Poradnik Przedsiębiorcy

Środek trwały czy wyposażenie? A może zwykły wydatek?

Powyższe nie oznacza jednak, że składników majątku o wartości nieprzekraczającej 10000 zł netto nie można wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Jeśli dany składnik majątku spełnia definicję zawartą w art. 22a, mimo iż jego wartość jest mniejsza niż 10000 zł, podatnik - w kwestii podatkowego rozliczenia zakupu - ma do wyboru trzy możliwości:

  1. wprowadzić składnik do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji;
  2. wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 UPDOF);
  3. nie zaliczać składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania (art. 22d ust. 1 UPDOF).

Definicja wyposażenia

Wyposażenie wg rozporządzenia w sprawie KPiR

Jak wskazuje § 3 pkt 7 Rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR z dnia 26.08.2003 r., wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Zgodnie natomiast z kolejnym § 4 pkt 2 tego samego rozporządzenia ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł netto.

Jak wynika z powyższych przepisów, do wyposażenia zalicza się zatem te składniki majątku, których nie ujęto w ewidencji środków trwałych, a których wartość jednostkowa przekracza kwotę 1500 zł. Oznacza to, że do wyposażenia kwalifikujemy te składniki majątku, których okres użytkowania jest krótszy niż rok, natomiast te spośród nich, których wartość przekracza 1500 zł netto podlegają wpisowi do ewidencji wyposażenia.

Definicja wyposażenia w praktyce

Zatem jeśli wartość zakupionego sprzętu przekracza kwotę 1500 zł netto, ale okres jego użytkowania będzie krótszy niż rok, to sprzęt ten należy ująć w ewidencji wyposażenia.

Przykład 2.

Podatnik zakupił laptop na potrzeby działalności za kwotę 1999 zł netto. Postanowił nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych przez wzgląd na fakt, iż jego wartość nie przekracza kwoty 10000 zł netto, a laptop będzie użytkowany w działalności krócej niż rok. Komputer ten powinien zatem wprowadzić do ewidencji wyposażenia.

Podsumowując, wyposażeniem są składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania nie przekracza roku. Jednakże wpisowi do ewidencji wyposażenia podlegają tylko te, których wartość przekracza 1500 zł netto. Pozostałe składniki (o niższej wartości) również uznaje się za wyposażenie, ale nie ma obowiązku ujmowania ich w ewidencji. Jednakże w obu przypadkach wydatki na zakup tych składników majątku podatnik zalicza bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Tak więc cechami decydującymi o zaliczeniu danego składnika majątku do ewidencji wyposażenia będą jednocześnie:

  • okres użytkowania - krótszy niż rok, i
  • wartość początkowa - wyższa niż 1500 zł,

Środek trwały czy wyposażenie?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za środek trwały uznajemy przede wszystkim składnik majątku, którego przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok oraz którego wartość początkowa przekracza kwotę 10000 zł netto. O tym, czy dany sprzęt jest środkiem trwałym, czy też nie, decyduje zatem bezpośrednio definicja wynikająca z ustaw (u.o.r., u.p.d.o.f., u.p.d.o.p). Za środek trwały może być również uznany majątek, którego wartość jest niższa niż 10000 zł, będzie to wtedy środek trwały niskocenny.

Tak więc większość otaczających nas rzeczy jest środkami trwałymi, lecz ze względu na ich niską wartość przepisy nie wymagają wprowadzania ich do ewidencji środków trwałych. Zdarza się, że podatnicy zakupują sprzęty o wartości przekraczającej kwotę 10000 zł, których jednak - ze względu na planowany okres użytkowania krótszy niż rok - nie ujmują w ewidencji środków trwałych. Sprzęt taki staje się zatem wyposażeniem. Ujmowany jest bezpośrednio w kosztach oraz wpisywany do ewidencji wyposażenia. Podstawą w tej kwestii jest jednak fakt, że sprzęt ten nie może być wykorzystywany w działalności dłużej niż rok. Zatem z upływem tego okresu powinien być co do zasady np. sprzedany bądź zlikwidowany.

Przykład 3.

Podatnik kupuje maszynę do produkcji butelek za kwotę 11000 zł netto, zakłada, że produkcję przy użyciu tej maszyny będzie prowadził przez okres 10 miesięcy, gdyż na taki czas podpisał kontrakt z klientem. Podatnik ujmuje zatem zakupioną maszynę w ewidencji wyposażenia i bezpośrednio zalicza ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Co w sytuacji, gdy wyposażenie użytkowane jest jednak dłużej niż 1 rok?

Problem pojawia się jednak w sytuacji, gdy podatnik z przedstawionego powyżej przykładu postanowi użytkować maszynę dłużej niż przewidział na początku.

Konsekwencje braku uznania wydatku za środek trwały

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje również konsekwencje nieujęcia w ewidencji środków trwałych, które pomimo początkowych założeń pozostaną w firmie przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, o czym mowa w art. 22e. Artykuł ten wskazuje, że jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wymienione w art. 22a ust. 1 i art. 22b ust. 1, o wartości początkowej przekraczającej 10000 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok - są oni obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

  • zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;
  • zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy, a dla wartości niematerialnych i prawnych - przy zastosowaniu zasad określonych w art. 22m. Jeżeli różnica ta jest wyższa od kosztów danego miesiąca, to nierozliczona nadwyżka kosztów pomniejsza koszty w następnych miesiącach.
  • stosować stawki amortyzacji, o których mowa w pkt 2, w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
  • wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu, o którym mowa w art. 45 ust. 1 lub 1a pkt 2; odsetki od różnicy, o której mowa w pkt 2, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.