Mam dwa sklepy w dwóch różnych miastach, które prowadzę w ramach działalności gospodarczej. Jeden z nich użytkuję na podstawie umowy użyczenia lokalu (nieodpłatnie). Na jakiej zasadzie mogę zaliczać faktury za media (ogrzewanie gazowe, energia elektryczna) do kosztów firmowych, gdy są one wystawione na inne osoby?
Karina, Międzyrzecz
Proszę mieć przede wszystkim na uwadze, że na gruncie przepisów podatkowych podatnik, który dla celów działalności gospodarczej korzysta z lokalu oddanego mu w bezpłatne używanie co do zasady uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, zaliczany do przychodów z działalności gospodarczej. Od tej zasady są jednak nieliczne wyjątki, między innymi jeżeli umowa została zawarta z członkiem najbliższej rodziny (I lub II grupa podatkowa). W tej sytuacji nie wystąpi konieczność wykazywania przychodu z nieodpłatnych świadczeń.
W kwestii rozliczania kosztów rozumiem, że cała powierzchnia lokalu wykorzystywana jest w prowadzonej przez Panią działalności. To znaczy, że faktura nie została wystawiona na Panią jako przedsiębiorcę (czyli nie zawiera Pani danych, w tym numeru NIP) i nie może Pani odliczyć od niej podatku VAT. Należy zaksięgować wydatek w wartości brutto do KPiR na dowód wewnętrzny, pod który należy podpiąć kopię faktury wraz z potwierdzeniem zapłaty. Dodatkowo proszę pamiętać, że z zawartej umowy użyczenia powinny wynikać warunki rozliczania bieżących opłat eksploatacyjnych określające, że to Pani ponosi koszt.
Natomiast w sytuacji, gdy wykorzystuje Pani tylko część lokalu (np. pokój) wówczas powinna Pani obliczyć na podstawie proporcji stosunek powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe do ogólnej powierzchni mieszkania i na tej podstawie wyliczyć wartość, jaka będzie mogła być uznana za koszt podatkowy firmy.
