.

Analizując zatem sensowność ponoszenia wydatku za inny podmiot, należy kierować się również wskazaną wykładnią gospodarczą. W tych wszystkich przypadkach, gdy wydatkowanie środków nie może zostać uznane za racjonalne oraz celowe w rozumieniu rozsądnego przedsiębiorcy, nie możemy mówić o kosztach uzyskania przychodów.

Pomocna przy ocenie możliwości kwalifikowania wydatku jako kosztu podatkowego jest wykładnia gospodarcza, która zakłada racjonalne wydatkowanie środków finansowych podatnika mających na celu osiągnięcie zysku.

Konkludując, bardzo trudno jest wykazać, że wydatek poniesiony za inny podmiot jest kosztem podatkowym z uwagi na istnienie licznych przesłanek warunkujących taką możliwość. Trzeba jednak zaznaczyć, że liczba potencjalnych sytuacji gospodarczych jest tak wielka, że nie można definitywnie tego wykluczyć. Kluczowa jest indywidualna ocena działań podatnika, którą można analizować w kontekście wykładni gospodarczej.