Jakie wymogi trzeba spełniać od 1 kwietnia, aby odliczać 100 proc. VAT od samochodów?

Rok 2014 to czas rewolucji na gruncie podatku od towarów i usług. Zmiany dotknęły podstawowych obszarów działalności firm, jak np. momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT, terminu wystawienia faktury, a teraz również zasad odliczania VAT od samochodów wykorzystywanych w firmie. Obecnie niezwykle istotne jest określenie, czy dany pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności, czy również prywatnie - od przeznaczenia samochodu zależą bowiem prawa i obowiązki przedsiębiorcy. Jakie warunki należy spełnić, by możliwe było odliczanie 100 proc. naliczonego podatku VAT od zakupu i eksploatacji samochodów wykorzystywanych w firmie? Sprawdźmy.

Co się zmieniło w odliczaniu VAT-u od samochodów?

Przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2014 roku wprowadzają szereg zmian w zakresie odliczania podatku VAT zakupu pojazdów i ponoszonych na nie wydatków eksploatacyjnych. Przede wszystkim zniknęła zasada pozwalająca na odliczenie 60 proc., jednak nie więcej niż 6 tys. zł podatku od nabycia pojazdu osobowego. Niektórzy podatnicy utracili prawo do odliczenia 100 proc. podatku na rzecz 50 proc. przy wydatkach na bieżącą eksploatację pojazdu, inni natomiast zyskali możliwość odliczenia 100 proc. od zakupu paliwa.

Od początku II kwartału 2014 roku samochody wykorzystywane w firmach można podzielić na trzy grupy:

• pojazdy o masie powyżej 3,5 tony, od których podatnik ma prawo odliczyć 100 proc. VAT-u, bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji,
• pojazdy o masie poniżej 3,5 tony, które są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością, dające możliwość odliczenia 100 proc., jednak po spełnieniu określonych wymagań (o tym w dalszej części artykułu),
• pojazdy o masie poniżej 3,5 tony, które wykorzystywane są zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych - przy nich podatnikowi przysługuje ograniczone prawo do odliczenia VAT-u.

Na podstawie powyższych rozważań można wyciągnąć dwa główne wnioski. Po pierwsze naczelną przesłanką decydującą o tym, że od danego pojazdu podatnik ma prawo odliczyć 100 proc. VAT jest wykluczenie możliwości użycia go w celach niezwiązanych z działalnością. Po drugie prawo to przysługuje przedsiębiorcy w dwóch przypadkach:

• jeżeli w swojej działalności wykorzystuje pojazdy powyżej 3,5 tony,
• jeżeli wykorzystywany pojazd poniżej 3,5 ton służy wyłącznie celom służbowym.

W dalszej części artykułu przyjrzymy się dodatkowym obowiązkom, jakie ciążą na podatnikach, którzy spełniają ww. warunki i chcą odliczyć 100 proc. VAT-u od wykorzystywanych pojazdów.

Samochody, których użycie na cele prywatne jest niemożliwe

Pierwszą grupą pojazdów, które dają możliwość odliczenia 100 proc. VAT od ich nabycia, wydatków eksploatacyjnych z nimi związanych oraz zakupu paliwa, są samochody o masie powyżej 3,5 tony, które przez wzgląd na swoją konstrukcję są raczej w znikomym stopniu wykorzystywane w celach innych niż prowadzona działalność. W tym wypadku warunkiem skorzystania z przywileju pełnego odliczenia VAT-u jest posiadanie dokumentów oraz zaświadczeń dotyczące parametrów technicznych samochodu uzyskanych m.in. z okręgowej stacji kontroli pojazdów.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do celów działalności

Drugą grupę pojazdów, które dają przedsiębiorcy możliwość odliczenia 100 proc. podatku VAT naliczonego przy ich nabyciu, wydatkach eksploatacyjnych z nimi związanych oraz paliwie, stanowią samochody o masie poniżej 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie do celów działalności.

Przez wzgląd na potencjalną możliwość skorzystania przez podatnika z danego pojazdu w celach prywatnych na przedsiębiorców, którzy posiadają takie samochody w swoich firmach i chcą od nich odliczyć 100 proc. VAT-u, ustawodawca nałożył szereg dodatkowych obowiązków rejestracyjnych oraz ewidencyjnych.

Pierwszym wymogiem stawianym przedsiębiorcom jest złożenie w urzędzie skarbowym druku VAT-26, czyli informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności. Co ważne, rejestracji takiej należy dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdami podlegającymi zgłoszeniu.

Drugim niezbędnym warunkiem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Zgodnie z ustawą o VAT właściwie prowadzona ewidencja powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd-dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Trzeci i ostatni obowiązek dający prawo odliczenia 100 proc. VAT od samochodów w grupie samochodów poniżej 3,5 tony dotyczy określenia dokładnych zasad używania pojazdu w firmie. Zostanie on spełniony poprzez stworzenie np. właściwego regulaminu.

Samochody przeznaczone do odsprzedaży

W kontekście odliczenia 100 proc. VAT od samochodów nie należy zapomnieć o pojazdach, które przeznaczone są do:

• odsprzedaży,
• sprzedaży (przy pojazdach wytworzonych przez podatnika),
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. Jeżeli podatnik nabył/wytworzył pojazd w ww. celach, ma prawo odliczyć 100 proc. VAT-u od ich nabycia/wytworzenia, wydatków eksploatacyjnych oraz zakupu paliwa.

Podsumowanie - kiedy odliczymy 100 proc. VAT od samochodu?

Poniżej prezentujemy podsumowanie rozważań na temat, kiedy podatnik może odliczyć 100 proc. podatku od towarów i usług w przypadku samochodów.