Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie sprzedaży - wszystko co musisz wiedzieć!

Przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT, nie prowadzą rejestrów zakupu i sprzedaży VAT. Nie oznacza to, że nie dokonują żadnych innych zapisów przychodów i ewidencjonowanie sprzedaży nie jest dokonywane. Podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na obroty do 150 000 zł muszą prowadzić ewidencję sprzedaży, która pozwoli im określić przekroczenie kwoty limitu zwolnienia. Oprócz tego prowadzą inne ewidencje potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego.

Ewidencjonowanie sprzedaży

Podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na wysokość obrotów są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Dotyczy to podatników, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 000 zł.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub prowadzi ją w sposób nierzetelny, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wartość niezewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustala podatek przy zastosowaniu stawki 23 proc., bez prawa obniżenia kwoty podatku należnego.

W ustawie o VAT nie wskazano jakie dane powinna zawierać taka ewidencja, ale przyjmuje się, że należy wskazać co najmniej:

  • dane podatnika,

  • okres którego ewidencja dotyczy,

  • datę sprzedaży,

  • kwotę sprzedaży w PLN,

  • kwotę sprzedaży narastająco w ciągu roku w PLN.

Ewidencjonowanie sprzedaży dzięki powyższej formie pozwala przedsiębiorcy na pilnowanie przekroczenia limitu zwolnienia z VAT.

Zwolnienie ze względu na wysokość obrotów

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

Do wartości sprzedaży nie wlicza się m.in:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, a także sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

  • odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność w danym roku podatkowym, limit zwolnienia z VAT liczony jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Jeżeli wartość sprzedaży u podatników zwolnionych od podatku ze względu na obroty przekroczy kwotę 150 000 zł, zwolnienie traci moc, począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.

Co ważne, istnieją również wyjątki, które nie pozwalają na korzystanie ze zwolnienia z VAT ze względu na wysokość obrotów. Dotyczy to podatników dokonujących m.in:

  • dostaw towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem m.in energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0) czy wyrobów tytoniowych,

  • dostaw terenów budowlanych,

  • dostaw nowych środków transportu,

  • świadczących usługi prawnicze,

  • świadczących usługi w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT

Innym zwolnieniem, które przysługuje przy VAT, jest zwolnienie przedmiotowe ze względu na rodzaj wykonywanych czynności (art. 43 ustawy o VAT). W ramach tego zwolnienia ustawodawca zwolnił od podatku m.in.:

  • dostawę towarów wykorzystywanych wyłącznie na cele działalności zwolnionej od podatku, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego;

  • dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej, dokonywaną przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego;

  • dostawę budynków, budowli lub ich części, z wyjątkiem gdy:

    • dostawa jest dokonywana w ramach pierwszego zasiedlenia lub przed nim,

    • pomiędzy pierwszym zasiedleniem a dostawą budynku, budowli lub ich części upłynął okres krótszy niż 2 lata;

  • usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze;

  • usługi nauczania języków obcych oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, inne niż wymienione w pkt 26, pkt 27 i pkt 29;

  • usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Kto prowadzi ewidencję VAT

Podatnicy, z wyjątkiem tych wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz korzystających ze zwolnienia z VAT ze względu na obrót, są obowiązani prowadzić ewidencje zawierające:

  • dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

  • wysokość podatku należnego,

  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,

  • kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W tym przypadku ewidencjonowanie sprzedaży wygląda standardowo, bowiem z prowadzeniem rejestru VAT.

Świadczenie usług za granicę - ewidencjonowanie sprzedaży

Zgodnie z art. 109 ust. 3a, podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać:

  • nazwę usługi,

  • wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze,

  • moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju.

Ewidencja zakupów z Unii

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów co do zasady nie występuje w przypadku, gdy dotyczy towarów nabywanych przez podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (czyli ze względu na wysokość obrotów do 150 000 zł), jeżeli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego kwoty 50 000 zł. W takim przypadku podmioty te są obowiązane prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nie towarów z innych państw członkowskich. Prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 000 zł.

Podatnik na zasadach ogólnych

Przedsiębiorcy, którzy opodatkowani są podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych, są zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia podatkowej księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu jej prowadzenia. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany:

  • w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem,

  • prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, a w razie wykonywania działalności lombardowej lub kantorowej - także wspomnianych wcześniej ewidencji.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,

  • datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,

  • kwotę tego przychodu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podwójna ewidencja

Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży dla celów VAT, mogą w ewidencji sprzedaży dla celów podatku dochodowego w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (które w normalnych okolicznościach nie mogłyby korzystać ze zwolnienia z VAT) oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję sprzedaży (jak dla nievatowców) lub rejestr sprzedaży (rejestr VAT), zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane:

  • datę i kolejny numer zestawienia,

  • sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Podatek ryczałtowy

Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencjęprzychodów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody z najmu, dzierżawy wykonywanej poza działalnością gospodarczą, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.

Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży (w przypadku nievatowca) lub rejestr sprzedaży VAT, może zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów, pod warunkiem że:

  • dane wykazane w tej ewidencji pozwolą na wyodrębnienie z obrotów, w rozumieniu ustawy o VAT, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,

  • po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu,  z uwzględnieniem różnic między obrotem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym (w przypadku kiedy w obydwu podatkach obowiązek podatkowy występuje w różnych momentach).

Powyższa regulacja wynika z par. 11 rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnicy ci są jednak obowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę.

Wprowadzenie kas fiskalnych

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ustawodawcy przewidzieli w tym zakresie jednak wyjątki, z których najbardziej popularnym jest zwolnienie z kasy do limitu 20 000 zł w skali roku.

Rozporządzenie MF z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących wyszczególnia również ewidencje, których prowadzenie jest konieczne w przypadku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Ewidencjonowanie sprzedaży - ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji (czyli w wystawionym na urządzeniu fiskalnym paragonie) przedsiębiorca dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

  • błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

  • krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki,

  • dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W takim wypadku przedsiębiorca ma obowiązek ujęcia na kasie sprzedaży w prawidłowej wysokości.

Uwaga!

Pobierz darmowy wzór ewidencji oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej

Ewidencja zwrotów - kasa fiskalna

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

  • datę sprzedaży,

  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.