W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej podatnik musi się liczyć z koniecznością naprawy swoich środków trwałych. W niektórych przypadkach musi dokonać zakupu drogich części składowych środka trwałego, aby mógł on poprawnie działać. W takim przypadku podatnicy zastanawiają się, jak rozliczyć taką część. Wyjaśniamy, jak powinna być rozliczona wymiana uszkodzonej części składowej środka trwałego.
Koszty uzyskania przychodu przy działalności gospodarczej
Stosownie do treści art. 22 ust.1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej: ustawa o PIT – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego ich źródła uzyskiwano w dalszym ciągu oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało.
Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów w sposób gwarantujący jego bezpieczne funkcjonowanie. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Innymi słowy – oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest więc łączne spełnienie następujących przesłanek:
został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż on);
jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
został właściwie udokumentowany;
nie może znajdować się w grupie wydatków negatywnych
W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.
Przykład 1.
Podatnik zajmuje się usługami prawnymi. W celu pozyskania nowych klientów stworzył on blog o restrukturyzacji. Blog jeszcze nie odniósł sukcesu i na razie podatnik nie pozyskuje dzięki niemu nowych klientów. Mimo że na razie wydatki na prowadzenie tej strony nie przyniosły przychodów, to jej celem jest pozyskanie nowych klientów. Tym samym wydatek ten można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.
Wymiana uszkodzonej części składowej środka trwałego a KUP
Jednymi z najbardziej wartościowych środków trwałych w działalności gospodarczej są budynki. W tym przypadku bardzo często należy wymieniać części składowe budynków.
Przykład 2.
Przedsiębiorca w swojej działalności wykorzystuje budynek. Musiał w nim wymienić piec, ponieważ stary się zepsuł. Nowy piec kosztował około 50 000 zł. Jak powyższy wydatek przedsiębiorca ma ująć w kosztach?
W tym przypadku mamy do czynienia z remontem budynku. Definicję remontu znajdziemy z art. 3 pkt ustawy – Prawo budowlane. W jej świetle przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.
Remont więc to wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego. W naszym przypadku doszło do wymiany zepsutego kotła na nowy. Nie ma znaczenia, że koszt kotła był bardzo wysoki.
W tym przypadku jego wymiana ma charakter odtworzeniowy, tym samym przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup kotła.
Sytuacja jest inna, jeśli doszłoby do ulepszenia środka trwałego. W przypadku ulepszenia, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł, spowoduje to wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.
Podsumowując, w naszym przypadku nie doszło do ulepszenia środka trwałego i podatnik może wydatek jednorazowo zaliczyć w koszty.
