Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy nie odliczysz VAT z faktury kosztowej

Przedsiębiorcy, którzy są płatnikami VAT, mogą pomniejszyć VAT od sprzedaży o podatek VAT od zakupów. Co do zasady dokumentem pozwalającym na dokonanie odliczeń podatku VAT jest faktura. Dzięki niej przedsiębiorca ma możliwość pomniejszenia podatku należnego o naliczony przy zakupach na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Definicja faktury

Przez długi czas pojęcie faktury nie było zdefiniowane, co przyczyniało się do powstawania wielu spekulacji na ten temat - który dokument można uznać za fakturę, a który nie. Problem rozwiązano poprzez wprowadzenie w styczniu 2014 r. do polskich przepisów podatkowych pojęcia faktury. Definicja ta została zawarta w ustawie o podatku od towarów i usług, art. 2 pkt 31.

Zgodnie z ustawą, przez pojęcie faktura rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Błędy, które uniemożliwiają odliczenie podatku VAT z faktury kosztowej

Zdarza się, że podatnik przez zwykłe niedopatrzenie lub błąd wystawi dokument niezgodny z przepisami. Skutki błędów w fakturze są zależne od rodzaju popełnionego błędu. Poniżej przedstawiono sytuacje, w których nie można odliczyć VAT z faktury kosztowej:

  • wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący, czyli z niezgłoszoną działalnością gospodarczą lub działający na podstawie nieaktualnych danych. Podmiot ten nie składa właściwych deklaracji podatkowych, a co za tym idzie nie odprowadza podatku należnego. W związku z tym, faktury wystawione przez taki podmiot nie są prawidłowe i nie dają prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
  • wystawienie faktury dokumentującej zdarzenie gospodarcze, które faktycznie nie nastąpiło (tzw. puste faktury). Pojęcie “pustej faktury” odnosi się do sytuacji, w której podatnik wystawił fakturę niezgodną ze stanem rzeczywistym. Przykładowo, podatnik wykaże na fakturze dostawę towarów, która nie miała miejsca. Podatek z faktury zostanie zewidencjonowany i uwzględniony w deklaracji VAT. Jednak jeśli organ skarbowy ujawni tę nieprawidłowość, powstanie obowiązek dokonania korekty deklaracji.
  • wystawienie więcej, niż jednej faktury dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze - zgodnie z zasadami jedna transakcja musi być udokumentowana tylko jedną fakturą. W sytuacji, gdy zawiera ona błędy, należy wystawić do niej notę korygującą lub fakturę korygującą.
  • wystawienie faktury, która zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym - niezgodność ze stanem faktycznym może dotyczyć:
  • zamieszczenia kwot, które są niezgodne z rzeczywistością,
  • odnotowania czynności, które nie zostały dokonane,
  • stwierdzają czynności, które mają na celu obejście prawa lub mają charakter pozorny (zgodnie z art. 58 i art. 83 kc).
  • wystawienie faktury bez NIP nabywcy - jeśli faktura nie będzie zawierała NIP, wówczas nie może zostać uznana za pełnoprawny dokument. W przypadku nieumieszczenia NIP na fakturze, nabywca będzie musiał zgłosić się do wystawcy, by ten wystawił fakturę korygującą lub nową fakturę.
  • wystawienie faktury przez nabywcę bez akceptacji sprzedawcy - przeważnie faktury wystawia sprzedawca, jednak możliwa jest tez sytuacja, gdzie jest ona wystawiana przez nabywcę (samofakturowanie). Wówczas strony transakcji muszą określić sposób zatwierdzania takich dokumentów. Jeśli nabywca wystawi fakturę, a sprzedający jej nie zaakceptuje, to nie powstaje prawo do odliczenia podatku VAT z tej faktury.
  • W powyższych sytuacjach prawo do odliczenia podatku VAT nie przysługuje. Są to okoliczności związane z przestrzeganiem przepisów ustawy o VAT oraz obowiązującego rozporządzenia.

Inne przypadki uniemożliwiające odliczenie VAT z faktury kosztowej

Oprócz niezgodności z przepisami prawa istnieją jeszcze inne sytuacje, w których podatnik nie będzie mógł dokonać odliczenia podatku VAT. Do najczęściej występujących można zaliczyć:

W niektórych przypadkach przy zakupie, np. towaru, otrzymuje fakturę z zapiskiem “zw”, co oznacza zwolnienie z VAT. Na takim dokumencie nie ma kwoty VAT ani stawki podatku. Skutkuje to brakiem możliwości odliczenia podatku VAT,

  • zakup towarów lub usług na podstawie faktury marży

Faktura VAT marża zawiera kwotę należności ogółem. Sprzedawca płaci VAT, jednak tylko od marży, czyli różnicy między ceną zakupu, a sprzedaży. W związku z tym nabywca nie ma prawa do dokonania odliczenia podatku VAT. Sytuacja ta dotyczy najczęściej zakupu towarów używanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej;

  • faktura kosztowa przy sprzedaży mieszanej

Sprzedaż mieszana zachodzi w sytuacji, kiedy przedsiębiorca obok sprzedaży zwolnionej prowadzi jednocześnie sprzedaż opodatkowaną. Od kosztów w takiej sytuacji można odliczyć VAT tylko wtedy, gdy transakcja dotyczy sprzedaży opodatkowanej, a nie zwolnionej.  Jeśli dotyczy obu rodzajów działalności, to kwota podatku VAT do odliczenia ustalana jest na podstawie proporcji.

Terminy odliczania podatku VAT

Warto również zwrócić uwagę na okresy, w których przysługuje prawo do odliczenia VAT z transakcji udokumentowanych fakturami.

W roku 2014 nastąpiły spore zmiany w tej kwestii. Otóż termin odliczenia VAT zależy przede wszystkim od powstania obowiązku podatkowego. Nabywca zobowiązany jest do określenia, kiedy sprzedawca musi wykazać VAT należny od danej transakcji. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli natomiast wcześniej otrzymano całość lub część zapłaty - obowiązek podatkowy zachodzi z chwilą jej otrzymania. Zdarzają się również sytuacje, w których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, np. faktura za media.

Natomiast nie można odliczyć VAT wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzyma fakturę. Jeśli nie zostanie odliczony VAT w miesiącu/kwartale, w którym zrodził się obowiązek podatkowy, a jednocześnie podatnik otrzymał fakturę, to odliczenia tego będzie mógł dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Podsumowując, odliczenia VAT można dokonać, jeśli spełnione są łącznie warunki:

  • powstał obowiązek podatkowy
  • podatnik otrzymał fakturę.