Nieodliczony VAT w terminie a sposób księgowania faktury

Nierzadkim zjawiskiem jest zaginięcie faktury, która następnie po kilku miesiącach zostaje odnaleziona. Jeżeli faktura opiewa na dużą wartość, wówczas podatnik zaczyna się zastanawiać, czy można jeszcze coś z tą fakturą zrobić. Kwestia kosztu to obowiązek zaksięgowania wydatku w roku podatkowym, którego on dotyczy. Natomiast w podatku VAT są ściśle określone terminy. Jak wykazać nieodliczony VAT w terminie?

Czym jest odliczenie podatku VAT naliczonego?

Czynny podatnik VAT, a więc przedsiębiorca prowadzący działalność, który zarejestruje się jako czynny podatnik VAT, zyskuje pewne przywileje, ale także otrzymuje wiele obowiązków związanych właśnie z uzyskaniem nowego statusu podatnika VAT. Jednym z przywilejów czynnego podatnika VAT jest prawo do odliczenia podatku VAT. Jest ono jednak obwarowane wieloma warunkami.

Należy zapamiętać, że odliczenie podatku VAT dotyczy zakupów, a należny podatek VAT dotyczy sprzedaży (opodatkowanej VAT). Nie oznacza to, że podatnik często jest pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT. Czynny podatnik VAT nie może zrealizować prawa do odliczenia podatku VAT, jeżeli nie spełni podstawowych, ustawowych warunków.

Czynny podatnik VAT – nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT od nabyć towarów (środków trwałych) lub usług, jeżeli:

1. sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a sprzedaż jest opodatkowana VAT (nie jest zwolniona z VAT ani niepodlegająca opodatkowaniu VAT);
2. nabycia przeznaczone są w całości albo w części na sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT (bez względu na wielkość stawki VAT – nawet 0%);
3. nabycia są użytkowane na cele działalności z wyłączeniem użytku prywatnego (wyjątek samochody osobowe);
4. nabycia te nie występują w katalogu ustawowo wyłączającym odliczenie VAT naliczonego;
5. nabycia te są udokumentowane.

Należy zaznaczyć, że co innego to powstanie prawa do odliczenia podatku VAT, a co innego moment, w którym można skorzystać z tego prawa, a więc z odliczenia podatku VAT. Odliczenia podatku VAT nie można dokonać wcześniej niż w okresie powstania obowiązku opodatkowania VAT u sprzedawcy (w odniesieniu do tych towarów lub usług kupowanych przez nabywcę).

Brak realizacji prawa do odliczenia podatku VAT

Ustawodawca wyraźnie też określa, że odliczenie podatku VAT nie może być zrealizowane od wydatków dotyczących:

1. usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
1. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
2. usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a;
2. otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Prawodawca w art. 88 ustawy o VAT podkreśla także, że nie można odliczyć podatku VAT naliczonego w przypadkach przedstawionych w poniższej tabeli.

Nieodliczony VAT w terminie 

Ogólna zasada mówi, że czynny podatnik VAT, gdy nie ma prawa do realizacji odliczenia podatku VAT w części lub w całości, może zaliczyć podatek VAT niepodlegający odliczeniu w koszty uzyskania przychodu.

Takie sytuacje mają miejsce m.in. w przypadku:

1. zakupu i użytkowania samochodu osobowego do celów mieszanych,
2. zakupu usług ustawowo wyłączonych z możliwości odliczenia VAT,
3. przeznaczenia nabytych towarów lub usług na działalność zwolnioną z VAT (w części lub w całości) lub niepodlegającą opodatkowaniu VAT,
4. pozostałe przypadki.

Pamiętając o art. 23 ust. 1 pkt 43 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatek VAT naliczony nie jest kosztem uzyskania przychodów.

Jednak wyjątkiem od reguły jest podatek VAT naliczony:

• w sytuacji, gdy podatnik-nabywca zwolniony z podatku VAT nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od VAT,
• w tej części, w której podatnikowi – nabywcy nie przysługuje realizacja prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego – jeżeli ten naliczony podatek VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Podatek VAT naliczony występujący na fakturze nie będzie mógł być odliczony przez nabywcę – będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli nabywca jest podatnikiem:

1. podmiotowo zwolnionym z VAT,
2. przedmiotowo zwolnionym z VAT, a zakupione usługi lub towary są przeznaczone na sprzedaż (działalność) zwolnioną z VAT.

