Proszę o informację czy wystawianie faktury z datą wsteczną jest prawidłowe? Wiem o 14-dniowym terminie na wystawienie faktury, ale czasem to za mało.
Konrad, Gdańsk
Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, jak długo po sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi można wystawić fakturę VAT. Okazuje się, że zgodnie z aktualnymi przepisami wystawienie faktury z datą wsteczną nie jest możliwe. Dlatego warto wiedzieć, jak zgodnie z prawem rozliczyć transakcje, które już miały miejsce, ale jeszcze nie zostały udokumentowane.
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT, fakturę dokumentującą dokonanie dostawy towaru czy wykonanie usługi można wystawić nawet do 15-ego dnia kolejnego miesiąca. Tak samo jest w przypadku otrzymania zaliczek. Ponadto należy wiedzieć, że możliwe jest wystawienie dokumentu sprzedaży przedsiębiorca maksymalnie 60 dni przed dokonaniem sprzedaży.
Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury w tym terminie, to i tak ma obowiązek wystawić ją z datą jej faktycznego wystawienia, nawet jeżeli ma być to data o kilka miesięcy późniejsza niż data sprzedaży.
Wystawienie faktury z datą wsteczną może mieć negatywne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim może spowodować bałagan w dokumentacji firmowej, ponieważ zakłóca chronologię numeracji dokumentów. W tym przypadku również możemy się powołać na ustawę o VAT, która jasno stanowi, że faktura powinna mieć kolejny numer w ramach jednej lub więcej serii.
Przykład.
Pan Stanisław 10 listopada 2023 roku dokonał sprzedaży i wystawił fakturę numer 7/11/2023. 10 grudnia 2023 roku pan Stanisław zorientował się, że nie wystawił faktury na sprzedaż z dnia 5 listopada. Czy pan Stanisław może wystawić fakturę wstecz w dacie 5 listopada z numerem 8/11/2023?
Nie, takie postępowanie jest niedopuszczalne. Fakturę należałoby wystawić w realnej dacie jej wystawiania tj. w tym przypadku 10 grudnia 2023 roku.
Aby wystawić fakturę po terminie, należy ująć na niej rzeczywistą datę dokonania sprzedaży produktów lub usług. Na takim dokumencie znajdują się bowiem zwykle dwie daty – sprzedaży i wystawienia. Ta druga powinna odpowiadać dacie faktycznego wystawienia faktury. A data sprzedaży być realną datą w której miało miejsce wykonanie usługi bądź dostawy towarów. W związku z tym, wystawienie faktury po terminie może wymagać również skorygowania zaliczki na podatek dochodowy, a także korekty pliku JPK_V7 i deklaracji ZUS DRA. Wówczas konieczne jest również zapłacenie odsetek od zaległości podatkowych.
