Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczenie VAT od zapłaconej zaliczki - najważniejsze informacje

Przedsiębiorcy prowadząc sprzedaż towarów lub usług korzystają z możliwości rozliczenia się z kontrahentem z tytułu jego zamówienia za pomocą wpłaty zaliczek na poczet przyszłych dostaw towarów lub wykonania usług. Standardowo, gdy następuje wpłata zaliczki, sprzedawca wystawia nie później niż do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania wpłaty zaliczki, fakturę zaliczkową potwierdzającą otrzymanie danej przedpłaty o charakterze zaliczki. Odliczenie VAT od zapłaconej zaliczki i wystawionej faktury zaliczkowej powstaje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym została ona otrzymana przez nabywcę, jeżeli dokumentuje faktyczną zapłatę zaliczki.

Kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT?

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. Odliczenia tego dokonuje przez obniżenie kwoty podatku należnego przez co pomniejsza kwotę podatku VAT do zapłaty. 

W jakim czasie możliwe jest odliczenie VAT od zapłaconej zaliczki?

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Ponadto prawo do odliczenia podatku VAT u nabywcy powstanie nie szybciej aniżeli w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Natomiast kwota podatku naliczonego możliwa do odliczenia stanowi sumę kwot podatku wykazanych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie zaliczki, przedpłaty, jeżeli przyczyniły się one do powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT.

Nieopłacone faktury zaliczkowe

Nierzadką sytuacją wśród przedsiębiorców jest przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej. O ile przepisy dopuszczają wystawienie faktury VAT zaliczkowej na 30 dni przed dokonaniem wpłaty o tyle jeszcze wcześniejsze wystawienie faktury zaliczkowej jest w świetle linii orzeczniczych nieprawidłowe. W tej sytuacji organy podatkowe nakazują wystawienie faktury korygującej fakturę zaliczkową do zera oraz ponowne wystawienie we właściwym terminie faktury zaliczkowej albo wystawienie faktury proforma.

Ponadto należy także rozróżnić sytuację, w której podatnik dokona zapłaty zaliczki po upływie 30 dni od daty wystawienia faktury zaliczkowej, a jednocześnie po dacie złożenia deklaracji VAT za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę zaliczkową i z tytułu której musiał naliczyć i odprowadzić podatek VAT należny z niej wynikający. W tej sytuacji, jeżeli sprzedawca chciałby dokonać korekty tej faktury zaliczkowej, musiałby wpierw zwrócić kwotę otrzymanej zaliczki. Natomiast w momencie ponownego otrzymania kwoty zaliczki sprzedawca wystawiłby fakturę zaliczkową dokumentującą faktyczne otrzymanie zaliczki.

Rozróżnienie dwóch powyższych sytuacji biorąc pod uwagę, czy została złożona deklaracja VAT zawierająca kwotę podatku VAT z wystawionej faktury zaliczkowej, czy też nie, skutkuje sprokurowaniem wykonania dalszych czynności w zależności od tego:

  • czy zaliczkę otrzymano po upływie 30 dni od dnia wystawienia faktury, a jednocześnie przed dniem złożenia deklaracji VAT za miesiąc, w którym wystawiono fakturę zaliczkową,

  • czy zaliczkę otrzymano po dniu złożenia deklaracji VAT, czyli w miesiącu następnym w stosunku do miesiąca wystawienia faktury,

  • czy zaliczkę w ogóle otrzymano, a ponadto uiszczono podatek VAT należny z tytułu wystawionej w poprzednim miesiącu faktury zaliczkowej.

Niestety dotychczas nie ukształtowały się jednolite linie orzecznicze ułatwiające podatnikom podjęcie skutecznej decyzji w zakresie podjęcia prawidłowych czynności w celu skorygowania faktur zaliczkowych nie dokumentujących wpłaty zaliczki.

Prawo do odliczenia podatku VAT z faktury nie dokumentującej zapłaty zaliczki

Natomiast odliczenie VAT od zapłaconej zaliczki wynikającego z otrzymanej faktury zaliczkowej nie dokumentującej dokonania zapłaty zaliczki ulega zawieszeniu do momentu (miesiąca) zapłaty tej części należności wynikającej z przedmiotowej faktury zaliczkowej. Uzasadnienie zostało już wyżej podane; ustawodawca wskazuje, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w stosunku do nabytych towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy.

W tej sytuacji obowiązek opodatkowania otrzymanej zaliczki przez sprzedawcę nie powstanie z uwagi na brak wpłaty tej zaliczki. Sam dokument natomiast stanowi niejako wezwanie do uiszczenia zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług.

Zatem odliczenie VAT od zapłaconej zaliczki z faktury zaliczkowej nie dokumentującej faktycznej zapłaty zaliczki nie powstanie w miesiącu otrzymania takiej faktury, a w miesiącu faktycznej zapłaty zaliczki.