Rozliczenia z urzędem skarbowym - krok po kroku

Należy pamiętać, że podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy są terminowe rozliczenia z urzędem skarbowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak należy przeprowadzić takie rozliczenie. 

Podmiot opodatkowania, czyli rozliczenia z urzędem skarbowym

Art. 15 ust. 1 ustawy o VAT wyznacza, że podatnikami VAT są wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą:

• osoby prawne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• osoby fizyczne.

Co ważne, są one podatnikami bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Przedmiot opodatkowania

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu VAT podlegają:

• odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
• eksport towarów, czyli potwierdzony przez urząd celny wywóz towarów z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej, jeżeli wywóz jest dokonany przez dostawcę lub na jego rzecz (eksport bezpośredni) bądź nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju, lub na jego rzecz (eksport pośredni),
• import towarów, a więc przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego (spoza UE) na terytorium Polski,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) - nabycie prawa do rozporządzania towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium Polski z innego kraju UE,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czyli wywóz towarów z terytorium Polski do innych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Aby dostawę można było uznać za WDT obie strony transakcji, zarówno dostawca jak i nabywca, muszą być podatnikami VAT UE zdefiniowanymi na potrzeby wewnątrzwspólnotowych transakcji (z wyłączeniem nowych środków transportu i wyrobów akcyzowych).

Podatek VAT należny a naliczony

Obydwa pojęcia często są ze sobą mylone. Podatek VAT należny występuje przy sprzedaży i jest kwotą należną do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego. Natomiast podatek naliczony pojawia się przy fakturach zakupu i jest wartością, która pomniejsza zobowiązanie z tytułu VAT. Możliwe są następujące relacje:

• podatek należny > podatek naliczony – zobowiązanie wobec US,
• podatek należny = podatek naliczony – brak należności lub zobowiązań (w praktyce rzadko spotykana sytuacja),
• podatek należny < podatek naliczony – należność US wobec przedsiębiorcy, który wartość nadwyżki może przenieść na następny okres lub też zwrócić się o jej zwrot.

Aktualne stawki podatku VAT

Obowiązującymi w roku 2020/2021 stawkami podatku VAT są:

• 23% - stawka podstawowa stosowana przy sprzedaży towarów i usług na terenie kraju oraz przy WDT (w przypadku braku aktywnego numeru VAT kontrahenta z obszaru UE) i eksporcie towarów (w przypadku braku dokumentu celnego wywozu z terytorium Polski),
• 8% i 5% - stawki obniżone stosowane również w transakcjach na terenie kraju oraz przy WDT i eksporcie towarów,
• 7% - stawka zryczałtowanego zwrotu podatku (w przypadku zwrotu rolnikom ryczałtowym kwoty podatku VAT przy sprzedaży produktów rolnych podatnikom VAT),
• 4% - stawka ryczałtu, dla świadczących usługi taksówek osobowych,
• 0% - stosowana przy WDT, eksporcie towarów oraz w szczególnych przypadkach określonych w ustawie o VAT, które obejmują dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium kraju.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli natomiast przedsiębiorca otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy/wykonaniem usługi, obowiązek ten powstanie z chwilą ich otrzymania.

Od ogólnej zasady jest szereg wyjątków, wśród których najpopularniejsze dotyczą:

• faktur wystawianych przez małych podatników rozliczających się metodą kasową,
• faktur za media,
• zaliczek,
• faktur za usługi budowlane i budowlano-transportowe.

Faktura “metoda kasowa”

Mali podatnicy, a więc ci u których wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro (w 2021 r. jest to kwota 9 031 000 zł). Do dokumentowania przeprowadzonych transakcji stosują faktury z dopiskiem “metoda kasowa”. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą:

• otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku kontrahentów będących czynnymi podatnikami VAT,
• otrzymania całości lub części zapłaty zapłaty a najpóźniej w 180 dniu licząc od daty wydania towaru lub wykonania usługi  - w przypadku pozostałych kontrahentów.

Faktury dotyczące dostaw mediów

Za media uważa się m.in:

• dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (w tym Internet).

W powyższych przypadkach obowiązek podatkowy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. 

Faktury zaliczkowe

Art. 19a ust. 8 ustawy o VAT  jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Faktury za usługi budowlane i budowlano-montażowe

Szczególnym przypadkiem są również wystawiane faktury, które dotyczą usług budowlanych i budowlano-montażowych. W myśl art. 19a ust. 5 pkt. 3 lit. a obowiązek powstaje z chwilą  wystawienia faktury jednak nie później niż z chwilą upływu terminu do jej wystawienia. 

Właściwość miejscowa US

Od stycznia 2016 nastąpiła zmiana w zakresie ustalania właściwości miejscowej Urzędu Skarbowego i od tego momentu są to:

• dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) - urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika);

• dla osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) - urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Deklaracje i terminy

Przedsiębiorcy będący małymi podatnikami mają możliwość wyboru rozliczeń z tytułu podatku VAT w okresach miesięcznych lub kwartalnych. Co za tym idzie rozliczeń dokonują na podobnych deklaracjach, ale z różnymi oznaczeniami:

• JPK_V7M dla rozliczeń miesięcznych,
• JPK_V7K dla kwartalnych.

