Poradnik Przedsiębiorcy

Zawieszenie działalności gospodarczej a koszty najmu

Bardzo często jeśli prowadzenie firmy nie przynosi zamierzonych efektów, przedsiębiorcy decydują się na zawieszenie działalności. W praktyce jedną z głównych przyczyn jest brak płynności finansowej przedsiębiorcy. Dowiedz się, jakie udogodnienia przewidują przepisy dla podatników decydujących się na zawieszenie biznesu!

Zawieszenie działalności gospodarczej - czym jest?

Prawo do zawieszenia działalności gospodarczej regulują przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni.

Ważne!

W sytuacji gdy przedsiębiorca decyduje się zawiesić działalność gospodarczą, zobowiązany jest dokonać tego poprzez złożenie wniosku CEIDG-1. W przypadku spółki cywilnej wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej zobowiązani są złożyć wszyscy wspólnicy.

Jak dokonać złożenia wniosku CEIDG-1?

Złożenie wniosku może odbyć się drogą elektroniczną (m.in. poprzez użycie podpisu elektronicznego), osobiście lub listem poleconym.

Uwaga!

Gdyby przedsiębiorca chciał przesłać wniosek CEIDG-1 listem poleconym, wraz z nim zobowiązany jest do dołączenia notarialnego dokumentu poświadczającego podpis!

Okres, w którym następuje zawieszenie działalności, rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o zawieszenie. Od 30 kwietnia 2018 r. wraz z wprowadzeniem Konstytucji Biznesu nie obowiązuje już ograniczenie dotyczącego możliwości zawieszenia działalności przed okresem złożenia wniosku (za wyjątkiem przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego).

Zawieszenie działalności a czynności jakie może wykonywać przedsiębiorca

Zawieszenie działalności gospodarczej powoduje, że przedsiębiorca nie może wykonywać działalności oraz osiągać bieżących przychodów.

Jednak przepisy określają pewne czynności, które podatnik może wykonywać, mimo że firma zostaje zawieszona. Zgodnie z ustawą - Prawo przedsiębiorców art. 25 ust. 2 w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca:

  • może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
  • może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
  • może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Powyższy przepis oznacza, że przedsiębiorca w okresie, w którym zawiesił działalność, może ewidencjonować koszty podatkowe, które ponoszone są w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Ponadto warto zaznaczyć, że może on również osiągać przychody finansowe, np. z lokat firmowych, które zostały założone przed zawieszeniem biznesu.

Koszty stałe ponoszone w okresie zawieszenia

Tak jak zostało wspomniane wcześniej, przedsiębiorca może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Są to przede wszystkim koszty stałe (powstałe przed zawieszeniem), do których zaliczają się m.in.:

  • czynsz za wynajem lokalu,

  • opłaty za media (woda, prąd, telefon czy energia),

  • odsetki za prowadzenie rachunku bankowego,

  • podatek od nieruchomości,

  • opłaty za użytkowanie wieczyste gruntu.

Przykład. 1

Przedsiębiorca zawiesił działalność gospodarczą od lutego 2018 roku do sierpnia 2018 roku. W trakcie zawieszenia ponosi wydatki związane z najmem lokalu, który jest jego siedzibą firmy. Czy po wznowieniu działalności koszty najmu za okres zawieszenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

W sytuacji gdy przedsiębiorca ponosi koszty najmu lokalu, w którym posiada siedzibę firmy, a zobowiązanie do jego poniesienia powstało przed zawieszeniem, może zaliczyć je do kosztów podatkowych w dacie poniesienia. Co do zasady, za datę poniesienia kosztu uważa się datę wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zewidencjonowania wydatku.

Ważne!

Podatnik chcący zaliczyć koszt najmu do kosztów podatkowych, nie powinien czekać do wznowienia działalności. Koszt ten należy ująć w dacie poniesienia, co wynika z obowiązku prowadzenia w tym okresie dokumentacji księgowej!

Zaliczenie wydatków poniesionych na najem lokalu w okresie zawieszenia działalności znalazło również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2012 roku, sygn. IPPB1/415-1082/11-4/EC, która wskazuje, że (...) opłaty czynszu (za okres wypowiedzenia umowy), poniesione w okresie zawieszenia działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, skoro zobowiązanie do ich poniesienia powstało przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Wydatki te należy wówczas uznać za pośrednio związane z działalnością gospodarczą i mające związek z zachowaniem źródła przychodów (...).

Podsumowując, przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może dokonać zawieszenia działalności na czas nieokreślony lub określony. Jednak okres ten nie powinien być krótszy niż 30 dni. Należy również dodać, że w czasie zawieszenia koszty najmu mogą zostać zewidencjonowane w kosztach podatkowych, w przypadku gdy zobowiązanie powstało przed zawieszeniem działalności oraz jest niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.