Ponad 30% firm upada w ciągu jednego roku od wejścia na rynek. Kolejnym 30% nie udaje się przetrwać kolejnych dwóch lat. Statystyki są nieubłagane. Nie oznacza to oczywiście, że nie warto próbować prowadzenia działalności gospodarczej. Po prostu nie każdy pomysł nadaje się w określonych okolicznościach do realizacji. Należy się nie poddawać i realizować swoje marzenia, ale mieć przy tym jednak z tyłu głowy, że być może będzie należało zamknąć jedną firmę i skupić się nad rozkręceniem innej, bardziej przyszłościowej i dochodowej. Zresztą nie tylko złe warunki rynkowe mogą przyczynić się do stagnacji w biznesie. Bardzo często są to inne przyczyny jak problemy rodzinne przedsiębiorcy czy podupadnięcie przez niego na zdrowiu. Czasami nawet dobrze radzącą sobie działalność należy wyhamować, chociażby tymczasowo, aby być w stanie poradzić sobie z poważniejszymi i bardziej istotnymi problemami. Niezależnie jednak od tego, czy przedsiębiorca nosi się z zamiarem zamknięcia firmy, czy tylko czasowego wstrzymania jej dalszej działalności, musi to dobrze przemyśleć. Zawieszenie działalności gospodarczej oraz jej likwidacja różnią się od siebie nie tylko procedurą, ale także skutkami prawnymi.
Zawieszenie działalności a likwidacja - czym się różnią?
Oczywistą i zarazem najistotniejszą różnicą między omawianymi instytucjami jest to, że zawieszenie działalności jest tymczasowe i odwracalne. Likwidacja firmy jest natomiast ostateczna i permanentna. Wydawać by się zatem mogło, że jedynym prawidłowym wyborem będzie zawsze zawieszenie działalności, gdyż pozwala ono przeczekać każdy gorszy okres i wrócić do prowadzenia firmy w korzystniejszym czasie. Nie jest to jednak tak proste. Zawieszenie nie może trwać wiecznie, a w jego czasie przedsiębiorca dalej ma określone obowiązki wobec państwa. Dodatkowo nie zawsze wstrzymanie się z działalnością jest możliwe. Niekiedy jedynym wyjściem pozostaje likwidacja przedsiębiorstwa. Kiedy zatem można zawiesić działalność gospodarczą, a kiedy należy ją zamknąć? O tym w niniejszym artykule.
Kiedy należy zacząć się zastanawiać nad zawieszeniem lub zamknięciem firmy?
Jak wskazano na wstępie, powodów do zamknięcia firmy może być wiele. Jednak w większości wypadków przedmiotowe decyzje podejmowane są w zasadzie na podstawie kilku okoliczności. Trzeba już tutaj podkreślić, że do biznesu nie należy się przywiązywać czy obdarzać go głębszymi uczuciami. Jeżeli ma on przynosić zyski, a nie same straty, przedsiębiorca przy podejmowaniu większości decyzji powinien kierować się chłodną kalkulacją. Nie inaczej jest przy decyzji o zawieszeniu lub zamknięciu firmy. Trzeba zdawać sobie sprawę, że niekiedy zbyt długie oczekiwanie na „lepsze czasy” może mieć naprawdę przykre konsekwencje, głównie te w postaci wysokich długów. O wiele lepsze jest zamknięcie firmy zawczasu, aniżeli konieczność ogłoszenia upadłości.
Nie ma co ukrywać, pierwszym i najważniejszym powodem, jaki powinien pchnąć przedsiębiorcę do podjęcia decyzji o wyhamowaniu biznesu, jest fakt generowania przez firmę wyższych kosztów niż przychodów. Oczywiście nie chodzi tu o etap rozkręcania przedsiębiorstwa, kiedy wysokie inwestycje mogą okazać się kluczowe dla rozwoju działalności. Chodzi o ten czas, kiedy firma powinna zacząć już na siebie zarabiać i przynosić profity swoim właścicielom. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo wymaga stałego dokładania środków finansowych, należy mocno zastanowić się nad jego dalszym utrzymywaniem.
