Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej – zmiany od 2021 roku

Jestem w trakcie uzgadniania warunków dokonania korekty mojej sprzedaży z nabywcą. W związku z tym w styczniu 2021 roku, po zakończeniu ustaleń, będę wystawiał fakturę korygującą sprzedaż. Będzie to korekta zmniejszająca, wynikająca z dokonanej przez nabywcę reklamacji. W jakim okresie powinienem ująć fakturę korygującą na gruncie VAT? Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej od nabywcy?

Marcin, Lubań Śląski

Do końca 2020 roku z przepisów ustawy o VAT wynikało, iż aby dokonać korekty podatku VAT należnego z faktury sprzedaży, konieczne jest posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Natomiast od 2021 roku obowiązują inne warunki, bowiem ustawodawca zmienił zasady rozliczania faktur korygujących.

Kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej – zasady rozliczeń po 2021 roku

Jeśli chodzi o fakturę zmniejszającą podstawę opodatkowania, zmieniły się przepisy określone w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Zgodnie z jego nowym brzmieniem w przypadku korekty zmniejszającej kwotę podatku VAT należnego obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą.

Warunkiem ujęcia faktury korygującej w wyżej określonym terminie jest:

  • posiadanie przez podatnika dokumentacji, z której wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług, określone w fakturze korygującej;

  • spełnienie warunków wynikających z posiadanej dokumentacji;

  • wystawienie faktury korygującej zgodnie z posiadaną dokumentacją.

Co ważne, w przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji potwierdzającej ustalenia warunków, w oparciu o które wystawiona została korekta, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Zgodnie z uzasadnieniem ustawy z 27 listopada 2020 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw „przez uzgodnienie warunków transakcji rozumie się posiadanie dokumentów, z których to uzgodnienie wynika. Jeżeli podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, to wystawiona faktura korygująca również na gruncie wprowadzanych przepisów ustawy o VAT będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji (w przypadku możliwości potwierdzenia, że faktura została dostarczona do nabywcy). Przyjmując powyższe, również nabywca w sytuacji otrzymania faktury korygującej nie może powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji (jest zatem obowiązany do skorygowania podatku naliczonego)”.

Dokumentami potwierdzającymi uzgodnienia z nabywcą odnoszące się do korekty transakcji sprzedaży mogą być przykładowo: dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty itp., jeśli potwierdzają, że obie strony transakcji znają i akceptują zmienione warunki transakcji.
Oprócz przypadku opisanego przez pana Marcina w liście mogą się również zdarzyć inne sytuacje, które dla celów zobrazowania opiszemy w formie przykładów.

Przykład 1.

Załóżmy, że pan Marcin dokonał na rzecz firmy XYZ sprzedaży artykułów biurowych. Część towarów była wadliwa, więc firma XYZ je zareklamowała. W ramach reklamacji utworzona została dokumentacja potwierdzająca warunki reklamacji. Ostatecznie zostały one ustalone 20 stycznia 2021 roku. W takim przypadku wystawiona przez pana Marcina faktura korygująca powinna być wykazana na gruncie VAT w rejestrze VAT sprzedaży w styczniu 2021 roku, jako że w tym okresie rozliczeniowym uzyskana została dokumentacja potwierdzająca „uzgadniająca”.

Przykład 2.

Załóżmy, że pan Marcin dokonał sprzedaży na rzecz firmy ZYX dwóch telewizorów. Jeden z nich miał rozbity ekran, gdy dotarł do nabywcy. W związku z tym firma ZYX zareklamowała telewizor. W dniu reklamacji – 25 stycznia 2021 roku – pan Marcin wystawił fakturę korygującą, jednakże oprócz zgłoszenia reklamacji nie posiadał dokumentacji „uzgadniającej”. Dokumentację tę uzyskał 1 lutego 2021 roku.

W takim przypadku pan Marcin powinien wykazać fakturę korygującą w rejestrze VAT sprzedaży w okresie rozliczeniowym – 1 lutego 2021 roku, mimo iż korekta została wystawiona 25 stycznia. Dopiero w lutym powstało bowiem prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania.

Przykład 3.

Załóżmy, że pan Marcin dokonał sprzedaży usług spawarskich względem firmy OMEGA. Na sprzedaż tę wystawił fakturę sprzedaży. Jako że firma OMEGA dostarczyła własny sprzęt, pan Marcin postanowił udzielić na wyświadczone usługi 10% rabatu. Wystawił więc fakturę korygującą 4 stycznia 2021 roku, rabatując sprzedaż o 10%. Strony uzgodniły, że w tym przypadku to korekta stanowi dokumentację uzgadniającą warunki korekty. W tej sytuacji korekta może być wykazana w styczniu 2021 roku. Jak wskazano w uzasadnieniu, jeżeli bowiem w konkretnym przypadku jedynym dokumentem, jaki posiada nabywca, jest faktura korygująca, to nabywca nie może powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji i tym samym transakcja może być ujęta na podstawie samej korekty. Po stronie nabywcy jest on więc zobowiązany do skorygowania podatku naliczonego na bazie samej faktury korygującej.

Możliwe jest pozostanie przy dotychczasowych (obowiązujących do końca 2020 roku) zasadach rozliczenia korekty „in minus”, czyli bazujących na posiadaniu potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej. Przy czym pozostanie przy tej metodzie może nastąpić wyłącznie pod warunkiem, że wybór stosowania dotychczasowych rozwiązań zostanie uzgodniony na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w 2021 roku. Z tego wyboru będzie można zrezygnować nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym go dokonano, pod warunkiem że rezygnacja zostanie uzgodniona na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą. Nowe rozwiązania w zakresie rozliczania faktur korygujących „in minus” stosuje się do wszystkich faktur korygujących, wystawionych począwszy od dnia następującego po dniu rezygnacji z wyboru stosowania rozwiązań dotychczasowych.

Odbiór korekty – kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej?

Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT podatnik nie musi spełnić warunku posiadania dokumentacji w przypadku:

  1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

  2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

  3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług związanych:

    1. z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych;

    2. z handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych;

    3. z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków;

    4. ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne, nadających się do recyklingu;

    5. ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne, nienadających się do recyklingu;

    6. z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne;

    7. ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych;

    8. z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów niebezpiecznych nadających się do recyklingu;

    9. z obróbką odpadów innych niż niebezpieczne w celu ich ostatecznego usunięcia;

    10. z usuwaniem odpadów innych niż niebezpieczne;

    11. z przetwarzaniem pozostałych odpadów niebezpiecznych;

    12. z unieszkodliwianiem odpadów promieniotwórczych i pozostałych odpadów niebezpiecznych;

    13. z odkażaniem i czyszczeniem;

    14. pozostałych usług związanych z rekultywacją oraz specjalistycznych usług w zakresie kontroli zanieczyszczeń;

    15. usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu;

    16. pozostałych usług sanitarnych.

Reasumując, na gruncie VAT korektę wystawioną po 2021 roku pan Marcin wykazuje w okresie, w którym otrzymał dokumentację ustalającą z nabywcą warunki dokonania korekty sprzedaży. Natomiast odpowiedź na pytanie o to, kiedy nie trzeba potwierdzenia faktury korygującej, jest prosta – wyłącznie w sytuacji, gdy transakcja podlega pod art. 29a ust. 15 ustawy o VAT.