Odliczenie podatku VAT z faktury kosztowej

Przedsiębiorcy, którzy są płatnikami VAT, mogą pomniejszyć VAT od sprzedaży o podatek VAT od zakupów. Co do zasady dokumentem pozwalającym na dokonanie odliczeń podatku VAT jest faktura. Dzięki niej przedsiębiorca ma możliwość pomniejszenia podatku należnego o naliczony przy zakupach na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Definicja faktury

Przez długi czas pojęcie faktury nie było zdefiniowane, co przyczyniało się do powstawania wielu spekulacji na ten temat - który dokument można uznać za fakturę, a który nie. Problem rozwiązano poprzez wprowadzenie w styczniu 2014 r. do polskich przepisów podatkowych pojęcia faktury. Definicja ta została zawarta w ustawie o podatku od towarów i usług, art. 2 pkt 31.

Zgodnie z ustawą, przez pojęcie faktura rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Błędy, które uniemożliwiają odliczenie podatku VAT z faktury kosztowej

Zdarza się, że podatnik przez zwykłe niedopatrzenie lub błąd wystawi dokument niezgodny z przepisami. Skutki błędów w fakturze są zależne od rodzaju popełnionego błędu. Poniżej przedstawiono sytuacje, w których nie można odliczyć VAT z faktury kosztowej:

wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący, czyli z niezgłoszoną działalnością gospodarczą lub działający na podstawie nieaktualnych danych. Podmiot ten nie składa właściwych deklaracji podatkowych, a co za tym idzie nie odprowadza podatku należnego. W związku z tym, faktury wystawione przez taki podmiot nie są prawidłowe i nie dają prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
wystawienie faktury dokumentującej zdarzenie gospodarcze, które faktycznie nie nastąpiło (tzw. puste faktury). Pojęcie “pustej faktury” odnosi się do sytuacji, w której podatnik wystawił fakturę niezgodną ze stanem rzeczywistym. Przykładowo, podatnik wykaże na fakturze dostawę towarów, która nie miała miejsca. Podatek z faktury zostanie zewidencjonowany i uwzględniony w deklaracji VAT. Jednak jeśli organ skarbowy ujawni tę nieprawidłowość, powstanie obowiązek dokonania korekty deklaracji.
wystawienie więcej, niż jednej faktury dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze - zgodnie z zasadami jedna transakcja musi być udokumentowana tylko jedną fakturą. W sytuacji, gdy zawiera ona błędy, należy wystawić do niej notę korygującą lub fakturę korygującą.
wystawienie faktury, która zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym - niezgodność ze stanem faktycznym może dotyczyć:
zamieszczenia kwot, które są niezgodne z rzeczywistością,
odnotowania czynności, które nie zostały dokonane,
stwierdzają czynności, które mają na celu obejście prawa lub mają charakter pozorny (zgodnie z art. 58 i art. 83 kc).
wystawienie faktury bez NIP nabywcy - jeśli faktura nie będzie zawierała NIP, wówczas nie może zostać uznana za pełnoprawny dokument. W przypadku nieumieszczenia NIP na fakturze, nabywca będzie musiał zgłosić się do wystawcy, by ten wystawił fakturę korygującą lub nową fakturę.
wystawienie faktury przez nabywcę bez akceptacji sprzedawcy - przeważnie faktury wystawia sprzedawca, jednak możliwa jest tez sytuacja, gdzie jest ona wystawiana przez nabywcę (samofakturowanie). Wówczas strony transakcji muszą określić sposób zatwierdzania takich dokumentów. Jeśli nabywca wystawi fakturę, a sprzedający jej nie zaakceptuje, to nie powstaje prawo do odliczenia podatku VAT z tej faktury.
W powyższych sytuacjach prawo do odliczenia podatku VAT nie przysługuje. Są to okoliczności związane z przestrzeganiem przepisów ustawy o VAT oraz obowiązującego rozporządzenia.

Inne przypadki uniemożliwiające odliczenie VAT z faktury kosztowej

Zobacz też:

Oprócz niezgodności z przepisami prawa istnieją jeszcze inne sytuacje, w których podatnik nie będzie mógł dokonać odliczenia podatku VAT. Do najczęściej występujących można zaliczyć:

wystawienie faktury ze stawką “zw”, czyli dotyczące sprzedaży zwolnionej

W niektórych przypadkach przy zakupie, np. towaru, otrzymuje fakturę z zapiskiem “zw”, co oznacza zwolnienie z VAT. Na takim dokumencie nie ma kwoty VAT ani stawki podatku. Skutkuje to brakiem możliwości odliczenia podatku VAT,

zakup towarów lub usług na podstawie faktury marży

Faktura VAT marża zawiera kwotę należności ogółem. Sprzedawca płaci VAT, jednak tylko od marży, czyli różnicy między ceną zakupu, a sprzedaży. W związku z tym nabywca nie ma prawa do dokonania odliczenia podatku VAT. Sytuacja ta dotyczy najczęściej zakupu towarów używanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej;

faktura kosztowa przy sprzedaży mieszanej

Sprzedaż mieszana zachodzi w sytuacji, kiedy przedsiębiorca obok sprzedaży zwolnionej prowadzi jednocześnie sprzedaż opodatkowaną. Od kosztów w takiej sytuacji można odliczyć VAT tylko wtedy, gdy transakcja dotyczy sprzedaży opodatkowanej, a nie zwolnionej. Jeśli dotyczy obu rodzajów działalności, to kwota podatku VAT do odliczenia ustalana jest na podstawie proporcji.

Terminy odliczania podatku VAT

Warto również zwrócić uwagę na okresy, w których przysługuje prawo do odliczenia VAT z transakcji udokumentowanych fakturami.

W roku 2014 nastąpiły spore zmiany w tej kwestii. Otóż termin odliczenia VAT zależy przede wszystkim od powstania obowiązku podatkowego. Nabywca zobowiązany jest do określenia, kiedy sprzedawca musi wykazać VAT należny od danej transakcji. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli natomiast wcześniej otrzymano całość lub część zapłaty - obowiązek podatkowy zachodzi z chwilą jej otrzymania. Zdarzają się również sytuacje, w których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, np. faktura za media.

Natomiast nie można odliczyć VAT wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzyma fakturę. Jeśli nie zostanie odliczony VAT w miesiącu/kwartale, w którym zrodził się obowiązek podatkowy, a jednocześnie podatnik otrzymał fakturę, to odliczenia tego będzie mógł dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Podsumowując, odliczenia VAT można dokonać, jeśli spełnione są łącznie warunki: