Zatrudnienie pracownika wiąże się z szeregiem różnych obowiązków po stronie pracodawcy. Dotyczy to także powinności administracyjno-podatkowych. Te z kolei wymagają niekiedy złożenia odpowiednich oświadczeń, takich jak choćby PIT-2 lub oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów. Czy obowiązek ten dotyczy również pracownika, który nie ma jeszcze 26 lat?
Oświadczenia podatkowe nowego pracownika
Jeśli dokonujemy zatrudnienia pracownika mieszkającego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, musimy pamiętać, aby wypełnił on dwa rodzaje oświadczeń podatkowych:
- oświadczenie do celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – pomocny w tym zakresie będzie formularz PIT-2,
- oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów.
Powyższe dokumenty pozwalają pracodawcom, a w zasadzie ich księgowym, na dokładne określenie zaliczek podatkowych odciąganych od pensji zatrudnionej osoby w ciągu całego roku. Do 1 sierpnia 2019 roku oświadczenia te były stosowane względem pracowników bez względu na ich wiek, po tej dacie sytuacja uległa jednak zmianie – wszystko przez wprowadzenie zwolnienia podatkowego dla młodych pracowników.
Zwolnienie podatkowe poniżej 26. roku życia
Chcąc ułatwić start finansowy młodym pracownikom, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie zwolnienia podatkowego dla wszystkich osób, które podejmują zatrudnienie jeszcze przed ukończeniem 26. roku życia. W przypadku takich pracowników firmy nie muszą odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy, zaś podczas rozliczeń się z urzędem skarbowym należy wypełnić odpowiednie rubryki w składanym zeznaniu (uwzględniające omawiane zwolnienie podatkowe).
Pamiętajmy, że zwolnienie to nie dotyczy jednak wykonywania jednoosobowej działalności gospodarczej – w tym przypadku młody przedsiębiorca nie może skorzystać z ulgi podatkowej i niestety musi odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy. Zdaniem ustawodawcy młody przedsiębiorca nie powinien korzystać z omawianej ulgi, ponieważ ma do dyspozycji półroczny okres zwolnienia z obowiązku opłacania składek do ZUS-u, a następnie 2-letni okres tzw. preferencyjnego ZUS-u. Dołożenie kolejnej ulgi podatkowej byłoby zbyt dużym przywilejem.
Oświadczenie PIT-2 dla młodego pracownika
Pracownik, który nie ukończył 26. roku życia i chce skorzystać z omawianej ulgi podatkowej, powinien złożyć na ręce swojego pracodawcy stosowne oświadczenie w tym zakresie. Nie robi tego jednak na formularzu PIT-2, lecz w zwykłej formie pisemnej. Treść takiego oświadczenia może być następująca:
Powyższe oświadczenie należy doręczyć pracodawcy osobiście lub listem poleconym – ważne jest, aby pracownik posiadał dowód doręczenia takiego pisma swojemu przełożonemu. W dniu, w którym zatrudniony kończy 26 lat, powyższe oświadczenie traci swoją moc, a pracownikowi należy od tego momentu pobierać zaliczki na podatek dochodowy. Dopiero w tym momencie powinien on złożyć PIT-2.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że podatnik nigdy nie ma obowiązku złożenia PIT-2 (jest to jego uprawnienie). Dodatkowo pracownik nie może skorzystać z takiej opcji, jeśli pobiera emeryturę lub rentę, otrzymuje świadczenia z FP i FGŚP, uzyskuje dochody pochodzące z innych źródeł niż dzierżawa, najem, działalność gospodarcza czy członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną.
Oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów a młody pracownik
Zgodnie z treścią art. 32 ust. 3a, 4 i 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik może złożyć na ręce swojego pracodawcy oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów. Taka możliwość pojawia się, gdy zatrudniony chce, aby na etapie poboru od niego zaliczki na podatek dochodowy pracodawca stosował wobec niego podwyższone koszty uzyskania przychodów w kwocie 300 zł miesięcznie.
Pracownik, który zdecyduje się na złożenie takiego oświadczenia, musi wskazać, że jego miejsce zamieszkania (stałego lub czasowego) znajduje się poza miejscem siedziby zakładu pracy, w której wykonuje swoje obowiązki. Jednocześnie musi oświadczyć, że z tytułu wykonywania swojej pracy nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Powyższe oświadczenie jest składane jednorazowo, chyba że nastąpi zmiana adresowa miejsca zamieszkania zatrudnionego – wówczas należy złożyć nowe pismo.
Oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów może być złożone przez każdego pracownika, także tego, który nie ukończył 26. roku życia i korzysta z prawa do zerowego PIT. Zgodnie bowiem z treścią art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów przysługują podatnikowi również wtedy, gdy podatnik nie uzyskuje przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych. Dla zastosowania powyższych kosztów wystarczy, że podatnik świadczył pracę. Fakt zwolnienia go z konieczności pobierania zaliczek na podatek dochodowy nie ma tutaj znaczenia.
Młody pracownik, który chciałby złożyć wspomniane oświadczenie, podlega takim samym wymaganiom jak reszta zatrudnionych osób w firmie, tzn. musi wykazać fakt zamieszkiwania (stałego lub czasowego) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba jego zakładu pracy. Oczywiście nie wolno mu także pobierać dodatku za rozłąkę z tego tytułu.
Oświadczenia młodego pracownika, który nie korzysta z ulgi podatkowej
Przepisy podatkowe wprowadziły możliwość stosowania ulgi przez pracowników, którzy nie ukończyli jeszcze 26 lat. W praktyce nie oznacza to jednak, że ta zasada jest stosowana z mocy samego prawa. Zatrudniony może bowiem wybrać, czy chce skorzystać z omawianej ulgi, a jeśli tak, to przez jaki okres. Teoretycznie możliwe jest zatem, że zatrudniony będzie chciał, aby pracodawca odprowadzał za niego zaliczki na podatek dochodowy, a następnie rozliczy się on na takich samych zasadach jak starsi pracownicy. W tym przypadku nie dojdzie do wykorzystania PIT-0.
Powyższa sytuacja ma duże znaczenie, jeśli chodzi o składanie PIT-2. Jeżeli pracownik nie korzysta z ulgi podatkowej przysługującej mu do ukończenia 26. roku życia, może złożyć oświadczenie PIT-2 bez względu na swój wiek. Oczywiście ma na to ograniczony czas, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien dopełnić tego obowiązku:
- przed uzyskaniem swojej pierwszej wypłaty – gdy jest nowo zatrudnionym pracownikiem;
- przed otrzymaniem pierwszego wynagrodzenia (przelewu) za pracę w nowym roku podatkowym – gdy jest już zatrudniony od co najmniej roku.
Rezygnacja z ulgi podatkowej przysługującej młodym pracownikom nie ma jednak wpływu na oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów. Jak była mowa wcześniej, jest ono niezależne od wieku zatrudnionego.
Podsumowanie
Pracownik, który nie ukończył 26. roku życia, ma prawo skorzystać z ulgi podatkowej, która wiąże się w brakiem konieczności odprowadzania za niego zaliczek na podatek dochodowy. Jeśli zdecyduje się skorzystać z tej ulgi, nie ma on obowiązku składania PIT-2, może jednak złożyć oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W przypadku rezygnacji z omawianej ulgi pracownik może jednak złożyć PIT-2, przy czym musi to zrobić w odpowiednim czasie.