Trzeba przy tym pamiętać, że „czas to pieniądz”, a co za tym idzie, jeżeli firma uzyskuje zysk, lecz jest on na tyle niewielki, że ledwie starcza na utrzymanie się, warto zastanowić się nad zaprzestaniem prowadzenia biznesu. W końcu w tym samym czasie można rozpocząć inną działalność lub po prostu znaleźć pracę na etacie.
Będąc w temacie płynności finansowej, nie można nie pochylić się nad branżami sezonowymi. Prowadząc biznes sezonowy, dochód uzyskiwany jest jedynie przez kilka miesięcy w roku. W takiej sytuacji należy zastanowić się, czy w czasie tzw. martwego okresu nie jest bardziej opłacalne zawieszenie działalności, niż regularne ponoszenie ciężarów podatkowych mimo znikomego zarobku.
Ostatnim, lecz nie tak rzadkim powodem, przez który warto się zastanowić, czy na pewno prowadzenie własnej firmy jest „opłacalne”, jest tzw. work life balance. Konieczność wybierania między pracą a rodziną, hobby czy odpoczynkiem to dobry pretekst, aby przemyśleć swoje działanie. Stres związany z ciągłą walką o utrzymanie się na powierzchni w biznesie skutecznie może zabić w człowieku radość z życia i doprowadzić do pracoholizmu lub depresji.
Zawieszenie a zamknięcie firmy – najważniejsze różnice
Niezależnie od powodu podjęcia decyzji o wyhamowaniu biznesu, zaprzestanie prowadzenia działalności należy zgłosić w rejestrze przedsiębiorców (CEIDG). Trzeba zatem zastanowić się, czy w danych okolicznościach lepszym rozwiązaniem będzie zawieszenie, czy zamknięcie firmy. Z prawno-formalnego punktu widzenia zawieszoną działalność można w łatwy sposób wznowić, z kolei jej zamknięcie będzie permanentne. Po likwidacji przedsiębiorstwa powrót do prowadzenia biznesu będzie możliwy jedynie poprzez zarejestrowanie nowej firmy.
Oczywiste jest, że po przeprowadzeniu likwidacji firmy i wykreśleniu działalności z rejestru, były przedsiębiorca traci ten status, co skutkuje ustaniem wszelkich obowiązków wobec państwa (z wyjątkiem wcześniej powstałych i nieuiszczonych zobowiązań wobec urzędu skarbowego i ZUS-u). Zawieszenie działalności nie niweluje wszystkich zobowiązań, przy czym korzyści wynikające z tego również są okazałe. W związku z faktem, że w trakcie zawieszenia przedsiębiorca nie może prowadzić działalności i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów, wyłączony zostaje obowiązek opłacania składek ZUS i podatków dochodowych. Za okres zawieszenia nie wpłaca się zaliczek, ryczałtu bądź karty podatkowej. Nie ma potrzeby również składania deklaracji ZUS i VAT.
Nie jest jednak tak, że zawieszając działalność, pozbywamy się czasowo wszystkich powinności publicznoprawnych. W czasie wstrzymania prowadzenia firmy w dalszym ciągu pozostaje obowiązek prowadzenia rozliczeń księgowych (m.in. księgi przychodów i rozchodów). Zamknięcie biznesu z kolei zwalnia całkowicie z tego obowiązku. Dla kontrastu jednak, w trakcie zawieszenia działalności nie trzeba wyrejestrowywać kasy fiskalnej, co jest już konieczne w przypadku likwidacji działalności.
Kolejną różnicą przemawiającą na korzyść zawieszenia jest możliwość zabezpieczenia źródła przychodów. W jego trakcie przedsiębiorca nie może uzyskiwać przychodu, ma jednak prawo do rozliczania kosztów, np. rozliczania rat leasingu pojazdu firmowego. Możliwe jest także przyjmowanie i księgowanie powstałych wcześniej należności od kontrahentów i klientów. Przedsiębiorca ma prawo również zbywać środki trwałe, uzyskiwać dochody z czynności sprzed zawieszenia, a także wykonywać czynności niezbędne do zachowania przychodów. Natomiast likwidacja firmy całkowicie niweluje takie uprawnienia.
