Poradnik Przedsiębiorcy

Kasy rejestrujące w działalności gospodarczej

Obowiązek posiadania kasy rejestrującej obejmuje każdego przedsiębiorcę dokonującego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, bez względu na to, czy jest czynnym podatnikiem VAT czy podlega zwolnieniu. Powinność ta wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Par. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas rejestrujących wskazuje rodzaje działalności gospodarczej, które w chwili dokonywania pierwszej sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych są zobligowane do posiadania kasy fiskalnej

1) Zwolnienia z kasy fiskalnej nie dotyczą dostawy:

  1. gazu płynnego,
  2. części do silników (PKWiU 28.11.4),
  3. silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
  4. nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
  5. przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
  6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
  7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
  8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
  9. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
  10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
  11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",
  12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
  14. wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
  15. perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów 

- z wyjątkiem dostawy, o której mowa w lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 36 załącznika do rozporządzenia.

2) Zwolnienie z kasy fiskalnej nie jest możliwe także przy świadczeniu usług:

  1. przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
  8. doradztwa podatkowego,
  9. związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
    • - świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
    • - usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Należy jednak podkreślić, że pkt 2 nie stosuje się do świadczenia usług:

  • zgodnie z warunkami określonymi w poz. 36 załącznika do rozporządzenia przez podatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy;
  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f−h, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 39 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków;
  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f, zgodnie z warunkami określonymi w poz. 51 załącznika do rozporządzenia;
  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. i, na pokładach samolotów lub w sposób określony w poz. 46 załącznika do rozporządzenia.

Zgodnie z poz. 39 załącznika do rozporządzenia:

"Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła".

 

Zgodnie z poz. 46 załącznika do rozporządzenia:

"Usługi stołówek w placówkach wymienionych w art. 43 ust. 9 ustawy, prowadzonych przez te placówki, udostępnianych wyłącznie dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu".

 

Zgodnie z poz. 51 załącznika do rozporządzenia:

"Usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome, posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności".

Kasy rejestrujące a zwolnienie

Co ważne, ustawodawca przewidział szereg zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Do najważniejszych z nich można zakwalifikować:

  • zwolnienie ze względu na limit obrotów - 20.000 zł

Niektórzy z przedsiębiorców, mimo prowadzenia sprzedaży na rzecz osób prywatnych, mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczony limit obrotów. Zgodnie z treścią par. 3 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku rejestrowania sprzedaży podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł. Co ważne, w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit ustala się w sposób proporcjonalny.

Uwaga!

Nie każdy przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia ze względu na limit obrotów, nawet jeżeli, nie został on przekroczony - sytuację taką wyjaśniamy w części Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Jeżeli sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych nie obejmuje towarów określonych w par. 4, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w poz. 38 załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią zwolnieniu  kasy podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest on członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). 

  • zwolnienie dla sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Przedsiębiorca, dokonujący sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (o ile składniki te nie zostały wskazane w par 4 rozporządzenia), nie musi posiadać na tę okoliczność kasy fiskalnej, jeżeli transakcja ta zostanie udokumentowana fakturą. 

Jak zaksięgować zakup kasy fiskalnej?

Zakup kasy fiskalnej musi zostać odpowiednio udokumentowany (np. fakturą), aby mógł stanowić koszt uzyskania przychodu. Dokument ten będzie bowiem stanowił podstawę księgowania. Sposób ewidencji faktury za zakup kasy rejestrującej zależy od jej wartości początkowej:

  • jeżeli wartość początkowa kasy fiskalnej nie przekracza kwoty 3.500 zł (netto - czynni podatnicy VAT, brutto - podmioty zwolnione z VAT), przedsiębiorca może zastosować dwa rozwiązania - ująć wydatek bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów lub wprowadzić do ewidencji środków trwałych i poddać jednorazowej amortyzacji;

  • jeżeli wartość początkowa kasy fiskalnej przekracza kwotę 3.500 zł (netto - czynni podatnicy VAT, brutto - podmioty zwolnione z VAT), podatnik jest zobligowany wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych i amortyzować w czasie. Wówczas odpowiednie KŚT to 669 (stawka amortyzacji 20% w skali roku) lub 491 dla kas stanowiących zespoły komputerowe (stawka amortyzacji 30% w skali roku).

Zgłoszenie kasy fiskalnej

Zgłoszenie kasy fiskalnej składa się z kilku etapów:

  • etap I - zawiadomienie US o liczbie i miejscu używania kas

Zgodnie z par. 13 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych przed rozpoczęciem jej użytkowania przedsiębiorca musi złożyć zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie prowadził ewidencję przy zastosowaniu kasy. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia i zawiera informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

  • etap II - fiskalizacja kasy

Przed dokonaniem sprzedaży podlegającej rejestracji na kasie urządzenie powinno się zafiskalizować. Jest to czynność jednorazowa, a wykonuje ją serwisant. Na czym polega? Na uaktywnieniu trybu fiskalnego kasy oraz wprowadzeniu numeru NIP podatnika do jej pamięci. Czynność ta kończy się wydrukowaniem raportu fiskalnego, który należy dołączyć do książki kasy.

  • etap III - zgłoszenie kasy do US

W ciągu 7 dni od dokonania fiskalizacji zarówno przedsiębiorca, jak i serwisant muszą dokonać zgłoszenia kasy w urzędzie skarbowym. Podatnik otrzyma wówczas numer ewidencyjny kasy, który należy na niej umieścić w trwały sposób. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących).

Ulga na zakup kasy

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Czynny podatnik VAT rozlicza ulgę w deklaracji VAT, o czym więcej w artykule Zwrot wydatków poniesionych na zakup kasy fiskalnej.

Natomiast podatnik zwolniony z VAT, aby uzyskać zwrot, musi w US złożyć stosowny wniosek, co przybliża artykuł Podmiot zwolniony z VAT a ulga na zakup kasy.