Właściciele mikro- i małych firm, którzy spełniają kryteria przychodowe, mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Uproszczona, czyli tzw. mała księgowość, pozwala na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i środków finansowych, których rozliczanie przy pomocy ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) niewątpliwie pochłania o wiele więcej. W niniejszym artykule przedstawimy na czym polega mała księgowość, jakie warunku należy spełniać, żeby móc z niej korzystać oraz jak ją prowadzić.
Czym jest mała księgowość i kiedy znajduje zastosowanie?
Mała księgowość to forma księgowości uproszczonej przeznaczona dla mikro- i małych przedsiębiorców. Opiera się ona głównie na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów zryczałtowanego podatku dochodowego. Księgowość uproszczona jest przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą samodzielnie bądź w formie spółki cywilnej. Z tego rodzaju księgowości skorzystać mogą także spółki prawa osobowego, tj. spółki jawne oraz partnerskie. Konieczność prowadzenia pełnej księgowości dotyczy natomiast spółek osobowych komandytowych i komandytowo-akcyjnych oraz spółek kapitałowych – spółek z o.o. i akcyjnych.
Wskazane podmioty mogą korzystać z małej księgowości jedynie w sytuacji, gdy przychody z ich działalności nie przekraczają 2 milionów euro liczonych w poprzednim roku rachunkowym. Po przekroczeniu wskazanego limitu przedsiębiorca ma obowiązek przejść na pełną księgowość, czyli rozliczanie się przy pomocy ksiąg rachunkowych.
Kiedy należy wybrać rodzaj prowadzonej księgowości?
Formę księgowości należy wybrać już podczas rejestracji działalności gospodarczej. Informację o prowadzeniu uproszczonej bądź pełnej księgowości należy zamieścić w formularzu CEIDG-1. Łącznie z rejestracją księgowości trzeba zdecydować o okresach płatności – miesięcznym bądź kwartalnym.
Formularz CEIDG-1 można złożyć przy pomocy:
- wniosku online – podpisując go podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego (tzw. EPUAP);
- przygotowanego wniosku online, wydrukowanego i złożonego bezpośrednio w urzędzie miasta lub gminy;
- wypełnionego ręcznie na formularzu pobranym i złożonym w urzędzie miasta lub gminy;
- złożenia wniosku w formie listownej na adres urzędu miasta lub gminy – przy wyborze tej opcji nieodzowny jest podpis wniosku potwierdzony notarialnie.
Mała księgowość a księga przychodów i rozchodów
Mikro- i mali przedsiębiorcy rozliczenia z prowadzonej działalności opierają głównie na księdze przychodów i rozchodów (dalej jako KPiR). KPiR to prosta ewidencja pozwalająca zapisywać przychody i koszty firmy. Dzięki niej przedsiębiorca może z łatwością wyliczyć kwoty zaliczki na podatek dochodowy. Z kolei podatek ten opłacać mogą na zasadach ogólnych – 17% (17,75% do końca 2019 roku) lub 32% (po przekroczeniu limitu przychodów) lub w formie liniowej – niezmiennie w wysokości 19%.
KPiR należy założyć w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej albo 1 stycznia danego roku podatkowego w przypadku przejścia z pełnej na uproszczoną księgowość. Omawiana ewidencja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Rozliczenie z KPiR powinno zostać sporządzone do 20. dnia ostatniego miesiąca wybranego okresu rozliczeniowego.
Prócz przychodów omawiana księga posiada także ewidencję rozchodów, czyli kosztów. Mogą one być ujęte w dwojaki sposób – metodą memoriałową bądź uproszczoną. Memoriałowa metoda rozliczania kosztów polega na podzieleniu kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem. Koszty pośrednie obejmujące dwa lata podatkowe należy podzielić proporcjonalnie na lata, których dotyczą. W metodzie uproszczonej koszty wykazuje się w dacie ich poniesienia.
Mała księgowość a ryczałt ewidencjonowany
Przedsiębiorcy uprawnieni do rozliczania się w uproszczonej formie zamiast KPiR, mają prawo skorzystać z formy opłacania podatku w postaci ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorca, korzystając z ewidencji, ma obowiązek wyliczenia podatku wyłącznie od osiągniętych w danym roku przychodów, koszty nie są w żaden sposób brane pod uwagę.
Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać z ryczałtu. Nie wybiorą go podmioty, które prowadzą działalność w zakresie:
- wykonywania wolnych zawodów, z wyjątkiem lekarza, technika dentystycznego, felczera, położnej, pielęgniarki, tłumacza oraz nauczyciela;
- prowadzenia aptek, lombardów oraz kantorów;
- wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii;
- działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.
[alert-info]Zasadniczo możemy wyróżnić pięć stawek podatku ryczałtowego: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%. Podatek ten zależny jest od rodzaju prowadzonej działalności.
Mała księgowość a VAT
Oprócz rozliczania się z KPiR lub ryczałtu ewidencjonowanego, podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący jednocześnie czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek prowadzenia rejestru VAT zakupu i sprzedaży. Rejestr ten jest niezbędny do wyliczenia wysokości zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług. Na podstawie omawianego rejestru wypełniane są także deklaracje rozliczeniowe VAT (7 lub 7K).
Mała księgowość a ewidencja środków trwałych
Prowadzenie KPiR zobowiązuje także do prowadzenia innych ewidencji. Wśród nich należy wskazać ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z przepisami art. 22a i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PIT) do środków trwałych należy zaliczyć każdy składnik majątku kompletny i zdatny do użytku, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, którego wartość początkowa przekracza 10 tys. zł (dla podatnika VAT chodzi o wartość netto, dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT – brutto).
Za środki trwałe należy traktować przede wszystkim:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu.
Ponadto przedmioty te powinny być wykorzystywane przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą albo być oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Oddzielną regulację środków trwałych zawiera ustawa o rachunkowości. W jej rozumieniu środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. W szczególności zaliczyć do nich należy:
- nieruchomości – grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, jak również będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, a także spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
- ulepszenia w obcych środkach trwałych;
- inwentarz żywy.
Środki trwałe podlegają amortyzacji. Należy je rozliczać w kosztach rozłożonych w czasie, poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Trzeba pamiętać, że jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 tys. zł netto, to podatnik nie ma obowiązku wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Poniesiony wydatek na ten środek może bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym środek został oddany do użytkowania.
Pomimo możliwości umieszczenia danego składnika majątkowego w jednym z wyżej wymienionych rodzajach środków trwałych, nie wszystkie z nich podlegają amortyzacji. Ustawa o PIT wyłącza składniki majątku, których wartość przekracza 10 tys. zł i można zaliczyć je do środków trwałych, ale nie podlegają amortyzacji. Dotyczy to w szczególności:
- gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów;
- budynków mieszkalnych wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokali mieszkalnych, służących do prowadzenia działalności gospodarczej lub wydzierżawione albo wynajmowane na podstawie umowy – dotyczy to tylko takiej sytuacji, gdy jako podatnik nie zdecydujesz się na ich amortyzowanie;
- dzieł sztuki i eksponatów muzealnych;
- wartości firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż przez jej nabycie w drodze kupna;
- składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. W tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano prowadzenia tej działalności.
Mała księgowość – podsumowanie
Mała księgowość jako forma księgowości uproszczonej przeznaczona została dla mikro- i małych przedsiębiorców. Przedsiębiorca musi spełniać dwie przesłanki, aby móc z niej skorzystać Po pierwsze, jego roczne przychody nie mogą przekraczać kwoty 2 milionów euro, liczonych za poprzedni roku rachunkowy. Po drugie, przedsiębiorca musi korzystać z opodatkowania na zasadach ogólnych lub opodatkowania liniowego.
Uproszczona księgowość nie zawiera wielu skomplikowanych ewidencji czy wykazów, zaś ich rozliczanie jest stosunkowo proste. W przypadku wielu rodzajów działalności może być prowadzona przez samego przedsiębiorcę, bez potrzeby korzystania z usług biur rachunkowych. Korzystanie z małej księgowości samodzielnie lub powierzając rozliczanie księgowemu, w każdym wypadku pozwoli istotnie zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Mimo możliwości skorzystania przez mikro- i małych przedsiębiorców z pełnej księgowości, taki wybór jest rzadkością – co zupełnie nie dziwi przy uproszczeniach, jakie zapewnia firmom mała księgowość.
