Niektóre rodzaje wydatków ponoszone przez przedsiębiorców charakteryzują się tym, że dotyczą w części działalności gospodarczej, a w części – celów osobistych przedsiębiorcy. Przy czym nie chodzi tutaj o działalność zwolnioną z podatku VAT, ale o tym także wspominamy w niniejszej publikacji. Trzeba jednak zadać sobie pytanie, czy zakup usługi wykorzystanej w firmie i prywatnie kwalifikuje się do tego, aby odliczyć podatek VAT naliczony z tytułu jej nabycia?
Odliczenie podatku VAT naliczonego
Czym jest odliczenie podatku VAT naliczonego?
Przedsiębiorca, który zarejestruje się jako czynny podatnik VAT, ma obowiązek:
- zidentyfikować odpowiednią stawkę podatku VAT (ewentualnie zwolnienie przedmiotowe z VAT, jeżeli dotyczy) dla sprzedawanych towarów lub usług;
- opodatkować podatkiem VAT (należnym) według właściwej stawki VAT realizowaną sprzedaż towarów lub usług;
- prowadzić ewidencję VAT (JPK_V7).
Podatek VAT, który przedsiębiorca dolicza do zrealizowanej sprzedaży, to podatek VAT należny. Określany on jest jako podatek VAT do zapłaty. Natomiast dokonując zakupów towarów lub usług na cele działalności, podatnik ma prawo zmniejszyć (obniżyć) go o podatek VAT z faktur zakupu.
Sprzedaż prowadzona w działalności | Zakup na cele działalności |
Podatek VAT należny | Podatek VAT naliczony |
Należy wspomnieć o podstawowej zależności pomiędzy podatkiem VAT należnym a naliczonym.
W danym okresie rozliczeniowym (miesiąc, kwartał) | ||||
Podatek VAT należny | > | Podatek VAT naliczony | = | Podatek VAT do zapłaty |
Podatek VAT naliczony | > | Podatek VAT należny | = | Nadwyżka podatku VAT:
|
Prawo do odliczenia podatku VAT
Jak wskazuje art. 86 ustawy o VAT, czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek VAT z faktur zakupu (dokumentów celnych), a więc obniżyć podatek VAT należny. Jednak może tego dokonać w takim stopniu, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane:
- w działalności oraz
- do wykonywania sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT w ramach tej działalności.
- są przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT (nawet 0% VAT) w ramach prowadzonej działalności;
- nie są przeznaczone na sprzedaż zwolnioną (w ramach prowadzonej działalności) w części lub w całości.
Realizacja prawa do odliczenia podatku VAT
Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury to jedna sprawa. Druga to realizacja tego prawa.
Czynny podatnik VAT może zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury (lub z dokumentu celnego) za nabycie towarów lub usług w rozliczeniu za okres, w którym wobec tych zakupów dokonanych przez czynnego podatnika VAT powstał obowiązek podatkowy w VAT.
1. | 2. | 3. | 4. |
Czynny podatnik VAT nabył towar lub usługę | Otrzymał od sprzedawcy fakturę | U sprzedawcy w miesiącu X powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej sprzedaży | W okresie powstania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy – nabywca może zrealizować odliczenie VAT |
Jeżeli nabywca – czynny podatnik VAT nie mógł zrealizować prawa do odliczenia podatku VAT w miesiącu powstania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy, to może jeszcze go zrealizować (odliczyć VAT naliczony z faktury):
- przez 3 kolejne miesiące kalendarzowe (przy miesięcznym okresie rozliczeniowym);
- przez 2 kolejne kwartały rozliczeniowe (przy kwartalnym okresie rozliczeniowym).
Zakup usługi wykorzystanej w firmie i prywatnie
Przedsiębiorcy niekiedy kupują towar/materiał w części przeznaczony na działalność, a w części – na cele osobiste.
Obliczenie, ile podatku VAT przedsiębiorca będzie mógł odliczyć z takiej faktury zakupu, nie jest problematyczne. Towar i materiał określane są przede wszystkim w ilościach (niekiedy w metrach, litrach itp.). Przedsiębiorca może określić, że 100 sztuk materiału przeznacza na działalność, a 50 na cele prywatne. Większa wątpliwość powstaje, gdy przedmiotem zakupu są usługi.
