Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura wystawiona na pracownika - jak skorygować na dane firmowe?

W większości dużych firm zakupów dokonują zatrudnieni pracownicy. Podają oni wówczas dane do faktury. Nierzadko są one błędne, co powoduje, że faktura jest nieprawidłowa. W niektórych przypadkach pracownicy zamiast podać dane firmy, podają swoje dane. Co w takim przypadku zrobić? Jak powinna zostać skorygowana faktura wystawiona na pracownika?

Kiedy otrzymujemy fakturę VAT?

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dalej jako ustawa o VAT – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  • sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

  • sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

  • otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (można też wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi).

Elementy, jakie powinna zawierać faktura

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106 e ustawy o VAT. Faktura powinna zawierać: 

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Wszystkich elementów, jakie powinna zawierać faktura, jest ponad dwadzieścia. Co istotne, jednym z nich jest numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług zidentyfikowany jest dla podatku lub podatku od wartości dodanej. Jest to element najbardziej problematyczny ze wszystkich składników faktury, jeśli chodzi o takie dokumenty wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzącej działalności. Faktura taka nie musi bowiem zawierać NIP-u. Obecnie także nie musi zawierać numeru PESEL. Tym samym jedną z różnic, jakie występują pomiędzy fakturą wystawioną na podmiot gospodarczego a osobę fizyczną, jest brak identyfikatora podatkowego.

Faktura wystawiona na pracownika - jak ją skorygować?

W przypadku wystawienia faktury na niewłaściwy podmiot podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Wystawiona faktura jest błędna i należy ją poprawić. 

Przykład 1.

Pracownik dużego zakładu produkcyjnego zajmuje się rozpatrywaniem reklamacji. W przypadku, gdy wcześniej dostarczoną maszynę można szybko naprawić, usługę wykonuję u nabywcy. W związku z tym w miejscowych punktach handlowych dokonuje zakupów niezbędnych do wykonania naprawy. Pracownik omyłkowo poprosił o fakturę, podając swoje dane zamiast pracodawcy. Jak powinna wyglądać faktura korygująca do dokonanego zakupu?

Ustawodawca w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określił przypadki, w których należy wystawiać faktury korygujące. Z powyższej regulacji wynika, że fakturę korygującą wystawia się np. w przypadku, gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Wystawiona faktura korygująca winna zawierać prawidłową treść korygowanych zapisów. Tym samym co do zasady w takim przypadku faktura korygująca winna jedynie korygować treść błędnie wystawionych zapisów. 

Powyższe stanowisko nie znajdowało jednak uzasadnienia w interpretacjach podatkowych organów podatkowych. 

Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 maja 2015 r., numer IPPP2/4512/187/4512-187/15-4/MAO, w której czytamy, że „Wnioskodawca powinien wystawić fakturę korygującą »zerującą« do faktury sprzedaży zawierającej błędne dane nabywcy, a następnie wystawić poprawną fakturę sprzedaży na właściwego nabywcę. Wówczas nabywca towaru otrzymuje nową prawidłową fakturę sprzedaży, zaś osoba fizyczna (błędnie wskazana na fakturze jako nabywca) otrzymuje oryginał faktury korygującej transakcję do zera”. 

faktura wystawiona na pracownika

Zmiana stanowiska organów

Powyższe stanowisko organów podatkowych w wielu przypadkach powodowało liczne problemy u wystawców faktur. Obecnie organy podatkowe na szczęście zmieniły w tej kwestii zdanie. W interpretacji z 26 lipca 2018 r., numer 0112-KDIL4.4012.301.2018.1.NK, uznano, że w sytuacji wystawienia faktury dokumentującej transakcję, która miała miejsce, a jedynym błędem w jej dokumentowaniu było błędne wskazanie nabywcy, należy jedynie skorygować błąd we wskazaniu nabywcy, a nie faktycznie dokonaną dostawę. Sprzedawca nie powinien więc wystawić faktury korygującej „do zera”. W takim przypadku jako przyczynę korekty w fakturze korygującej należy wskazać: „zmiana danych nabywcy”.

Powyższy błąd winien więc być naprawiony poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta. Co ważne, również nabywca może skorygować fakturę poprzez wystawienie noty korygującej błędną nazwę nabywcy. Tutaj jednak nabywca musi mieć 100% wiedzę, że czynność została wykonana na jego rzecz (w przypadkach zakupów masowych w ogólnie dostępnych punktach lub przez internet bardzo trudno taką wiedzę posiadać).

Zakupy dokonywane w placówkach handlowych dokumentowane paragonami

Od 1 stycznia 2020 r. zmianie uległy zasady wystawiania faktur VAT do paragonów. W świetle nowego ust. 5 do art. 106b w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Zdaniem Ministerstwa Finansów wyrażonym w uzasadnieniu do ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, że jeśli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyte na potrzeby osobiste lub prywatne nie mogą z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Tym samym w sytuacji udokumentowania sprzedaży paragonem na rzecz osoby fizycznej zdaniem organów podatkowych nie ma możliwości późniejszej zmiany przeznaczenia towaru lub usługi. Powyższe skutkuje, że takiej faktury nie możemy skorygować, aby widniał na niej nasz identyfikator podatkowy. Tym samym w sytuacji, gdy podatnik otrzyma paragon, nie ma już możliwości dokonania późniejszej korekty faktury na fakturę z NIP-em.

Podsumowując, zmianę stanowiska organów podatkowych dotyczącą korygowania faktur na błędnego nabywcę należy uznać za słuszną. Od 1 stycznia 2020 r. jednak z uwagi na nowe brzmienie przepisów korekta danych nabywcy w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (wcześniej sprzedaż zewidencjonowana na kasie) może być niezwykle trudna. Organy podatkowe bowiem uważają, że podatnik nie może dowolnie zmieniać przeznaczenia zakupionych towarów i usług. Tym samym do zakupu udokumentowanej paragonem bez NIP-u nie można wystawić faktury na rzecz podatnika podatku VAT.