Terminy składania powyższych deklaracji są wyznaczone do 25-ego dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Podatek VAT a kasa fiskalna

Obowiązek stosowania kas fiskalnych do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wynika z art. 111 ustawy o VAT. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Co ciekawe w przypadku, gdy ewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rezerwowej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Limit i terminy instalacji kasy rejestrującej

Istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.12.2019 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z § 3 powyższego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r. m. in.:

• podatników, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających działalność w poprzednim roku podatkowym, jeżeli kwota obrotu z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku kwoty 20.000 zł;
• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2018 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Powyższego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia.

Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył wyznaczony limit obrotu, co oznacza że po tym czasie należy rozpocząć rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Kto nie może korzystać ze zwolnienia z kasy?

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku:

dostaw:

• gazu płynnego,
• części do silników (PKWiU 28.11.4),
• silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
• nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
• przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
• wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

świadczenia usług:

•  przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,

• prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,

• doradztwa podatkowego,

• związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:

           - świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz

           - usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,

• kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,

• związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna

Wśród czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w załączniku do rozporządzenia znajduje się dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Jest to możliwe pod warunkiem, że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Ulga na zakup kasy w deklaracji VAT

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie przychodów za pomocą kasy rejestrującej (kasa online) w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od podatku kwotę odpowiadającą 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł.

Jeżeli w pierwszym okresie (miesiącu, kwartale), w którym podatnik chce skorzystać z ulgi, podatek należny (od sprzedaży) jest wyższy od naliczonego (od zakupów) o co najmniej wartość przysługującej ulgi z tytułu zakupu kasy, to przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia podatku należnego o całą kwotę tej ulgi.

Jeżeli w okresie dokonania odliczenia kwota podatku należnego jest wyższa od naliczonego, ale mniejsza od wartości przysługującej ulgi, a w kolejnym miesiącu/kwartale również wystąpi nadwyżka podatku należnego nad naliczonym - przedsiębiorca może odliczyć pozostałą cześć nierozliczonej kwoty ulgi w następnym okresie.

Zryczałtowane formy opodatkowania - ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczania podatku dochodowego, bez ustalania podstawy wymiaru. Możliwość wyboru tej formy opodatkowania nie dotyczy wszystkich podmiotów - nie mogą z niej skorzystać m.in. osoby osiągające w całości lub części przychody z tytułu:

• prowadzenia aptek,
• działalności w zakresie: udzielania pożyczek pod zastaw, kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• usług tłumaczeń, pośrednictwa finansowego, usług reklamowych, detektywistycznych, rekrutacji pracowników,
• usług w zakresie edukacji, ochrony zdrowia ludzkiego, kultury i sportu.

Wybór zryczałtowanej formy opodatkowania wiąże się z niemożnością odliczenia kosztów związanych z uzyskaniem przychodu. Dzieje się tak, ponieważ podatek zryczałtowany oblicza się na podstawie uzyskanych przychodów, a nie dochodu, jak w przypadku podatku na zasadach ogólnych (dlatego ryczałtowcy nie muszą prowadzić ewidencji poniesionych kosztów).

W 2021 r. wyróżniamy następujące stawki zryczałtowanego podatku: 17%, 15%, 12,5%, 10%, 8,5%, 5%, 3%, 2%. To, która z nich będzie obowiązywała zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Podatnik będący ryczałtowcem zobowiązany jest do ewidencjonowania przychodów ze sprzedaży towarów i usług, gromadzenia i przechowywania dowodów zakupu towarów, prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w przypadku zatrudnienia pracownika - prowadzenia ewidencji zatrudnienia oraz karty wynagrodzeń pracowników.

Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym, z tej formy opodatkowania skorzystać mogą podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym uzyskali przychody z działalności nieprzekraczające 2. 000. 000,00 euro

Zryczałtowane formy opodatkowania - karta podatkowa

Karta podatkowa zwana jest uproszczoną formą opodatkowania, głównie przez wzgląd na fakt, iż od podatników, którzy wybrali tę metodę rozliczania z urzędem skarbowym nie wymaga się prowadzenia ksiąg rachunkowych, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Jednak w sytuacji, gdy klient zażąda od nich wystawienia stosownego dokumentu potwierdzającego sprzedaż, mają oni obowiązek spełnić takie żądanie oraz dodatkowo przechowywać kopię rachunku przez okres 5 lat. Jednak aby móc skorzystać z karty podatkowej należy spełnić szereg warunków przewidzianych w przepisach.

Ta forma opodatkowania jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej usługowej, wytwórczo-usługowej i handlowej wyłącznie na terytorium kraju. Przepisy dotyczące karty podatkowej bardzo szczegółowo określają zakres i rozmiar prowadzonej działalności, a także warunki w jakich działalność powinna być prowadzona.

