Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Księga przychodów i rozchodów - warto wiedzieć

Terminy wykazywania przychodów w KPiR

Przychody w KPiR należy ujmować w dacie, która jest uznawana za moment powstania przychodu zgodnie z ustawą o PIT. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 14 ust. 1c ustawy za datę powstania przychodu należy przyjąć dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury

  • uregulowania należności.

O szczególnych momentach powstawania przychodu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych można przeczytać w artykule: Jak określić moment powstania przychodu z działalności gospodarczej?

Terminy księgowania kosztów w KPiR

Koszty uzyskania przychodów należy ewidencjonować w księdze w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu.

Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych

Zakup towarów handlowych oraz materiałów ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem że wraz z dostawą towarów przedsiębiorca otrzymuje fakturę. Jeżeli materiał lub towar handlowy został dostarczony lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego, podając: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony datą zakupu i podpisem osoby, która przyjęła towary lub materiały. Co ważne opis ten musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Koszty wynagrodzeń oraz ubezpieczeń społecznych pokrywanych przez pracodawcę

Wynagrodzenia oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę należy ujmować pod datą faktycznego poniesienia wydatku, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Pozostałe wydatki w KPiR

Sposób księgowania kosztów kwalifikowanych jako pozostałe wydatki uzależniony jest od wyboru metody księgowania kosztów:

  • metoda kasowa - polega na uwzględnianiu kosztów w dacie poniesienia kosztu, tj. w dacie wystawienia dowodu księgowego;

  • metoda memoriałowa - wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem; podatnik stosujący tę metodę powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze; przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe (lub miesiące), których dotyczy.

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba.

Gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, to w każdym z zakładów ma obowiązek znajdować się księga. Podatnik może prowadzić wspólną księgę dla wszystkich zakładów, pod warunkiem, że w każdym zakładzie prowadzi ewidencję sprzedaży. Wówczas ta jedna wspólna księga powinna znajdować się w siedzibie firmy, jednak gdy taka nie istnieje, księga może być przechowywana w jednym z zakładów.

W sytuacji, gdy podatnik powierzył prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, miejscem przechowywania księgi może być zarówno biuro rachunkowe, jak i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy (w zależności od treści umowy). Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Musi wskazać nazwę i adres biura oraz miejsce przechowywania księgi.

Rzetelność i niewadliwość księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Obowiązek ten wynika z par. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Rzetelność KPiR

Przez rzetelność KPiR należy rozumieć, że dokonywane w niej wpisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto księga jest rzetelna, gdy:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,

  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,

  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,

  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,

  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach.

Niewadliwość KPiR

Księga jest niewadliwa, gdy jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia o KPiR i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za wadliwą, jeżeli: brakuje dat, występują niechronologiczne zapisy, zapisy są zaklejane czy też brakuje wszystkich danych kontrahentów.

Księga przychodów i rozchodów a zasady dokonywania zapisów

Zapisy w KPiR powinny być dokonywane w języku polskim, w polskiej walucie, ponadto w sposób czytelny, staranny i trwały. Ewidencji dokonuje się na podstawie rzetelnych i prawidłowych dowodów księgowych. Podatnik ma obowiązek kolejno ponumerować karty księgi oraz ją zbroszurować.

Księga przychodów i rozchodów a poszczególne kolumny

Aktualna wersja księgi przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn. Każda z nich służy ujęciu innych informacji. Od kwietnia 2016 roku wzór księgi został wzbogacony o kolejne kolumny związane z rozliczeniem prac badawczo-rozwojowych. Sprawdźmy, jakich wpisów dokonuje się w poszczególnych kolumnach KPiR

  • Kolumna 1 - Liczba porządkowa - jest to kolumna przeznaczona do numeracji operacji gospodarczych, które podatnik ewidencjonuje w KPiR. Numeracja operacji gospodarczych może być ciągła dla całego roku podatkowego lub zaczynać się od nowa w każdym miesiącu. Co ważne, tym samym numerem należy oznaczyć dokument księgowy. Więcej na na ten temat w artykule: Zasady numerowania dowodów księgowych w KPiR.