Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie sprzedaży dla celów VAT

Ewidencjonowanie sprzedaży to jeden z obowiązków należących zarówno do podatników czynnych VAT, jak i podmiotów zwolnionych z VAT. Co ważne, zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podmioty zwolnione od podatku od towarów i usług są zobligowani do prowadzenia stosownych ewidencji. Jak ewidencjonować sprzedaż? Jakie dane powinna zawierać ewidencja? Czy sposób ewidencji jest zależny od innych obowiązków nałożonych przez ustawę? Odpowiedzi na te pytania udzielamy poniżej.

Ewidencjonowanie sprzedaży przez czynnego podatnika VAT - rejestry sprzedaży VAT

Czynny podatnik VAT jest zobligowany do prowadzenia dwóch rejestrów - sprzedaży oraz zakupu - dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług. Dane z tych rejestrów stanowią podstawę do wykazania odpowiednich kwot w deklaracjach rozliczeniowych VAT.

Rejestry VAT powinny zawierać zakres danych określonych w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT:

  • kwoty określone w art. 90 ustawy o VAT (sprzedaż mieszana),

  • dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

  • wysokość podatku należnego,

  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu

  • inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej,

  • w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Rejestry VAT mogą być rozbudowane o dodatkowe informacje, jednak wymogiem jest to, aby zawierały co najmniej informacje przedstawione powyżej.

Podstawę zapisu w rejestrze sprzedaży VAT stanowią m.in. faktury sprzedaży, ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, raporty z kasy fiskalnej, o których więcej w kolejnych punktach.

Faktury VAT w rejestrze sprzedaży VAT

Jeżeli czynny podatnik VAT dokonuje sprzedaży opodatkowanej, jest zobligowany do wykazania podatku VAT należnego bez względu na to, kto jest nabywcą (wyjątkiem jest sprzedaż zwolniona przedmiotowo z VAT - w jej przypadku wystarczy podanie podstawy, czyli wartości netto). Każdą sprzedaż, dokonywaną na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, podatnik powinien udokumentować fakturą.

Ważne!

Faktura każdorazowo stanowi podstawę do wykazania podatku VAT należnego w rejestrze. Co do zasady bowiem w przypadku faktur wystawionych do paragonu podatnik wykazuje podatek na podstawie raportu z kasy fiskalnej. Aby nie doszło do zdublowania VAT-u należnego, faktur do paragonu się wówczas nie księguje.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, 15 listopada 2015 r. wykonał usługę na rzecz firmy XYZ i zafakturował ją, wystawiając fakturę o numerze 20/2015. Zapłatę otrzymał 1 grudnia:

  • wartość netto: 500 zł,

  • VAT 23%: 115 zł,

  • wartość brutto: 615 zł.

Jak wykazać fakturę w rejestrze sprzedaży VAT?

Lp.

Data

Numer dokumentu

Kontrahent

Opis

Stawka

Wartość netto [PLN]

Kwota VAT [PLN]

1.

15-11-2015

20/2015

Firma XYZ

sprzedaż usługi

23%

500

115

Ważne!

W rejestrze sprzedaży VAT czynny podatnik VAT poza samą sprzedażą wykazuje także transakcje zagraniczne, np. import usług oraz WNT, w których jako nabywca zobowiązany jest do naliczenia podatku.

Raport z kasy fiskalnej w rejestrze sprzedaży VAT

Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, przedsiębiorca powinien pamiętać o obowiązku ujmowania jej na kasie fiskalnej. Przy czym należy pamiętać, że ustawodawca w zakresie tym przewidział szereg zwolnień (np. ze względu na limit, sprzedaż wysyłkowa itd.), o których więcej w artykule: Kasa fiskalna.

Podmioty, które ze zwolnienia z kasy nie mogą skorzystać, są zobligowane do drukowania raportów dobowych oraz miesięcznych. To właśnie one stanowią podstawę zapisów w rejestrze sprzedaży VAT. Podatnik sam decyduje o tym, czy podstawę do zapisów będą stanowiły raporty dobowe (powinien je ujmować na koniec dnia) lub raporty miesięczne (powinien je ujmować na koniec miesiąca).

Przykład 2.

Przedsiębiorca, posiadający kasę fiskalną, na koniec dnia 25 października 2015 r. wydrukował raport dobowy:

  1. sprzedaż opodatkowana stawką 23%:

    • wartość netto: 100 zł

    • VAT: 23 zł

    • wartość brutto: 123 zł

  2. sprzedaż opodatkowana stawką 8%:

    • wartość netto: 69 zł

    • VAT: 5,52 zł

    • wartość brutto: 74,52 zł

Ewidencji sprzedaży ujętej na kasie dokonuje na koniec każdego dnia. Jak wykazać raport dobowy z kasy fiskalnej w rejestrze sprzedaży VAT?

Lp.

Data

Numer dokumentu

Kontrahent

Opis

Stawka

Wartość netto [PLN]

Kwota VAT

[PLN]

1.

25-10-2015

ŁRO 25/10/2015

-

sprzedaż towarów

23%

100

23,00

2.

25-10-2015

ŁRO 25/10/2015

-

sprzedaż towarów

8%

69

5,52

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w rejestrze sprzedaży VAT

Podmioty, które korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych powinny ujmować w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Na jej podstawie na koniec każdego dnia dokonuje się wykazania podatku należnego. Co ważne, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna mieć postać zbroszurowaną i zawierać:

  • numer kolejny wpisu,

  • datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami/rachunkami,

  • kwotę przychodu.

Ponadto w przypadku czynnych podatników VAT ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna dodatkowo wyróżniać poszczególne stawki podatku od towarów i usług, tak by możliwe było na jej podstawie właściwe wyliczenie podatku VAT. 

Skutki nieprowadzenia rejestrów VAT przez czynnych podatników VAT

Konsekwencje nieprowadzenia rejestrów VAT zostały jasno określone w art. 60 Kodeksu karnego skarbowego:

§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 2. Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.

§ 4. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Co ważne, zgodnie z art. 53 § 21 kodeksu księgami są:

  • księgi rachunkowe,

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów,

  • ewidencja,

  • rejestr (w tym rejestry VAT),

  • inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.

Ewidencjonowanie sprzedaży przez podmioty zwolnione z VAT - ewidencja sprzedaży

Podmioty zwolnione z VAT są zobowiązane do prowadzenia stosownej ewidencji sprzedaży. O obowiązku tym mówi art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią powinna być to ewidencja za dany dzień (nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym). Przychody w tej ewidencji powinny być ujmowane na podstawie dowodów wewnętrznych, sporządzonych po każdym dniu sprzedaży lub ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub raportów z kasy fiskalnej.

Co ważne, podmiot zwolniony z VAT nie ma obowiązku prowadzenia rejestrów VAT ani ewidencji sprzedaży w takim wymiarze, jak to robią czynni podatnicy. Jest zobligowany natomiast do prowadzenia ewidencji sprzedaży dla celów podatku dochodowego (np. w formie KPiR - zasady ogólne, podatek liniowy lub ewidencji przychodów - ryczałt).

Skutki nieprowadzenia ewidencji sprzedaży przez podmioty zwolnione z VAT

Art. 109 ust. 2 ustawy o VAT jasno określa konsekwencje nieprowadzenia ewidencji sprzedaży przez podmioty zwolnione z VAT. Zgodnie z jego treścią  w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży, albo gdy prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23%.