Przy karcie podatkowej stawki podatku nie są z góry przyporządkowane do konkretnych czynności (jak było w ryczałcie ewidencjonowanym). Decyzję o wysokości podatku wydaje Naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Może on również wydać decyzję o odmowie przyznania karty podatkowej danemu podatnikowi. Od decyzji naczelnika można odwołać się do Dyrektora Izby Skarbowej w terminie 14 dni. Podatnik ma prawo również zrezygnować z karty podatkowej, jeżeli zgłosi to naczelnikowi urzędu w terminie do 14 dni od doręczenia decyzji.

Decyzja o wysokości stawki podatku przy karcie podatkowej wydawana jest co roku. Nie wiąże się to jednak z koniecznością corocznego składania wniosku o wydanie takiej decyzji. Podatnik, któremu naczelnik raz wydał decyzję, automatycznie co roku dostaje nową. Ryczałtowiec na karcie podatkowej nie może skorzystać z kwartalnego ani z uproszczonego sposobu płacenia podatku.

Deklaracje i terminy płatności podatku

Każdy przedsiębiorca, który osiąga w danym roku dochód musi złożyć roczną deklarację, odpowiednią dla wybranej formy opodatkowania. Nie ma natomiast obowiązku składania comiesięcznych deklaracji, związanych z płaceniem zaliczki na podatek dochodowy. Termin złożenia deklaracji rocznej upływa dnia 30 kwietnia roku następnego.

Formularz deklaracji na podatek dochodowy przy rozliczaniu na zasadach ogólnych  to PIT-36. W zeznaniu wykazuje się wszystkie osiągnięte przez daną osobę dochody, które są opodatkowane według skali podatkowej. Zeznanie roczne podatnik powinien złożyć do 30 kwietnia roku następnego.

Dla podatku liniowego właściwą deklaracją jest PIT-36L. Jednak należy pamiętać, iż w tej deklaracji powinny znaleźć się informacje na temat dochodu osiągniętego jedynie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pozostałe dochody, co do zasady należy wykazać w formularzu PIT-37.

Wybranie tej formy rozliczania podatku wiąże się z brakiem możliwości rozliczeń wspólnie z małżonkiem oraz brakiem możliwości skorzystania z zasad przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Przy dochodzie wykazywanym w PIT-36L nie można korzystać z ulg, z wyjątkiem jednej, dotyczącej osiągania dochodów za granicą. Istnieje natomiast możliwość odliczenia zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% podstawy wymiaru) oraz wpłaty na konto IKZE.

Również w przypadku podatku liniowego, roczne zeznanie podatkowe należy złożyć do 30 kwietnia roku następnego.

Deklaracja, która uwzględnia zryczałtowaną formę opodatkowania to PIT-28. Na tym formularzu wykazuje się jedynie przychód opodatkowany ryczałtem, natomiast dochody z innego tytułu, jak np. ze stosunku pracy wykazuje się w PIT-37. Tu również nie ma możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem, czy skorzystania z ulg na dzieci.

Ryczałtowiec powinien złożyć deklarację roczną na formularzu PIT-28 do końca lutego roku następnego  - w 2021 r. będzie to 1 marca (PIT-37 do 30 kwietnia).

Karta podatkowa wiąże się z obowiązkiem złożenia rocznej deklaracji na formularzu PIT-16A. Jeżeli podatnik uzyskał dochody również z innego źródła, wówczas konieczne jest wykazanie ich w odrębnej deklaracji - PIT-37.

Tu również granicznym terminem złożenia deklaracji PIT-16A jest 31 stycznia roku następnego, a przy konieczności rozliczenia również dochodu z innego źródła - PIT-37 do 30 kwietnia.

Płacenia podatków nie da się uniknąć. Dlatego w interesie każdego przedsiębiorcy jest wybór takiej formy i trybu opodatkowania (jeżeli oczywiście taki wybór jest możliwy), który będzie optymalny dla jego firmy. Przy podejmowaniu decyzji, co wybrać należy wziąć pod uwagę wiele czynników, wśród których należy uwzględnić m.in.:

• rodzaj prowadzonej działalności (ponieważ niektóre działalności wiążą się z określonymi ograniczeniami),
• jej rozmiar,
• wysokość spodziewanych przychodów i kosztów (ponieważ warto zminimalizować obciążenie podatkowe),
• łatwość rozliczania się (w pewnej mierze od wybranej formy opodatkowania zależy sposób prowadzenia ewidencji księgowej).

Jak zostało wspomniane już wcześniej - wybór konkretnej formy opodatkowania nie jest wyborem raz na zawsze. Jednak należy pamiętać, że zmiany w tym zakresie podatnik może dokonać do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy w roku podatkowym przychód albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu roku podatkowego. Konieczne jest również poinformowanie o tym naczelnika urzędu skarbowego.