Poradnik Przedsiębiorcy

Przychody ze sprzedaży w KPiR - zasady ewidencji

Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych, którzy rozliczają się w oparciu na KPiR, powinni ujmować w niej każdy uzyskany przychód ze sprzedaży. Okazuje się jednak, że w określonych sytuacjach możliwe jest zbiorcze księgowanie takich przychodów w ewidencji. Sprawdź, czy wiesz, jak ująć przychody ze sprzedaży w KPiR!

Dokumentowanie przychodu ze sprzedaży

Podstawowymi dokumentami, które należy wykorzystywać do ewidencjonowania przychodu ze sprzedaży w KPiR, są:

  • faktura sprzedaży,
  • raporty dobowe ze sprzedaży zewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
  • dowód wewnętrzny z ujętą wartością przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Ważne!
Szczegóły w zakresie ewidencjonowania przychodu ze sprzedaży w KPiR reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zbiorczy przychód ze sprzedaży w KPiR

Dużym ułatwieniem, z którego mogą korzystać podatnicy, jest możliwość zbiorczego ujmowania przychodu ze sprzedaży w KPiR. Kiedy jest to możliwe i pod jakimi warunkami?

Przychody ze sprzedaży w KPiR na podstawie miesięcznych raportów z kasy

Pierwsze ułatwienie w ewidencjonowaniu przychodu ze sprzedaży w KPiR dotyczy podatników, którzy rejestrują obrót przy zastosowaniu kas fiskalnych. Co do zasady powinni oni dokonywać zapisów w KPiR na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów udokumentowanych w osobnej ewidencji.

Wspomniane rozporządzenie przewiduje jednak możliwość dokonywania zapisów w KPiR na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20-tego dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych. Taki zbiorczy raport powinien zawierać co najmniej:

  • numer kolejny wpisu,
  • numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,
  • numery i daty raportów dobowych,
  • wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Przychody ze sprzedaży w KPiR na podstawie zestawienia faktur sprzedaży

Również w przypadku przychodów dokumentowanych fakturami ustawodawca przewidział pewne udogodnienia. Jeżeli w ciągu dnia przedsiębiorca wystawia wiele takich dokumentów sprzedażowych, może on dokonywać zapisów w KPiR jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur.

W tym wypadku niezbędne dane to:

  • data,
  • kolejny numer zestawienia,
  • numery od-do faktur objętych zestawieniem,
  • suma zbiorcza faktur,
  • podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Przychody ze sprzedaży w KPiR na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

Przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej, zapisów dotyczących przychodów powinni dokonywać co do zasady w oparciu na tzw. ewidencji przychodów bezrachunkowych. Przychód ze sprzedaży w KPiR powinien pojawiać się codziennie, na koniec dnia. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy księgowość danej firmy prowadzi biuro rachunkowe - wówczas możliwe jest ujmowanie kwot z ewidencji przychodów bezrachunkowych w jednej pozycji, na zakończenie miesiąca.