Zamknięcie działalności gospodarczej – na jakich zasadach?
Zamknąć firmę może każdy przedsiębiorca w dowolnym momencie. Zasadą jest, że wyrejestrowanie przedsiębiorstwa powinno nastąpić w ciągu 7 dni od faktycznego zaprzestania działalności. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć do rejestru wniosek CEIDG-1. Po złożeniu wspomnianego wniosku ZUS wyrejestruje firmę automatycznie. Inaczej jest z urzędem skarbowym. Tutaj obowiązek zawiadomienia organu spoczywa na przedsiębiorcy. Ma on na to 7 dni, licząc od daty zakończenia prowadzenia działalności. Zawiadomienie składa się na formularzu VAT-Z.
Zamykając działalność gospodarczą, trzeba pamiętać o kilku obowiązkach związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Do najistotniejszych z nich należy sporządzenie wykazu składników majątku firmy oraz spisu z natury na dzień zamknięcia działalności. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem podatku VAT, musi pamiętać, aby rozliczyć się z urzędem skarbowym w zakresie podatku od towarów i usług.
Zawieszenie działalności – kto i kiedy może tego dokonać?
Przepisy prawa nie wspominają o tym, kiedy można dokonać zawieszania działalności. Oznacza to, że możliwe jest to w każdym czasie. Nie każdy może jednak tego dokonać. Zawieszenie nie jest możliwe, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Zasada ta nie działa jednak przy umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło).
Zawiesić działalność można z dowolnego powodu. Wniosek do CEIDG nie potrzebuje uzasadnienia. Zawieszenie może być dokonywane wielokrotnie (nie ma ustawowych limitów) i to na dowolny okres. Jednokrotne zawieszenie nie może być jednak krótsze niż 30 dni. Okres zawieszenia działalności można określić z góry lub zdecydować się na bezterminową przerwę w prowadzeniu firmy.
Zawieszenia dokonuje się na formularzu CEIDG-1, nie zgłasza się go do ZUS-u. Na podstawie informacji przekazanej przez CEIDG ZUS sporządzi odpowiednie formularze we własnym zakresie. Zawieszenia nie trzeba również zgłaszać do urzędu skarbowego. Należy jednak pamiętać, że po 6 miesiącach zawieszenia następuje wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru podatników VAT. Po okresie zawieszenia następuje jednak ponowna rejestracja bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.
Zawieszenie działalności a jej likwidacja – podsumowanie
Najlepiej byłoby nigdy nie stawać przed dylematem, czy zamknąć firmę, czy jedynie tymczasowo wstrzymać się z jej prowadzeniem. Jeżeli jednak dojdzie do momentu, że zabraknie środków lub czasu na prowadzenie biznesu, warto dobrze się zastanowić, który tryb będzie lepszy.
Należy pamiętać, że zawieszenie jest o wiele łatwiejsze w przeprowadzeniu i przede wszystkim jest odwracalne, likwidacja firmy jest natomiast ostateczna. Jeżeli zatem istnieją realne szanse na poprawę sytuacji finansowej firmy w przyszłości, warto w pierwszej kolejności rozważyć zawieszenie. Zawsze w czasie jego trwania można złożyć wniosek o wyrejestrowanie działalności.
Zawieszenie będzie również idealnym rozwiązaniem w przypadku osób prowadzących firmę w branży sezonowej. Zamiast za każdym razem otwierać nowe przedsiębiorstwo na kilka miesięcy, a następnie je zamykać, lepiej jest je zawiesić. Wstrzymane są wówczas obowiązki płacenia składek ZUS i podatku PIT. To z całą pewnością pozwoli na przeżycie „martwego okresu” w biznesie.
