Poradnik Przedsiębiorcy

Korygowanie błędów w dowodach księgowych przez prowadzących KPIR

Popularne przysłowie brzmi: “ten się nie myli, kto nic nie robi” - popełnianie błędów to rzecz ludzka i często nieunikniona. W praktyce zdarzają się one także w księgowości. Co powinien zrobić podatnik, który stwierdzi błąd w dokumentacji? Czy jest możliwe korygowanie błędów w dowodach księgowych?

Podział dowodów księgowych

Dowody księgowe dzieli się na:

  • dowody obce (otrzymane od kontrahentów),

  • dowody własne, w tym zewnętrzne (przekazywane w oryginale kontrahentom) oraz wewnętrzne (służące udokumentowaniu operacji przeprowadzanych wewnątrz jednostki, np. dowody wewnętrzne).

Korygowanie błędów w dowodach księgowych wewnętrznych

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wewnętrzne dowody księgowe można korygować wyłącznie poprzez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby. Poprawki podatnicy powinni nanosić przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, ale tak, aby możliwe było ich przeczytanie. Korekta powinna być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Wyjątek stanowią dowody obce, które koryguje się w odrębny sposób.

Korygowanie błędów w dowodach księgowych - dowody zewnętrzne i obce

Dowody księgowe zewnętrzne (np. faktury sprzedaży wydawane kontrahentom) i obce (np. faktury VAT, faktury bez VAT kosztowe) mogą zostać skorygowane wyłącznie poprzez:

  • faktury korygujące,

  • noty korygujące.

Rodzaj dokumentu korygującego zależy od tego, jaki dokument podlega korekcie i co ma zostać skorygowane (dane formalne czy pozycje faktury).

Korygowanie faktur

Faktury VAT mogą zostać skorygowane wyłącznie fakturą korygującą lub notą korygującą. Nie ma możliwości odręcznego poprawiania błędów na istniejącym dokumencie.

Rodzaj dokumentu

Faktura korygująca

Nota korygująca

Kto wystawia?

Sprzedawca

Nabywca




W jakich sytuacjach?

  • faktura korygująca dane formalne; błąd w nazwie firmy, adresie, NIP itp.


  • faktura korygująca pozycje faktury; np. korekta sprzedaży, kwot podatku

  • błędy formalne - w analogicznych sytuacjach co faktura korygująca dane formalne*

  • nie można skorygować notą danych wartościowych

* nie można skorygować notą korygującą błędnego wskazania wszystkich danych nabywcy/sprzedawcy  

Faktury korygujące pozycje faktury wystawia się w przypadku:

  • udzielenia rabatu po wystawieniu faktury;

  • zwrotu sprzedawcy towarów;

  • zwrotu nabywcy kwot nienależnych;

  • zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu;

  • podwyższenia ceny po wystawieniu faktury pierwotnej;

  • stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

  • dane zawarte w pierwotnej fakturze, tj.: nazwę towaru lub usługi objętych zwrotem, rabatem lub podwyżką ceny;

  • kwotę i rodzaj udzielonego rabatu lub podwyższenia ceny;

  • kwotę zmniejszenia lub podwyższenia podatku należnego.

Nota korygująca powinna zawierać:

  • numer kolejny i datę jej wystawienia;

  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;

  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca;

  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej;

  • oznaczenie „Nota korygująca”.

Nabywca, który wystawia notę korygującą, w praktyce najczęściej przesyła ją wystawcy faktury pierwotnej w dwóch egzemplarzach w celu zaakceptowania przez niego jej treści. Wystawca następnie zobowiązany jest do odesłania jednego, podpisanego egzemplarza. Otrzymaną z powrotem notę korygującą podpina się do błędnej faktury. Nie jest to jednak jedyna metoda uzyskania akceptacji noty.