Powołując się na ww. przepisy, czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek VAT z faktur zakupu (dokumentów celnych) w takim stopniu, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane:
- w działalności oraz
- do wykonywania sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT w ramach tej działalności.
Prawodawca zaznaczył więc, że czynny podatnik VAT może odliczyć tylko tę część (przypadającą na cele prowadzonej działalności) podatku VAT naliczonego od zakupionych towarów lub usług.
Jeżeli więc przedsiębiorca (czynny podatnik VAT) kupuje usługę, która przeznaczona jest w części na działalność, a w części na cele prywatne, to będzie zobligowany do rozdzielenia podatku VAT wynikającego z faktury za nabycie tej usługi na:
- część przypadającą na działalność (sprzedaż opodatkowaną VAT);
- część przypadającą na cele prywatne.
Dokonanie rozdzielenia zakupionej usługi nie jest rzeczą najłatwiejszą. Ponadto ustawodawca nie określił żadnej metody, na podstawie której można dokonać takiego podziału.
Należy podkreślić, że przedsiębiorca powinien domagać się wystawienia 2 dokumentów sprzedaży, gdzie jeden jest wystawiony na firmę i dotyczy tylko wydatku firmowego, a drugi jest wystawiony na osobę fizyczną i dotyczy tylko celów prywatnych.
Co jednak w sytuacji, gdy faktura jest wystawiona na firmę, a zakupiona usługa dotyczy także celów osobistych przedsiębiorcy?
Odliczenie podatku VAT od usługi nabytej w części na działalność, a w części prywatnie – ujęcie procentowe
Jednym ze sposobów na wyodrębnienie podatku VAT naliczonego z faktury za usługę przeznaczoną na działalność i na cele prywatne jest tzw. podział procentowy.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zakupił usługę malowania ogrodzenia, który w części otacza biuro, a w części – grunt niezabudowany (niedotyczący działalności). Otrzymał fakturę wystawioną na firmę na całość usługi w kwocie 5000 zł netto, 1150 zł VAT.
Był on w stanie jednoznacznie obliczyć, że 30 metrów ogrodzenia dotyczy części biurowej, a pozostałe 130 metrów ogrodzenia dotyczy części otaczającej grunt niezabudowany.
Z faktury zakupu za malowanie:
- odliczy kwotę podatku VAT – 215,63 zł;
- nie odliczy kwoty podatku VAT – 934,37 zł.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zakupił usługę remontu biura i garażu. Po zakończeniu remontu otrzymał fakturę za wykonaną usługę. Z uwagi na jedną kwotę poprosił sprzedawcę o rozdzielenie jej na koszt remontu garażu, biura i części wspólnej. Wielkość części wspólnej wynosi 50 m2.
Przedsiębiorca uzyskał informację o podziale. Jednak najwięcej problemów w VAT sprawi mu rozliczenie usługi dotyczącej części wspólnej, która opiewa na sumę 15 000 zł netto, 3450 zł VAT. Co powinien zrobić w takim wypadku?
Powinien w pierwszej kolejności określić:
- który fragment z części wspólnej będzie przeznaczony na cele działalności (sprzedaży opodatkowanej VAT);
- który fragment z części wspólnej nie będzie przeznaczony na cele działalności (sprzedaży opodatkowanej VAT).
Przedsiębiorca z całą pewnością określił, że 10 m2 części wspólnej dotyczy biura, a więc działalności (sprzedaży opodatkowanej VAT), natomiast pozostałe 40 m2 dotyczy garażu (cele osobiste przedsiębiorcy).
W takim wypadku przedsiębiorca obliczy proporcję procentową i na jej podstawie:
- odliczy kwotę podatku VAT 🡪 690 zł;
- nie odliczy kwoty podatku VAT 🡪 2760 zł.
Warto końcowo dodać, że gdy zdarzy się, iż przedsiębiorca nie będzie mógł zakwalifikować zakupionej usługi ani do części niezwiązanej z działalnością, ani do części z nią związanej, wówczas będzie musiał zastosować współczynnik proporcji dla celów VAT.
Mówi o tym m.in. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2018 roku (sygn. 0115-KDIT1-1.4012.306.2018.2.DM).
