Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie sprzedaży dla celów VAT

Ewidencjonowanie sprzedaży to jeden z obowiązków należących zarówno do podatników czynnych VAT, jak i podmiotów zwolnionych z VAT. Co ważne, zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podmioty zwolnione od podatku od towarów i usług są zobligowani do prowadzenia stosownych ewidencji. Jak ewidencjonować sprzedaż? Jakie dane powinna zawierać ewidencja? Czy sposób ewidencji jest zależny od innych obowiązków nałożonych przez ustawę? Odpowiedzi na te pytania udzielamy poniżej.

Ewidencjonowanie sprzedaży przez czynnego podatnika VAT - rejestry sprzedaży VAT

Czynny podatnik VAT jest zobligowany do prowadzenia dwóch rejestrów - sprzedaży oraz zakupu - dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług. Dane z tych rejestrów stanowią podstawę do wykazania odpowiednich kwot w deklaracjach rozliczeniowych VAT.

Rejestry VAT powinny zawierać zakres danych określonych w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT:

  • kwoty określone w art. 90 ustawy o VAT (sprzedaż mieszana),

  • dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

  • wysokość podatku należnego,

  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu

  • inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej,

  • w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Rejestry VAT mogą być rozbudowane o dodatkowe informacje, jednak wymogiem jest to, aby zawierały co najmniej informacje przedstawione powyżej.

Podstawę zapisu w rejestrze sprzedaży VAT stanowią m.in. faktury sprzedaży, ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, raporty z kasy fiskalnej, o których więcej w kolejnych punktach.

Faktury VAT w rejestrze sprzedaży VAT

Jeżeli czynny podatnik VAT dokonuje sprzedaży opodatkowanej, jest zobligowany do wykazania podatku VAT należnego bez względu na to, kto jest nabywcą (wyjątkiem jest sprzedaż zwolniona przedmiotowo z VAT - w jej przypadku wystarczy podanie podstawy, czyli wartości netto). Każdą sprzedaż, dokonywaną na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, podatnik powinien udokumentować fakturą.

Ważne!

Faktura każdorazowo stanowi podstawę do wykazania podatku VAT należnego w rejestrze. Co do zasady bowiem w przypadku faktur wystawionych do paragonu podatnik wykazuje podatek na podstawie raportu z kasy fiskalnej. Aby nie doszło do zdublowania VAT-u należnego, faktur do paragonu się wówczas nie księguje.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, 15 listopada 2015 r. wykonał usługę na rzecz firmy XYZ i zafakturował ją, wystawiając fakturę o numerze 20/2015. Zapłatę otrzymał 1 grudnia:

  • wartość netto: 500 zł,

  • VAT 23%: 115 zł,

  • wartość brutto: 615 zł.

Jak wykazać fakturę w rejestrze sprzedaży VAT?

Lp.

Data

Numer dokumentu

Kontrahent

Opis

Stawka

Wartość netto [PLN]

Kwota VAT [PLN]

1.

15-11-2015

20/2015

Firma XYZ

sprzedaż usługi

23%

500

115