Część podatników zobowiązana jest do ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego za pomocą kasy fiskalnej. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych i wykonują określone rodzaje działalności (jak np. usługi taksówkarskie czy przewozu osób) lub przekroczyli limit zwolnienia podmiotowego (20 tys. zł). Niezależnie od tego, co jest przyczyną rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi wykonać szereg obligatoryjnych czynności, aby urządzenie to działało poprawnie i zgodnie z prawem.
Co zrobić po nabyciu kasy?
Pierwszym krokiem po nabyciu kasy (lub kas) jest złożenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania. Oświadczenie takie należy dostarczyć przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencji za pomocą kas fiskalnych.
Następnie konieczne jest dokonanie fiskalizacji kasy. Jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z jej pamięcią fiskalną. Cały proces kończy się wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, który należy dołączyć do książki kasy. Fiskalizacji dokonuje się w obecności serwisanta, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za dokonywanie ewentualnych napraw i innych czynności serwisowych u danego przedsiębiorcy. Dlatego też fachowiec taki musi pochodzić z firmy, za którą jest odpowiedzialny krajowy producent kas lub importer, albo też z innego serwisu, posiadającego autoryzację wspomnianego producenta lub importera.
Kolejnym krokiem przedsiębiorcy jest ponowne udanie się do urzędu skarbowego w celu zgłoszenia kasy, która została poddana fiskalizacji. Jego wzór jest ściśle określony i stanowi załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Składa się ono z dwóch części. W pierwszej podatnik wypełnia podstawowe dane identyfikacyjnej, w drugiej zaś wskazuje miejsce instalacji kas rejestrujących.
Również służby fiskalne są zobowiązane poinformować właściwy urząd skarbowy o fiskalizacji kasy u podatnika nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej dokonania.
Dopiero po zgłoszeniu przez przedsiębiorcę faktu dokonania fiskalizacji kasy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego (w ciągu siedmiu dni od dnia dokonania fiskalizacji), zarejestrowane przez niego urządzenie otrzyma unikalny numer ewidencyjny. Nie ulega on modyfikacji nawet wówczas, gdy w trakcie działalności nastąpi zmiana właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Co więcej, numer ten powinien zostać naniesiony trwale na obudowę urządzenia, jak również na książkę kasy (w której dokonuje się wpisów dotyczących czynności serwisowych) i nie może być przypisany żadnemu innemu sprzętowi.
Po co fiskalizacja?
Kasa rejestrująca, która nie została poddana fiskalizacji jest tzw. urządzeniem szkoleniowym. Oznacza to, iż wszystkie czynności wykonywane na niej nie są zapisywane trwale i nie może być ona wykorzystywana do celów podatkowych. Dopiero dokonanie fiskalizacji, czyli zapisanie do pamięci nieulotnej i niekasowalnej numeru NIP podatnika powoduje, że kwoty raportów dobowych są magazynowane w takiej pamięci.
Bez fiskalizacji niemożliwe jest również otrzymanie numeru ewidencyjnego dla danego urządzenia, co wyklucza prowadzenie za jego pomocą jakichkolwiek czynności opodatkowanych. Za pomocą kasy w trybie szkoleniowym możliwe jest wystawianie paragonów niefiskalnych oraz niefiskalnych raportów dobowych, jednak dokumenty te nie mogą stanowić podstawy ewidencji przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, czy też ewidencji przychodów u ryczałtowca.
Warto zwrócić również uwagę na aspekt prawny braku fiskalizacji. W przypadku niedopełnienia wyżej opisanych obowiązków, podatnik narażony jest na poniesienie odpowiedzialności karnej skarbowej, określonej w ustawie z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że stosownie do treści art. 62 § 1 k.k.s., kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. W myśl natomiast art. 62 § 4 k.k.s., karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.
