Import towarów jest jedną z czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT i w tym zakresie temat ten został wielokrotnie omówiony. Natomiast w poniższym artykule omówimy import towarów w KPiR z uwzględnieniem przypadku, gdy faktura dokumentująca zakup wpływa w innym okresie rozliczeniowym niż sam towar.
Moment ujęcia w KPiR wydatku na zakup towarów importowanych
Na początku wskażmy na istnienie pewnych rozbieżności w zakresie przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Otóż w myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Dodatkowo w tym zakresie należy zwrócić uwagę na regulacje dotyczące sporządzania opisu towaru handlowego. Jak wynika z treści § 15 rozporządzenia, otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.
Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego.
Opis powinien zawierać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, liczba (ilość) i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
Jeżeli podatnik otrzymał materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Natomiast stosownie do treści § 23 zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15, gdzie wymieniono m.in. faktury.
Jednocześnie należy pamiętać, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się, zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu.
Import towarów w KPiR na przykładach
Mając powyższe na uwadze oraz przechodząc do praktycznego wytłumaczenia zaprezentowanych przepisów, należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy podatnik otrzymuje towary handlowe oraz faktury dokumentujące otrzymanie tych towarów w różnych okresach rozliczeniowych, lub faktury dokumentujące nabycie towaru dostarczane są wraz z towarem, jednak z datą wystawienia dotyczącą poprzedniego okresu rozliczeniowego, ujęcie ich w prowadzonej dla celów ewidencyjnych podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinno nastąpić w dwojaki sposób, tj. na podstawie wystawionej faktury lub na podstawie opisu otrzymanego towaru handlowego.
Pierwszy przypadek będzie dotyczył sytuacji, gdy faktura dokumentująca dokonanie zakupu, dostarczona wraz z towarem została wystawiona w poprzednim okresie rozliczeniowym. Wówczas zapisu dotyczącego poniesienia wydatków związanych z nabyciem towaru należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie otrzymanej faktury.
Przykładowo, gdy podatnik z Polski dokonuje importu towaru, który trafia do niego w maju, natomiast faktura dołączona do towaru wystawiona jest w kwietniu, to import towarów będzie kosztem kwietnia.
W takim przypadku w kolumnie 2 księgi należy wpisać datę zdarzenia gospodarczego, tj. datę wystawienia faktury, gdyż to ona co do zasady dokumentuje zdarzenia gospodarcze, których dotyczy. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Uwagi” należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem.
Drugi przypadek dotyczyć będzie sytuacji, gdy podatnik otrzymuje towar przed otrzymaniem faktury (faktura wpływa w kolejnych okresach rozliczeniowych). W takim wypadku podatnik zobowiązany jest do sporządzenia opisu otrzymanego towaru handlowego w sposób wskazany w § 15 ust. 2 ww. rozporządzenia, chyba że wraz z towarem otrzymywana jest specyfikacja dostawy.
Zatem w sytuacji, gdy towar handlowy i faktura dokumentująca jego nabycie zostaną dostarczone w różnych miesiącach, wówczas w związku z brakiem, na koniec miesięcznego okresu rozliczeniowego, faktury potwierdzającej nabycie ww. towaru, zapisu w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczącego nabycia tego towaru należy dokonać na podstawie opisu towaru sporządzonego niezwłocznie po jego otrzymaniu (lub specyfikacji dostawy w razie jej otrzymania), będącego dowodem zakupu.
Natomiast faktura otrzymana w terminie późniejszym stanowi w tym przypadku jedynie potwierdzenie zawartej uprzednio transakcji, lecz może rodzić obowiązek dokonania korekty, jeżeli wynikające z niej dane nie pokrywają się z danymi wynikającymi ze sporządzonych uprzednio dokumentów, stanowiących podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przykładowo, jeżeli podatnik dokonujący importu towarów otrzyma towar bez faktury w maju, to powinien sporządzić jego opis i na tej podstawie zaksięgować jego wartość w kosztach w dacie otrzymania. Jeśli faktura od sprzedawcy wpłynie w czerwcu, to pozostaje ona neutralna – podatnik nie musi korygować zapisów dokonanych w maju.
Trzeci przypadek to sytuacja, w której jednocześnie, tj. w tym samym miesiącu, podatnik otrzymuje fakturę wraz z towarem. W takiej sytuacji podstawą księgowania wydatku będzie wystawiona faktura.
Jeżeli np. podatnik otrzyma w maju towar wraz z fakturą wystawioną w maju, to podstawą zapisu w KPiR będzie faktura.
Na koniec wskażmy, że dany koszt związany z importem towaru należy ująć w następujących kolumnach KPiR:
- cenę nabycia importowanego towaru w kolumnie nr 10;
- ewentualne cło z tytułu importu w kolumnie nr 10;
- koszty dodatkowe, takie jak usługa agencji celnej, usługa transportowa, usługa ubezpieczeniowa itp., w kolumnie nr 11 dotyczącej kosztów ubocznych zakupu.
Z uwagi na fakt, że KPiR prowadzi się w języku i walucie polskiej, należy na zakończenie zaznaczyć, że zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o PIT koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Będzie to zatem kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
