Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty trwałe przedsiębiorcy - czym one są?

Prowadzenie przedsiębiorstwa niewątpliwie wiąże się z koniecznością ponoszenia różnych kosztów. W zdecydowanej większości przypadków pozwalają one na zmniejszenie podatku dochodowego. Ustawodawca rozróżnia kilka rodzajów kosztów biznesowych, wśród nich odnajdziemy także koszty trwałe – czym one są dokładnie i czy mogą wpłynąć na obniżenie podatków przedsiębiorcy?

Koszty działalności gospodarczej

Pojęcie kosztów przedsiębiorstwa jest bardzo szerokie. W praktyce obejmuje wszystko to, co należy zakupić, aby można było prowadzić działalność gospodarczą i uzyskiwać w ten sposób zamierzone dochody. Do podstawowych kosztów należą przede wszystkim:

  • obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
  • zaliczki na podatek dochodowy;
  • koszty zatrudnienia pracowników;
  • koszty wynajęcia pomieszczenia przeznaczonego do prowadzenia działalności, produkcji, sprzedaży lub obsługi klientów;
  • wynagrodzenie wsparcia prawnego i księgowego;
  • koszty świadczenia usług lub sprzedawania towarów;
  • koszty modernizacji prowadzonej działalności (jeśli zajdzie taka potrzeba).

Koszty każdej działalności mogą przybierać postać trwałą oraz czasową. Jak wskazuje na to sama ich nazwa, w pierwszym przypadku opłaty ponoszone przez przedsiębiorcę są w zasadzie trwałe i z reguły niezmienne, w drugim zaś pojawiają się okresowo, choć mogą być powtarzalne.

Koszty uzyskania przychodów

Większość kosztów prowadzenia firmy pozwala na dokonywanie odliczeń podatkowych. Co do zasady im większe zarobki będzie osiągał przedsiębiorca, tym większy podatek przyjdzie mu zapłacić. Ratunkiem w tej sytuacji będą właśnie koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Wyrok NSA z 12 stycznia 2021 roku (sygn. akt II FSK 2378/20)

Zarówno używanie samochodu, jak i wykorzystywanie mobilnego internetu, drobnego sprzętu i materiałów biurowych, jest związane z wykonywaniem obowiązków prokurenta, a co za tym idzie – przyczynia się do osiągania przychodu z tego tytułu oraz do zachowania albo zabezpieczenia tego źródła przychodów. Dzięki ponoszeniu tych wydatków prokurent jest w stanie prawidłowo wypełniać swoje obowiązki, co powoduje, że nie jest z tej funkcji odwołany, dzięki czemu osiąga przychody z tego tytułu. A zatem, wydatki te bezsprzecznie są ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest wynagrodzenie za pełnienie funkcji prokurenta.

Koszty trwałe a środki trwałe

W rzeczywistości ustawodawca nie posługuje się pojęciem kosztów trwałych. Jest ono jednak utożsamiane z tzw. środkami trwałymi przedsiębiorstwa, ponieważ praktycznie zawsze generują one koszty przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Obie definicje są więc stosowane zamiennie.

Aby można było mówić o środku trwałym, musi on spełniać następujące cechy:

  • charakteryzuje się długim czasem jego użytkowania, tzn. przez minimum 1 rok;
  • przybiera formę rzeczową, tzn. nie może być prawem lub wartością niematerialną;
  • jest zdatny do użytku i pozostaje w ścisłym związku z potrzebami danego przedsiębiorstwa, tzn. nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów prywatnych. 

Zgodnie z treścią art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości przez pojęcie środków trwałych powinniśmy rozumieć rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

  • nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
  • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
  • ulepszenia w obcych środkach trwałych;
  • inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że jeżeli jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej finansującym, oddaje drugiej stronie, zwanej dalej korzystającym, środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

  • przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;
  • zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;
  • okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego;
  • suma opłat pomniejszonych o dyskonto ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie;
  • zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie;
  • przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;
  • przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.

Środki trwałe a koszty uzyskania przychodu

Nie każdy koszt trwały poniesiony przez przedsiębiorcę będzie uznawany za koszt uzyskania przychodu. Co do zasady nabycie środka trwałego nie może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Taka możliwość pojawi się dopiero wtedy, gdy zastosujemy odpis z tytułu zużycia danego środka trwałego.

Jak wynika z powyższego, środki trwałe są w stanie obniżyć podatek dochodowy przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy zostanie zastosowany względem nich odpis amortyzacyjny. Dokonuje się go od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Wyrok NSA z 13 maja 2014 roku (sygn. akt II FSK 1278/12)

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na nabycie gruntów. Mimo że grunty stanowią środki trwałe w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. a ustawy o rachunkowości, to od takiego majątku podatnika nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych – art. 22c pkt 1 u.p.d.o.f. Wydatek na nabycie gruntu stanowi koszt uzyskania przychodów w momencie odpłatnego zbycia gruntu, bez względu na czas jego poniesienia.

Koszty trwałe przedsiębiorcy - podsumowanie

Pojęcie kosztów trwałych przedsiębiorcy utożsamiane jest ze środkami trwałymi. Co do zasady nie obniżają one wysokości podatku dochodowego w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, chyba że zastosujemy wobec nich odpisy amortyzacyjne. Aby można było w ogóle mówić o istnieniu środka trwałego, dany przedmiot musi mieć charakter rzeczowy, być użytkowany przez co najmniej 1 rok oraz pozostawać w ścisłym związku z wykonywaną działalnością gospodarczą i nie służyć zaspokajaniu wyłącznie prywatnych potrzeb przedsiębiorcy.