Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego a odliczenie podatku VAT

W przypadku czynnych podatników VAT – jeżeli przysługiwało lub przysługuje prawo do odliczenia VAT – istotnie można zdecydować, że podatek nie będzie odliczany, ale wówczas nie może on stanowić kosztu podatkowego. Księgowanie dla celów podatku dochodowego jest możliwe jedynie w kwocie netto. Warto natomiast zwrócić uwagę na wydłużony okres dający przedsiębiorcom prawo do odliczenia podatku VAT od 2021 roku. Obecnie, faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego nie powoduje obowiązku korekty rozliczeń podatkowych!

Faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego a rozliczenie na gruncie podatku dochodowego

Co do zasady podatnicy, którzy prowadzą ewidencję w oparciu o KPiR, mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów – uproszczoną (kasową) lub memoriałową. W przypadku tej pierwszej koszty należy ujmować w momencie ich poniesienia – w dacie wystawienia faktury. Natomiast w przypadku metody memoriałowej koszty dzieli się ze względu na ich związek z uzyskanym przychodem, gdzie:

  • koszty bezpośrednie, jak np. zakup towarów, powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody;

  • koszty pośrednie powinny być ujęte w księdze w dacie ich poniesienia. W przypadku gdy koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a jednocześnie nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, konieczny jest podział kosztów proporcjonalnie do długości okresów, do których się odnoszą.

Oprócz zasad wynikających z ustawy o PIT podatników obowiązują również przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Jeżeli faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego została odnaleziona przed rozliczeniem okresu – należy zaksięgować zgodnie z datą jej wystawienia. Natomiast gdy faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego została odnaleziona po zamknięciu okresu, wówczas podatnik może ująć dokument w miesiącu kolejnym. Aby nie burzyć chronologii wpisów w KPiR, faktury księgowane z opóźnieniem zaleca się księgować na pierwszy dzień kolejnego miesiąca.

Faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego powinna być ujęta w roku podatkowym, którego dotyczy ten koszt.
 Co jednak w przypadku, gdy faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego dotyczy zakupu towarów? Otóż zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup towarów oraz materiałów podstawowych powinien zostać wpisany do księgi niezwłocznie po jego otrzymaniu – najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Sporządzony opis, będący podstawą wpisu do KPiR, powinien zawierać:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

  • ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towarów lub materiałów.

Jeżeli powstałaby rozbieżność między sporządzonym spisem a wartością podaną w fakturze, to różnica jest wpisywana do KPiR w dniu otrzymania faktury. Jeżeli zatem faktura dotyczyła towarów handlowych lub materiałów, faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego powinna być ujęta na gruncie kosztów w dacie otrzymania tych towarów i materiałów.

Konsekwencje niezaksięgowania faktury kosztowej opisano w artykule Co się stanie, jeśli nie zaksięgujemy faktury?

Prawo do odliczenia podatku VAT a faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego

Zasadniczo jeżeli okres otrzymania faktury był zbieżny z okresem powstania obowiązku podatkowego w podatku należnym po stronie sprzedawcy, to będzie możliwe skorzystanie z prawa do odliczenia VAT w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub w jednym z dwóch okresów (jeżeli VAT rozliczany jest kwartalnie). Jeśli zatem obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał w lipcu oraz otrzymał Pan fakturę również w lipcu, to na odliczenie są jeszcze kolejne trzy okresy – czyli sierpień, wrzesień i ostatecznie październik lub IV kwartał danego roku i I kwartał kolejnego.

Pakiet udogodnień dla podatników, tzw. Slim VAT, od 2021 roku wydłużył okres prawa do odliczenia VAT w przypadku rozliczania podatku w okresach miesięcznych z dwóch do trzech kolejnych miesięcy. Podatnicy rozliczający VAT za okresy kwartalne nadal mogą odliczyć VAT z faktury maksymalnie w drugim kwartale następującym po kwartale otrzymania faktury.

W przypadku gdy termin do odliczenia podatku VAT już minął, możliwe jest dwojakie rozliczenie faktury zakupu. Można ująć wydatek wyłącznie na gruncie kosztów w kwocie netto lub odliczyć ten podatek VAT w drodze korekty okresu wcześniejszego – gdy pierwotnie przysługiwało prawo do odliczenia.

Jak zaksięgować fakturę z poprzednich okresów i odliczyć VAT?

W celu zaksięgowania odnalezionej faktury kosztowej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie trzeba wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:

  • Data wystawienia faktury – faktyczna data, kiedy faktura została wystawiona;

  • Data księgowania do KPiR – 1. dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego, w którym faktura została wystawiona);

  • Data księgowania do VAT – 1. dzień miesiąca, w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).

faktura z poprzedniego okresu rozliczeniowego