Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązani wycofywać kasy fiskalne tradycyjne na rzecz kas fiskalnych online. Sprawdźmy, dla kogo i od kiedy kasy fiskalne online są obowiązkowe?
Obowiązek stosowania kas fiskalnych online
Pierwotnie obowiązek stosowania kas fiskalnych online miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców i obowiązywać od stycznia 2018 roku. Ale Ministerstwo Finansów ostatecznie zmieniło podejście do tego tematu i rozłożyło obowiązek stosowania kas fiskalnych online w czasie i wyznaczyło dość spory okres przejściowy. W związku z COVID-19 terminy te zostały przedłużone.
Styczeń 2020 r - warsztaty samochodowe
Od stycznia 2020 roku kasę fiskalną online powinni posiadać:
a) świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
b) sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.
Styczeń 2021 r - hotele, pensjonaty, gastronomia
Od stycznia 2021 r. zobowiązane do rejestracji na kasach fiskalnych online są działalności:
a) świadczące stale lub sezonowo usługi, związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
b) zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Lipiec 2021 r – fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, prawnicy, budowlańcy, fitnessy i siłownie
Do grupy firm z obowiązkową kasą online, trafili również świadczący usługi:
a) fryzjerskie;
b) kosmetyczne i kosmetologiczne;
c) budowlane;
d) w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów;
e) prawnicze;
f) związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
- kasy z elektronicznym zapisem kopii - do 31 grudnia 2022 r.;
- kasy z papierowym zapisem kopii - do 31 sierpnia 2019 roku.
Powyższe nie oznacza jednak, że wszyscy podatnicy będą zobowiązani do zakupu kasy fiskalnej online od 2023 roku.
Wymiana kas na kasy fiskalne online - co ze starą kasą?
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT ulga na zakup kas fiskalnych online utrzymana została na poziomie 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł.
Zarządzanie danymi z kas w rękach KAS
Zarządzanie danymi z kas fiskalnych online przypada na Szefa KAS, czyli Krajowej Administracji Skarbowej. Może on udostępniać dane z kas Ministrowi Finansów oraz reprezentantom izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i celno-skarbowych. Dodatkowo Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Centralne Repozytorium Kas (CRF) - czyli ma możliwość formułowania polecenia zapytań do kas rejestrujących i jest administratorem danych w nim zawartych.
CRK czyli Centralne Repozytorium Kas a kasy fiskalne online
Kasy fiskalne online zapewniają możliwość przesyłania informacji do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej umożliwiającej przesyłanie informacji między kasą a rejestrem. Co ważne, system ten odbiera i gromadzi informacje z kas fiskalnych online w celach analitycznych i kontrolnych.
Jakie dane znajdą się w Centralnym Repozytorium Kas (CRK)?
W CRK znajdą się głównie dane z paragonów czyli co, kiedy i za ile zostało sprzedane oraz dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym informacje o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych.
- Zakup kasy fiskalnej online a ponowna ulga na jej nabycie
- Ulga na zakup kasy fiskalnej - kiedy można z niej skorzystać?
- Kasy fiskalne online w gastronomii od 1 lipca 2020 roku
- Kasy fiskalne online - ostateczny termin wdrożenia
Kasy fiskalne online - cel zmian
Wprowadzenie zmian w tym zakresie ma poprawić kondycję finansową państwa oraz wykrywać i ograniczać oszustwa podatkowe. Cele wdrożenia nowych przepisów dotyczących rejestrowania przez podatników sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych zostały wyszczególnione poniżej i są to:
- uszczelnienie i walka z luką w VAT,
zwiększenie akceptacji płatności bezgotówkowych oraz zapewnienie konsumentom dostępu do pieniądza elektronicznego oraz paragonów elektronicznych,
wprowadzenie nowego standardu protokołu komunikacyjnego do centralnego repozytorium kas dla nowych urządzeń fiskalnych wchodzących do eksploatacji,
możliwie szybkie wycofanie z eksploatacji urządzeń, które są przestarzałe i nie mogą być dostosowane do nowych wymagań, a ich kontrola jest utrudniona.
Kwestia wprowadzenia kas fiskalnych online jest uregulowana w ustawie o podatku VAT oraz rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych.
Kasy fiskalne online - NIP na paragonie
Początkowo nowelizacje przepisów poza zmianą dotychczas stosowanych urządzeń rejestrujących na kasy fiskalne online czy wprowadzeniem CRK (Centralne Repozytorium Kas) przewidywały np. wprowadzenie obowiązku zamieszania NIP na paragonie, gdy nabywcą jest przedsiębiorca.
Od stycznia 2020 roku przepisy ustawy o VAT wskazują, że możliwość wystawienia faktury do paragonu, możliwa jest wyłącznie, gdy na paragonie fiskalnym zawarty jest numer NIP nabywcy. W innym wypadku sprzedawca nie może wystawić faktury do paragonu.
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Przykład 1.
Pani Marianna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której dokonuje sprzedaży akcesoriów kuchennych. W styczniu 2023 roku dokonała sprzedaży kompletu garnków i sprzedaż udokumentowała paragonem fiskalnym. 2 tygodnie po sprzedaży klient - firma -zwrócił się z prośbą o wystawienie faktury. Czy z uwagi na nowe przepisy możliwe jest wystawienie faktury do paragonu, na którym nie było wskazanego numeru NIP nabywcy?
Nie, pani Marianna nie może wystawić faktury do paragonu, jeżeli na paragonie tym nie ma zamieszczonego numeru NIP nabywcy.
Przykład 2.
Pan Marian dokonuje sprzedaży części samochodowych. W styczniu 2023 roku dokonał sprzedaży klocków hamulcowych dla kontrahenta. W celu udokumentowania sprzedaży wystawił paragon fiskalny na kasie fiskalnej, na którym zawarł NIP kontrahenta. W kolejnym dniu kontrahent wystąpił do pana Mariana z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Czy pan Marian może wystawić fakturę do paragonu?
Tak, z uwagi na fakt że na paragonie fiskalnym zawarty jest NIP nabywcy, pan Marian ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Wyjątkiem jest sytuacja w której paragon z NIP spełnia warunki faktury uproszczonej, wówczas do takiego paragonu nie wystawiania się faktury.
Kasy fiskalne online w systemie wfirma.pl
Przedsiębiorcy, którzy rejestrują swoją sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl, maja możliwość wprowadzania przychodów z łącznego raportu okresowego lub skorzystania z integracji systemu z drukarkami online. Integracja z drukarkami fiskalnymi online daje możliwość wystawiania paragonów fiskalnych bezpośrednio z systemu. Drukarka fiskalna online daje również możliwość korzystania wielu użytkownikom jednocześnie w ramach jednej firmy.
- Novitus: DEON ONLINE, BONO ONLINE, HD ONLINE
- Posnet: Trio ONLINE, Temo ONLINE, Thermal ONLINE
- Elzab: Mera ONLINE, Cube ONLINE, Zeta ONLINE
Lista zintegrowanych drukarek online będzie stale uzupełniania.
Integracja z drukarką online
Aby podłączyć drukarkę fiskalną online należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DRUKARKI FISKALNE. W menu nad tabelą należy kliknąć DODAJ » DRUKARKI WYMAGAJĄCE IDOSELL PRINTER, aby dodać nowe urządzenie.
Wystawianie paragonów z NIP
Aby wystawić paragon, na którym będzie zawarty NIP nabywcy należy skorzystać z opcji PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY. W oknie wystawiania paragonu należy odznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA i uzupełnić dane nabywcy, w tym jego numer NIP.
