Pandemia COVID-19 spowodowała poniekąd paraliż w zakresie funkcjonowania spółek kapitałowych. W sposób znaczący utrudnione zostało zwoływanie zgromadzeń wspólników, zarządu czy rad nadzorczych spółek. Ustawodawca za pomocą tzw. tarcz antykryzysowych wprowadził do Kodeksu spółek handlowych przepisy, które umożliwiają posiedzenie i głosowanie online bez jednoczesnej obecności na takim zgromadzeniu. W jaki sposób to działa? Czy należy dokonać odpowiednich zmian w umowach/statutach spółek? Odpowiedzi na te pytania znajdują się poniżej.
Posiedzenie i głosowanie online zarządu spółek
Posiedzenie i głosowanie zarządu zostało uregulowane w:
- art. 208 § 51 – 53 odnośnie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- art. 371 § 31 – 33 odnośnie do spółki akcyjnej.
Powyższe przepisy są tożsame co do treści, zatem zostaną omówione łącznie na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zgodnie z art. 208 § 51 – 53 ksh:
- W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
- Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
- Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Przed wprowadzeniem powyższych zmian do Kodeksu spółek handlowych posiedzenie i głosowanie mogło się odbywać przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale tylko w sytuacji, gdy umowa spółki lub jej statut tak stanowiły.
Obecnie jest możliwy udział w posiedzeniach i oddanie głosu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w sytuacji, gdy umowa spółki tego nie zakazuje. Zatem posiedzenie i głosowanie online może być przeprowadzone przez zarząd na podstawie przepisów ksh.
Przepisy ksh w zakresie posiedzeń zarządu, podobnie jak w przypadku posiedzeń rad nadzorczych czy zgromadzenia wspólników wskazują na instytucję „środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość” bez jednoznacznego sprecyzowania, jakie to mogą być środki. Sama bezpośredniość może być realizowana zatem zarówno przez wideokonferencję, jak i telekonferencję.
W przypadku gdy posiedzenie i głosowanie zarządu przeprowadzane jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość obowiązują tożsame zasady podejmowania uchwał, jak przy posiedzeniu, które odbywa się w tradycyjnej formule. Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów – wynika to z art. 208 § 5 ksh (art. 371 § 2 w przypadku spółek akcyjnych). Ma on zastosowanie w danej spółce, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej – art. 208 § 1 ksh (art. 371 § 2 ksh).
Posiedzenie i głosowanie online rad nadzorczych spółek
Zgodnie z art. 222 § 11 ksh, posiedzenie i głosowanie rady nadzorczej możne być przeprowadzane przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści jej projektu oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w jej podejmowaniu. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.
W przypadku spółek akcyjnych odpowiednio znaczenie mają przepisy art. 388 § 11 i § 3 ksh.
Uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej – art. 222 § 42 ksh (art. 391 ksh w przypadku spółki akcyjnej).
Posiedzenie i głosowanie online na zgromadzeniach wspólników spółek
Zasady odbycia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zostały uregulowane w art. 2341 ksh. Analogiczną regulację w spółce akcyjnej przewiduje art. 4065 ksh.
Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to posiedzenie i głosowanie.
Posiedzenie i głosowanie online w zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad tego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż jego miejsce obrad;
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed bądź w toku zgromadzenia wspólników
Rada nadzorcza, a w przypadku jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Jak wskazuje ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: „W celu efektywnego wprowadzenia projektowanej regulacji w życie proponowane jest dodanie art. 2341 k.s.h., sankcjonującego możliwość odbywania zgromadzenia wspólników drogą elektroniczną. Biorąc pod uwagę cyfrową formę uchwał, które są podejmowane podczas elektronicznego zgromadzenia wspólników, zgodnie z projektem, protokół ze zgromadzenia wspólników odbywanego elektronicznie stanowi zapis audio-wideo. Zapis audio-wideo umożliwia spełnienie wymogów stawianych protokołowi określonemu w k.s.h, zgodnie z którymi protokół winien zawierać informację o prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolności do powzięcia uchwał, wymieniać powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy”.
Jeżeli chodzi o udział w zdalnym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocników wspólników, ustawodawca wskazał, że takie rozwiązanie powinno stanowić wyjątek w przypadku elektronicznego zgromadzenia wspólników. To bowiem „zdolność” takiego sposobu odbywania zgromadzenia wspólników ma umożliwiać osobom decyzyjnym – wspólnikom – osobiste uczestnictwo. Niemniej, uczestnictwo w elektronicznym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika nie jest wykluczone. W związku z tym wspólnik-mocodawca powinien zadbać o dostarczenie do spółki pełnomocnictwa w formie pisemnej przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników. W przeciwnym wypadku brak dysponowania przez zarząd spółki pełnomocnictwem w formie pisemnej w chwili odbywania zgromadzenia wspólników stanowi przyczynę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu.
Oczywiście umowa spółki może wyłączać lub ograniczać możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej. O udziale w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. To od jego decyzji zależy więc, czy udział w konkretnym zwoływanym zgromadzeniu będzie mógł odbywać się w omawianym trybie.