Niemniej nie zawsze podatek VAT naliczony z otrzymanej faktury będzie kosztem u nabywcy będącym czynnym podatnikiem VAT.

W sytuacji, gdy zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT nabywca po prostu zapomniał w terminie 3 kolejnych miesięcy albo 2 kolejnych kwartałów odliczyć podatek VAT naliczony z faktury, a miał do tego prawo, wówczas nie będzie mógł ująć tego podatku VAT w koszty uzyskania przychodów. Dlaczego? Jeżeli podatek VAT naliczony od danego zakupu podlegał odliczeniu, to pomimo niedokonania odliczenia przez nabywcę podatek ten nie staje się automatycznie podatkiem VAT niepodlegającym odliczeniu. W przypadku, gdy podatek VAT naliczony od danego zakupu podlega odliczeniu, podatek ten nie zmienia swojego charakteru w aspekcie możliwości jego odliczenia w zależności od tego, jak zachowa się nabywca (odliczy VAT naliczony lub nie odliczy). Gdy nabywcy pierwotnie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od nabycia towarów lub usług, to podatek VAT naliczony nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Nieodliczony VAT w terminie - czy może stanowić koszt podatkowy?

Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT zakupił towary lub usługi. Nie odliczył w terminie 3 kolejnych miesięcy albo 2 kolejnych kwartałów podatku VAT naliczonego z faktur dotyczących tych zakupów. Co teraz? Nabywca nie może zaliczyć go w koszty uzyskania przychodów.

Może natomiast dokonać korekty ewidencji i deklaracji JPK_V7X w:

1. 1 z 3 kolejnych miesięcy albo 2 kolejnych kwartałów (ustawowych terminów do odliczenia podatku VAT), albo
2. w miesiącu wystawienia faktury (lub dokumentu celnego)

– i odliczyć podatek VAT naliczony.

Przykład 1.

Sprzedawca wystawił 1 lutego 2024 roku fakturę sprzedaży dotyczącą sprzedaży opodatkowanej VAT zrealizowanej w lutym 2024 roku. Nabywca towarów prowadzi działalności i rozlicza podatek VAT w okresach miesięcznych. Nabywca wziął towar i fakturę. W czerwcu 2024 roku zorientował się, że w domu ma fakturę, której nie rozliczył (nie zaksięgował) w poprzednich miesiącach. Czy nabywca może odliczyć podatek VAT naliczony z tej faktury?

W okresie za czerwiec 2024 roku nabywca nie może odliczyć już podatku VAT z otrzymanej faktury. Nie może także w ogóle zaliczyć podatku VAT z tej faktury w koszty firmy. Może natomiast dokonać korekty JPK_V7X w części ewidencyjnej i deklaracyjnej i odliczyć podatek VAT z tej faktury w okresie lutego, marca, kwietnia albo maja 2024 roku.

Przykład 2.

Sprzedawca wystawił 1 marca 2024 roku fakturę sprzedaży dotyczącą sprzedaży opodatkowanej VAT zrealizowanej w lutym 2024 roku. Nabywca usług prowadzi działalności i rozlicza podatek VAT w okresach kwartalnych. Skorzystał on z usługi i wziął fakturę. W sierpniu 2024 roku zorientował się, że w domu ma fakturę, której nie rozliczył (nie zaksięgował) w poprzednich miesiącach. Czy nabywca może odliczyć podatek VAT naliczony z tej faktury?

W okresie za sierpień 2024 roku nabywca wciąż może odliczyć już podatek VAT z otrzymanej faktury. Nie może oczywiście w ogóle zaliczyć podatku VAT z tej faktury w koszty firmy. Może on odliczyć podatek VAT naliczony z tej faktury najdalej w okresie września 2024 roku (ostatnim miesiącu drugiego kolejnego kwartału kalendarzowego).

Podatek VAT, który podlega odliczeniu, nie jest kosztem uzyskania przychodu. Jeżeli nabywca będący czynnym podatnikiem VAT może zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT, a tego nie zrobi w ustawowym terminie, może dokonać odliczenia tylko w trybie korekty. Co istotne, korekty tej może dokonać tylko w miesiącach ustawowych terminów odliczenia podatku VAT.